Використання правил форматування в Excel допомагає впорядкувати дані, виділити важливу інформацію та створити професійні звіти. Однак, іноді створення складних правил форматування може зайняти багато часу. Що робити, якщо ви хочете знову використати вже створене правило або поділитися ним з колегами? У цій статті ми розповімо вам, як зберегти правило форматування в Excel і використовувати його знову.
Excel дозволяє зберегти правила форматування у вигляді умовного форматування. Умовне форматування дозволяє застосовувати форматування до клітинок залежно від їх вмісту або інших умов. Щоб зберегти правило форматування, спочатку виділіть клітинку або діапазон комірок, до яких потрібно застосувати правило. Потім відкрийте вкладку " Головна "на панелі інструментів і виберіть" Умовне форматування "в розділі"стилі".
У меню умовного форматування виберіть " нове правило "та виберіть потрібний тип правила, наприклад," форматувати лише клітинки, що містять "або"форматувати клітинки, залежно від значення". Потім налаштуйте умови та форматування відповідно до ваших уподобань. Після завершення налаштування натисніть кнопку "ОК", щоб застосувати правило до вибраних комірок.
Примітка: Якщо ви хочете застосувати правило форматування до іншого діапазону комірок, можна скопіювати та вставити умовне форматування на інші комірки. Клацніть правою кнопкою миші на комірці з налаштованим правилом і виберіть "Копіювати". Потім виділіть новий діапазон комірок і виконає команду "Вставити умовне форматування" в меню "Умовне форматування" в вкладці "Головна".
Однак, за допомогою одного тільки копіювання і вставки не можна перенести правило форматування на інший комп'ютер або поділитися ним з колегами. Для цього можна зберегти правило форматування в окремий файл і потім імпортувати його на іншому комп'ютері або відправити колегам.
Що таке правило форматування
Правило форматування в Microsoft Excel являє собою комбінацію різних налаштувань, які визначають, як дані повинні бути відображені і оформлені в осередках таблиці. Це потужний інструмент, який дозволяє користувачеві представляти дані в зручній і зрозумілій формі, роблячи акцент на певні аспекти інформації або використовуючи наочні елементи, такі як колір, шрифт, вирівнювання і символи.
З використанням правил форматування можна, наприклад, підсвітити осередки, що містять певні числа або текст, відобразити числа у вигляді відсотків або валют, а також встановити умовне форматування, що включає попередньо задані умови для зміни зовнішнього вигляду осередків в залежності від їх значення.
Основна мета правил форматування-зробити аналіз даних більш зручним і ефективним, допомагаючи візуально виділити ключову інформацію і відстежувати зміни в таблиці. Це може бути корисно як для презентацій та звітів, так і для обробки та аналізу великих обсягів даних.
Крім встановлених правил форматування, Excel також дозволяє користувачеві створювати власні правила, налаштовані відповідно до його потреб і переваг. Після створення правила форматування воно може бути збережено та повторно використано в інших таблицях, що позбавляє від необхідності повторного налаштування форматування для кожної нової таблиці.
| Колір | Відображення символу в комірці певним кольором, що допомагає виділити важливість або тип даних. |
| Шрифт | Зміна шрифту, його розміру і стилю для створення особливих акцентів або підкреслення певної інформації. |
| Вирівнювання | Установка вирівнювання тексту в комірці по горизонталі і вертикалі для більш привабливого зовнішнього вигляду даних. |
| Числа і дати | Форматування чисел і дат в специфічному форматі, такому як відсотки, валюта, десяткові знаки та інші. |
| Умовне форматування | Зміна виду осередків в залежності від значення осередку або інших умов, щоб швидко і наочно виділити певні аспекти даних. |
Збереження правила форматування
У Excel ви можете легко зберегти правило форматування, щоб використовувати його знову в майбутніх робочих книгах. Це може бути корисно, якщо у вас є певне форматування, яке Вам подобається і яке ви хочете застосувати до інших комірок або діапазонів. Ось як це зробити:
- Виберіть клітинку або діапазон комірок із уже застосованим форматуванням.
- Клацніть правою кнопкою миші на вибраних клітинках і виберіть "Копіювати" з контекстного меню.
- Відкрийте нову робочу книгу або існуючу робочу книгу, до якої потрібно застосувати правило форматування.
- Виберіть клітинку або діапазон комірок, до яких потрібно застосувати правило форматування.
- Клацніть правою кнопкою миші на вибраних клітинках і виберіть "форматування комірок" з контекстного меню.
- Виберіть вкладку " Копіювати "у діалоговому вікні"форматування комірок".
- Виберіть опцію " тільки форматування комірок "і натисніть кнопку"ОК".
Тепер правило форматування буде застосовано до вибраних комірок або діапазону комірок. Ви можете повторити цей процес, щоб зберегти та застосувати інші правила форматування в Excel.
Як зберегти правило форматування в Excel
Коли ви проводите форматування в програмі Excel, може виникнути необхідність зберегти створене вами правило форматування для його подальшого використання. Це може бути корисно, якщо вам потрібно застосувати одне і те ж форматування до різних даних або бажано мати можливість повторно використовувати правила форматування в майбутньому.
Ось як зберегти правило форматування в Excel:
- Відкрийте таблицю Excel, де ви хочете зберегти правило форматування.
- Виділіть клітинку або діапазон комірок, до яких потрібно застосувати форматування.
- Виберіть вкладку "Головна" у верхній панелі інструментів.
- У розділі" форматування "виберіть тип форматування, наприклад," жирний"," зафарбовані комірки "або"колір тексту".
- Налаштуйте додаткові параметри форматування, якщо необхідно.
- Клацніть правою кнопкою миші на виділеному діапазоні комірок і виберіть "Формат комірок" у контекстному меню.
- У діалоговому вікні " Формат комірок "виберіть вкладку" Записи "та натисніть кнопку"Зберегти як тип".
- Введіть назву нового типу форматування та натисніть кнопку "ОК".
Після виконання цих кроків правило форматування буде збережено в Excel і буде доступне для повторного використання. Ви можете застосувати його до інших комірок або діапазонів комірок, вибравши його зі списку типів форматування.
Використання збереженого правила форматування
Після того, як ви створили та зберегли правило форматування в Excel, ви можете використовувати його знову для інших даних у тій самій таблиці або в інших. Ось як це зробити:
- Відкрийте таблицю Excel, в якій потрібно застосувати збережене правило форматування.
- Виділіть клітинки з даними, на які ви хочете застосувати збережене правило.
- На вкладці "Домашня" в групі " Умовне форматування "виберіть" Умовне форматування "і потім"Управління правилами".
- У вікні "керування правилами" виберіть "Застосувати правила до вибраних комірок".
- У спадному меню " Показати правила для вибору "виберіть"Формули: іменовані стилі".
- Виберіть правило форматування, яке потрібно застосувати, і натисніть кнопку "ОК".
Тепер вибрані комірки будуть відформатовані відповідно до збереженого правила. Якщо ви внесете зміни до даних, правило форматування автоматично застосовуватиметься до нових даних.