Outlook-це один з найпопулярніших поштових клієнтів, який широко використовується в офісному середовищі. Він пропонує безліч функцій і можливостей, серед яких і Прихована копія адресата. За допомогою цієї функції ви можете надіслати листа комусь, залишаючись непомітним для всіх інших одержувачів.
Як розробники Outlook кажуть, про приховану копію можна подумати, як про віртуальну картку для надсилання. Ви не хочете, щоб одержувачі бачили, хто ще отримав цей лист, але в той же час ви хочете, щоб вони знали, що хтось інший отримав цей лист. Саме для цього і була створена функція прихованої копії адресата.
Щоб відправити лист з використанням функції прихованої копії адресата в Outlook, вам потрібно відкрити новий лист і вибрати опцію "Прихована копія" в меню "Опції". Після цього в поле "Кому" введіть адресатів, яким потрібно відправити лист прихованою копією. Тепер, коли ви надішлете лист, вони отримають його, але не побачать адрес інших одержувачів.
Прихована копія адресата в Outlook
Щоб скористатися функцією "Прихована копія", дотримуйтесь простих кроків:
- Відкрийте Outlook і створіть нове повідомлення.
- В поле "Кому" введіть адресатів, яким повинно бути видно ваше повідомлення.
- Перейдіть на вкладку "Параметри" у верхньому меню.
- У групі "поля листа" виберіть "Прихована копія".
- З'явиться новий рядок " Прихована копія "під полем"Кому". Введіть в неї адресатів, яким не повинно бути видно, кому ще ви відправляєте повідомлення.
- Напишіть текст листа і натисніть на кнопку "Відправити". Ваша Прихована копія адресата буде відправлена непомітно для інших одержувачів.
Тепер ви знаєте, як зробити приховану копію адресата в Outlook. Ця функція дуже корисна, коли потрібно відправити повідомлення декільком адресатам, але при цьому зберегти конфіденційність інформації для інших одержувачів. Користуйтеся цією можливістю для зручної та безпечної роботи з електронною поштою в Outlook.
Чому потрібно використовувати приховану копію
| Конфіденційність | Використання прихованої копії дозволяє зберегти конфіденційність адресатів. Це особливо важливо, коли відправляється масова розсилка, наприклад, запрошення на подію або інформація про знижки. В цьому випадку адреси все одержувачів будуть залишатися прихованими. |
| Запобігання небажаному листуванню | Якщо в листі видно, кому воно ще було відправлено, це може привернути увагу випадкових адресатів і викликати небажану переписку. Використання прихованої копії допомагає уникнути таких ситуацій і тільки виділити тих, кому адресовано лист. |
| Збереження обсягу листа | Якщо лист надсилається великій групі людей, побачити всі їхні адреси може зайняти багато місця і зробити лист громіздким. Прихована копія дозволяє зберегти компактність листа, показуючи тільки адресату і його персональну інформацію. |
Як створити нове повідомлення в Outlook
Щоб створити нове повідомлення в Outlook, виконайте наступні кроки:
| Крок 1: | Відкрийте програму Outlook на своєму комп'ютері. |
| Крок 2: | У головному вікні програми на панелі інструментів виберіть кнопку "Нове повідомлення". Це може бути кнопка з іконкою листи або пункт меню у верхній панелі. |
| Крок 3: | Відкриється нове вікно, де ви зможете створити повідомлення. Введіть адресата в поле "Кому". |
| Крок 4: | У полях "Тема" і "Текст" введіть відповідно тему і зміст повідомлення. |
| Крок 5: | Якщо необхідно, прикріпіть файли або зображення до повідомлення за допомогою кнопки "Прикріпити файл" або перетягнувши файли в область для прикріплення. |
| Крок 6: | Перевірте текст повідомлення на помилки і граматичні помилки, використовуючи вбудовану функцію перевірки правопису. Якщо потрібно, внесіть необхідні виправлення. |
| Крок 7: | Після завершення написання повідомлення натисніть кнопку "Надіслати" на панелі інструментів або у верхній частині вікна. Ваше повідомлення буде надіслано обраному адресату. |
Тепер ви знаєте, як створити нове повідомлення в Outlook і відправити його адресату. Удачі у використанні Програми!
Додавання адресата у відкрите повідомлення
Outlook дозволяє додати приховану копію адресата до відкритого повідомлення, щоб надіслати йому копію, не розкриваючи адресата іншим одержувачам. Щоб додати адресата до відкритого повідомлення, виконайте ці кроки:
- Відкрийте Outlook і створіть нове повідомлення або відкрийте існуюче повідомлення для редагування.
- На вкладці "Перегляд" у меню виберіть "Поля".
- У вікні "Поля" натисніть на кнопку "Поля для повідомлення".
- У списку "Поля для повідомлення" виберіть "Прихована копія".
- Натисніть "OK", щоб закрити вікно" Поля " та повернутися до редагування повідомлення.
- Тепер ви можете додати адресата в поле "Прихована копія" вгорі вікна для створення повідомлення.
- Після того, як додасте адресата в поле "Прихована копія", можете продовжити створення повідомлення і відправити його.
Тепер адресат отримає копію повідомлення, не знаючи, що це повідомлення було відправлено також іншим адресатам. Зауважте, що адресати, включені в поле "Прихована копія", не бачитимуть інших адресатів в повідомленні, навіть якщо вони додані в поле "Кому".
Додавання прихованої копії адресата
Щоб додати приховану копію адресата в Outlook, необхідно виконати наступні кроки:
- Відкрийте програму Outlook і створіть новий лист, або відкрийте існуючий лист для редагування.
- На панелі інструментів виберіть вкладку "Параметри". У верхньому меню натисніть на кнопку "Параметри повідомлення".
- У вікні «Параметри повідомлення» знайдіть поле "Прихована копія» або «Bcc»(від англійського "Blind Carbon Copy").
- Введіть адресу (а) електронної пошти, на які хочете відправити приховану копію листа в поле «Прихована копія».
- Натисніть кнопку "OK«, щоб зберегти зміни та закрити вікно»Параметри повідомлення".
- Завершіть редагування листа і відправте його, натиснувши кнопку «Відправити».
Важливо: Пам'ятайте, що Прихована копія адресата відправляється іншим одержувачам і вона може бути розкрита, якщо одержувач вирішить переслати лист кому-небудь ще.
Додавання прихованої копії адресата в Outlook є простим і зручним способом зберегти конфіденційність при відправці електронної пошти.
Відправка прихованої копії адресата
Щоб надіслати приховану копію адресата в Outlook, виконайте ці прості кроки:
- Відкрийте Outlook і створіть нове повідомлення.
- На панелі інструментів натисніть на вкладку "Параметри повідомлення".
- У розділі" Доставка "виберіть поле" Прихована копія " та введіть адресата, якому потрібно надіслати приховану копію.
- Введіть решту інформації, необхідної для вашої публікації, наприклад тему та текст.
- Натисніть кнопку "Надіслати", щоб надіслати повідомлення.
Зверніть увагу, що адресат, якому ви надсилаєте приховану копію, не знатиме, що у вас є інші адресати.
Тепер ви знаєте, як відправити приховану копію адресата в Outlook. Використовуйте цю функцію, коли Вам необхідно відправити приватне повідомлення або приховати одержувачів від інших адресатів.
Статуси прихованої копії адресата:
Статус прихованої копії адресата в Outlook відображає стан доставки листа на адресу, вказану в полі прихованої копії. Знання цих статусів допоможе вам контролювати перегляд і отримання листів адресатів.
- Доставлено: Цей статус означає, що лист було успішно доставлено на адресу прихованої копії адресата.
- Недоставлено: Якщо статус листа - "Недоставлено", то це означає, що лист не було доставлено на адресу прихованої копії з якоїсь причини.
- Очікування доставки: Якщо статус листа- "очікування доставки", це означає, що лист ще не було доставлено на задану адресу прихованої копії, але зараз знаходиться в процесі доставки.
- Прочитаний: Якщо статус листа - "Прочитано", це означає, що одержувач прихованої копії адресата прочитав лист.
- Не прочитано: Якщо статус листа -" не прочитано", це означає, що одержувач прихованої копії листа ще не прочитав листа.
Використовуючи ці статуси, ви зможете відстежувати стан доставки і перегляду ваших листів на адреси прихованої копії адресата в Outlook.
Застосування прихованої копії адресата в бізнес-комунікаціях
Переваги застосування прихованої копії адресата в бізнес-комунікаціях:
- Конфіденційність: при використанні Bcc одержувачі не бачать інших адресатів, що дозволяє зберігати особисті контакти та інформацію в таємниці.
- Формальність: Прихована копія адресата дозволяє учасникам комунікації чітко визначити, що їх лист було відправлено іншим людям, не роблячи їх видимими для інших.
- Зручність: одночасне відправлення повідомлення кільком адресатам скорочує час і зусилля, спрощуючи процес комунікації.
- Справедливість: використання прихованої копії адресата дозволяє уникнути неузгодженостей і конфліктів, пов'язаних з виключенням окремих учасників із загального обговорення.
Однак, важливо пам'ятати про деякі обмеження при використанні Bcc:
- Зворотна відповідь: адресати в прихованій копії не бачать інших адресатів, отже, відповідь на повідомлення буде отримано тільки відправником.
- Дублювання інформації: при використанні прихованої копії адресата слід переконатися, що кожному одержувачу необхідно отримати електронний лист, щоб уникнути непотрібного дублювання інформації.
- Актуалізація списку адресатів: список адресатів, що знаходяться в Bcc, може вимагати періодичного оновлення для виключення ситуацій, коли електронний лист відправляється небажаним одержувачам.