Журнал обліку ПММ в програмі Ексель: інструкція по створенню і використанню

Журнал обліку ГСМ (паливно-мастильних матеріалів) є важливим елементом організації роботи підприємств, що займаються транспортуванням і зберіганням пального. Створення і ведення такого журналу в програмі Excel дозволяє спростити та автоматизувати процес обліку і контролю за витрачанням пального.

У даній інструкції розглянуті основні кроки по створенню та використанню журналу обліку ГСМ в програмі Excel. По-перше, необхідно створити таблицю, в якій будуть вказані всі необхідні стовпці для ведення обліку. Серед цих стовпців можуть бути вказані такі дані: дата заправки, найменування пального, кількість заправленого пального, показання спідометра, витрати пального на 100 км та інші.

Після створення таблиці необхідно заповнити її даними про заправки, вказуючи не лише фактичні показники, але й причину заправки, номер автомобіля, відповідального за заправку та інші важливі деталі. Крім того, можна використовувати формули для автоматичного розрахунку витрат пального та інших показників.Однією з переваг використання журналу обліку ПММ в програмі Ексель є можливість отримання різних звітів та аналітичних даних. Наприклад, можна сформувати звіт по витраті пального за певний період часу або по кожному автомобілю окремо. Також можна порівняти показники витрати пального різних автомобілів та виділити автомобілі, які потребують додаткової уваги та контролю.Підготовка до створення журналу обліку ПММПеред тим, як приступити до створення журналу обліку ПММ в програмі Ексель, необхідно виконати кілька попередніх кроків:Визначити цілі та завдання ведення журналу обліку ПММ. Це дозволить визначити необхідні дані та структуру таблиці.Зібрати інформацію про типи та кількість використовуваних видів ПММ. Це може включати в себе бензин, дизельне паливо, масло, змащення та інші види ПММ.

При підготовці до створення журналу обліку ПММ важливо приділити увагу кожному з перелічених кроків, щоб оптимізувати процес ведення обліку та забезпечити точність і актуальність даних.

Створення нового документа в програмі Ексель

Щоб створити новий документ у програмі Excel, виконайте такі кроки:Відкрийте програму Microsoft Excel.На головному екрані виберіть порожній шаблон документа або використовуйте заздалегідь збережені шаблони.Після вибору шаблону новий документ відкриється в робочій області програми.Документ представлений у вигляді таблиці, розділеної на осередки за рядками та стовпцями.Можна змінити розмір осередків, додати або видалити рядки та стовпці залежно від потреб.Для введення даних в осередок просто клацніть на потрібному осередку та введіть потрібну інформацію.За необхідності можна форматувати дані в осередку (змінювати шрифт, розмір тексту, вирівнювання, додавати заливку тощо).В Excel також можна використовувати формули та функції для розрахунків і аналізу даних.Після завершення роботи з документом його слід зберегти впотрібному форматі: .xlsx, .xls та інших. Для збереження документа виберіть пункт "Зберегти" в меню "Файл" або використовуйте комбінацію клавіш Ctrl + S.Тепер ви знаєте, як створити новий документ у програмі Ексель і почати з ним працювати. Успішної роботи!Організація структури журналу обліку ГСМДля ефективного обліку та контролю за ГСМ (паливно-мастильними матеріалами) в програмі Ексель рекомендується організувати структуру журналу з використанням таблиці.На початку таблиці слід вказати заголовки для кожного стовпця. Типові заголовки можуть включати такі дані:Дата – дата запису операції;Тип операції – прихід або витрата ГСМ;Найменування – назва конкретного виду ГСМ, наприклад, бензин А-92;Кількість – кількість літрів або кілограмів ГСМ;Вартість – вартість придбаного або використаного ПММ;Постачальник або споживач – організація або фізична особа, з яким здійснювалася операція надходження або витрати ПММ;Примітка – додаткова інформація, необхідна для обліку операцій ПММ.Також можна додати кілька додаткових стовпців для розрахункових даних, наприклад, стовпець із загальним залишком ПММ на даний момент або стовпець з витратами ПММ на 100 кілометрів пробігу.Структура таблиці повинна бути логічною та надавати можливість зручного внесення та редагування даних. Стовпці слід розташовувати в логічному порядку, а їх заголовки повинні бути зрозумілими та інформативними.Також рекомендується додати автоматичну нумерацію рядків і можливість сортування даних за різними стовпцями. Це дозволить спростити пошук та аналіз інформації в журналі.Важливо пам'ятати, що структура таблиці може бути змінена відповідно до конкретними вимогами та потребами організації.Налаштування клітинок для введення даних про ГСМДля зручного та структурованого введення даних про ГСМ у журнал обліку в програмі Ексель, слід налаштувати клітинки відповідним чином. Важливо передбачити певні формати заповнення та обмеження, що полегшить роботу з документом та збільшить його функціональність.Основні налаштування клітинок для введення даних про ГСМ включають:Обмеження на введення тільки числових значень - цей параметр дозволяє виключити можливість введення тексту або інших символів у клітинки, що знижує ймовірність помилок та спрощує аналіз даних.Обмеження на введення діапазону значень - така настройка дозволяє передбачити певні межі значень, наприклад, для обсягу пального або вартості, та виключити можливість введення некоректних даних.Формат клітинок - правильний вибір формату дозволяєупорядкувати дані, зробити їх більш читабельними та зручними для аналізу. Наприклад, можна використовувати формат числа з певною кількістю знаків після коми або формат дати.Захист клітинок - щоб уникнути випадкових або небажаних змін даних, можна захистити клітинки, дозволивши їх редагування лише певним користувачам або паролем.Функції валідації даних - можна додати функції валідації, щоб попереджати про помилки при введенні даних. Наприклад, можна налаштувати перевірку на коректність заповнення поля "Тип ГСМ" або наявність обов'язкових полів.Усі ці налаштування допоможуть створити більш зручний та надійний журнал обліку ГСМ у програмі Excel, який спростить процес введення даних, обробки інформації та аналізу. Правильно налаштовані клітинки значно підвищать ефективність роботи з документом і допоможуть уникнути помилок та неточностей при введенні даних про ГСМ.Додавання формул для автоматичного підрахунку витрат і залишку ПММДля зручного ведення обліку витрат і залишку паливно-мастильних матеріалів (ПММ) у журналі обліку в програмі Excel можна використовувати формули, які автоматично розраховуватимуть значення на основі вводимих даних.Для початку необхідно визначити стовпці, в яких будуть вводитися дані про прихід і витрату ПММ. Зазвичай це стовпці "Прихід" і "Витрата", відповідно. У стовпці "Прихід" слід вводити дані про кількість ПММ, що надійшли на склад, а в стовпці "Витрата" – дані про кількість ПММ, використаних у процесі роботи.Далі можна додати стовпець "Залишок", в якому буде розраховуватися залишок ПММ на складі. Формула для розрахунку залишку виглядатиме наступним чином:=СУММ(Прихід)-СУММ(Витрата)Тут функція "СУММ" сумує значення в зазначених діапазонах стовпців "Прихід" і "Витрата".а оператор "-" віднімає суму витрат з суми доходу, отримуючи залишок.Також можна додати стовпець "Витрата на 100 км", в якому буде розраховуватися витрата пального на 100 кілометрів пробігу. Для цього необхідно знати відстань, пройдену транспортним засобом, а також кількість пального, використаного за цей пробіг. Формула для розрахунку витрат на 100 км виглядатиме так:=(Витрати*100)/ПробігТут значення "Витрати" та "Пробіг" відповідають адресам клітинок, в яких знаходяться ці дані.Таким чином, додавши ці формули в відповідні стовпці, користувач зможе автоматично отримувати значення витрат пального, залишку на складі та витрат на 100 км пробігу, в залежності від введених даних про надходження, витрати та пробіг.Встановлення умовного форматування для наочного відображення данихДля більш зручного відображення даних у журналі обліку пального в програміУ Excel можна використовувати умовне форматування. Це дозволяє автоматично змінювати колір або шрифт комірок залежно від значень, які в них містяться.1. Виділіть діапазон комірок, для яких хочете встановити умовне форматування.2. Перейдіть на вкладку "Умовне форматування" на панелі інструментів Excel.3. Виберіть "Нове правило" в випадаючому меню.4. У з'явленому вікні виберіть тип умовного форматування, наприклад, "Виділення комірок, що містять" або "Інші правила".5. Встановіть умову, за якою будуть змінюватися формати комірок. Наприклад, можна вказати, щоб комірки, що містять значення вище певного числа, стали червоними.6. Налаштуйте формат, який буде застосовуватися до комірок, що задовольняють умові. Можна змінити колір шрифту, заливку, формат числа тощо.7. Застосуйте зміни та закрийте вікно.Тепер, при ...зміни значень у виділеному діапазоні клітинок, їх форматування автоматично змінюватиметься відповідно до умов, встановлених в умовному форматуванні. Це дозволяє легко візуалізувати та аналізувати дані в журналі обліку ПММ.

Створення додаткових листів для зведених звітів та аналізу даних

Для зручного аналізу даних та створення зведених звітів у вашому журналі обліку ПММ можна створити додаткові аркуші в програмі Ексель. Це дозволить організувати дані за різними параметрами та провести детальний аналіз інформації.

Для створення додаткових листів дотримуйтесь наступних кроків:

1. Клацніть правою кнопкою миші на вкладці листа з назвою "Лист1" внизу вікна програми.
2. В появившомуся контекстному меню виберіть опцію "Перейменувати лист".
3. Введіть нову назву листа, відповідну параметру аналізу даних або змісту зведеного звіту. Наприклад, "Витрати по місяцях" або "Порівняння вартості ПММ".
4. Повторіть ці кроки для кожного додаткового листа, який ви хочете створити.

Після створення додаткових листів ви можете заповнювати їх даними, проводити необхідні розрахунки та створювати зведені звіти. Використовуйте функції програми Excel для роботи з даними, такі як фільтри, сортування та зведені таблиці, для отримання потрібної інформації.

При створенні додаткових листів намагайтеся дотримуватись логіки та зручності використання. Організуйте дані таким чином, щоб було легко знаходити потрібну інформацію та проводити аналіз.

Використовуйте таблиці для форматування даних на додаткових аркушах. Це дозволить виокремити дані, зробити їх більш зрозумілими та зручними для аналізу. Скористайтеся можливостями програми Ексель для налаштування форматування таблиць, додавання умовного форматування та інших візуальних елементів.

Створення додаткових аркушів для зведених звітів та аналізу даних дозволить вам максимально ефективно використовувати інформацію, що міститься у вашому журналі обліку ГСМ. Це допоможе приймати обґрунтовані рішення та оптимізувати використання ГСМ.