Ведення бухгалтерії та управління документообігом в організації часто пов'язане зі створенням і архівуванням договорів. Однак, виникають ситуації, коли договір потрібно видалити з активної бази даних і перемістити в архів для більш зручного зберігання. У програмі 1С: БГУ це можна зробити простими кроками.
Процес видалення договору в архіві в програмі 1С: БГУ не вимагає особливих технічних навичок і може бути виконаний навіть користувачами з мінімальним досвідом роботи в даній програмі. Важливо дотримуватися цієї докладної інструкції для більш безпечного видалення і збереження всіх необхідних даних.
Для початку, відкрийте програму 1С: БГУ і зайдіть в розділ, де зберігається ваш список договорів. Знайдіть потрібний договір, який ви хочете видалити, і виберіть його, клацнувши на ньому правою кнопкою миші. У контекстному меню виберіть опцію"Видалити договір в архів". При необхідності підтвердіть свою дію, натиснувши на кнопку "ОК".
Тепер договір успішно видалений з активної бази даних і перенесений в архів. Зверніть увагу, що видалення договору в архіві не призводить до його повного видалення, а лише приховує його зі списку активних договорів. У разі необхідності, ви завжди можете відновити договір з архіву або видалити його остаточно.
Як видалити договір в архів в 1С БГУ
1С: Бухгалтерія Державної установи (1C БГУ) надає можливість видалення договорів з архіву. Це може знадобитися, наприклад, якщо договір був укладений помилково або став недійсним. У даній інструкції наведені кроки з видалення договору в архіві в 1С БГУ.Крок 1:відкрити програму 1С: Бухгалтерія Державної установи на комп'ютері.Крок 2: у лівому меню вибрати пункт "архів договорів".Крок 3: У вікні вибрати потрібний договір, який необхідно видалити з архіву.Крок 4: Натисніть кнопку "Видалити" на панелі інструментів.Крок 5: у діалоговому вікні підтвердити видалення договору, натиснувши кнопку "так".Крок 6: договір буде видалено з архіву і більше не відображатиметься у списку договорів.Важливо відзначити, що після видалення договору з архіву відновити його вже не вдасться, тому перед видаленням рекомендується ретельно перевірити, чи дійсно договір потрібно видалити.
Підготовка перед видаленням договору в архів
Перед тим, як приступити до видалення договору в архів в 1С БГУ, необхідно виконати кілька попередніх дій:
- Переконайтеся, що у вас є відповідні права доступу до системи 1С БГУ і можливість виконувати операції з видалення договорів.
- Перевірте, чи працюєте ви в потрібній базі даних. Для цього відкрийте програму 1С БГУ і переконайтеся, що обрана потрібна база даних.
- Перед видаленням договору рекомендується створити його резервну копію. Це дозволить уникнути втрати даних у разі небажаного видалення.
- Перевірте, що договір, який ви збираєтеся видалити, не містить жодних важливих записів або пов'язаних з ним даних. Якщо договір має зв'язки з іншими документами або об'єктами, видалення його може призвести до порушення цілісності даних.
- Якщо планується видалення декількох договорів, рекомендується скласти список або підготувати відповідний перелік для зручності.
Проведення цих попередніх дій дозволить вам уникнути можливих проблем і помилок при видаленні договору в архів в 1С БГУ.
Крок 1: Відкриття документа, який потрібно видалити
Перед тим як видалити договір в архіві в 1С БГУ, необхідно відкрити сам документ, щоб переконатися, що це саме той, який потрібно видалити. Для цього виконайте наступні дії:
- Відкрийте програму 1С: БГУ на вашому комп'ютері.
- У верхньому меню виберіть розділ "договори" або "архів", в залежності від того, де зберігається документ, який потрібно видалити.
- Знайдіть потрібний договір у списку та двічі клацніть на ньому, щоб відкрити його.
- Переконайтеся, що відкрився саме той договір, який ви хочете видалити.
Примітка: Якщо договір знаходиться в архіві, то вам може знадобитися виконати додаткові дії для його відкриття. Наприклад, натисніть на кнопку "архівні документи", виберіть потрібний архів і перейдіть в нього.
Крок 2: Перевірка та редагування даних договору
Перед тим як видалити договір в архів, необхідно перевірити і при необхідності відредагувати його дані. Для цього виконайте наступні дії:
- Відкрийте програму" 1С: БГУ " і виберіть потрібну інформаційну базу.
- Перейдіть в розділ "договори" і знайдіть потрібний договір в списку.
- Двічі клікніть на назві договору, щоб відкрити його картку.
- Перегляньте всі дані договору на вкладках:
- Загальні відомості
- Учасники договору
- Розрахунки за договором
- Додаткові відомості
- Внесіть необхідні зміни в будь-які поля або значення.
- Збережіть внесені зміни, натиснувши на кнопку "зберегти" або використовуючи комбінацію клавіш Ctrl + S.
Після завершення перевірки і редагування даних договору, ви готові до виконання наступного кроку - видалення договору в архів.
Крок 3: позначка документа на видалення
Щоб видалити документ в архіві 1С БГУ, необхідно позначити його на видалення. Для цього виконайте наступні дії:
- Відкрийте програму 1С БГУ і виберіть потрібну базу даних.
- У розділі "Документи" знайдіть договір, який потрібно видалити.
- Клацніть правою кнопкою миші на документі та виберіть "позначити на видалення".
- З'явиться повідомлення про те, що документ успішно позначений на видалення. Натисніть "ОК".
Тепер документ буде позначений на видалення і буде відображатися в списку архівних документів. Однак, щоб остаточно видалити його, необхідно виконати наступний крок.
Крок 4: Видалення договору з активних документів
Після того як ви перемістили договір в архів, вам може знадобитися видалити його зі списку активних документів. Щоб це зробити, дотримуйтесь інструкції нижче:
- Відкрийте модуль "договори" в програмі 1С:БГУ.
- У списку активних договорів знайдіть потрібний договір, який ви хочете видалити.
- Виділіть його, натиснувши на нього один раз.
- Натисніть правою кнопкою миші на виділеному договорі і виберіть пункт "Видалити" в контекстному меню.
- Підтвердіть видалення договору, натиснувши на кнопку" Так " У діалоговому вікні.
Після виконання цих кроків обраний договір буде видалено зі списку активних документів. Однак, зверніть увагу, що сам договір залишається в архіві і може бути відновлений при необхідності.