Витратний ордер - це важливий фінансовий документ, який підтверджує здійснені витрати і дозволяє контролювати бюджет організації або підприємства. Його коректне та точне оформлення має велике значення для забезпечення бухгалтерської звітності та правильного обліку грошових коштів.
Для складання витратного ордера необхідно дотримуватись певної послідовності кроків. По-перше, вкажіть назву організації та дату складання ордера. Ця інформація допоможе ідентифікувати документ і зв'язати його з конкретною угодою або операцією.
Далі слід заповнити основну частину витратного ордера. Вкажіть номер документа, його дату та реквізити контрагента, з яким проводиться операція. Опишіть призначення платежу або мету проведення операції. Ця інформація повинна бути чіткою та зрозумілою для всіх учасників процесу.
Далі вкажіть суму витрат і необхідні реквізити длябухгалтерського обліку. Визначте відповідну статтю бюджету, категорію витрат, а також коди і види діяльності. Це допоможе систематизувати інформацію та зробити її доступною для аналізу та звітності.Важливо зазначити, що правильне оформлення витратного ордеру вимагає уваги до деталей і акуратності. Помилки або неточності можуть призвести до помилкового бухгалтерського обліку та негативних наслідків для фінансового стану організації. Тому рекомендується використовувати шаблони або приклади, а також проконсультуватися з досвідченими фахівцями, щоб уникнути можливих помилок та спростити процес складання витратного ордеру.Як скласти витратний ордер: покрокове керівництвоКрок 1: Визначте мету витратиПершим кроком при складанні витратного ордеру є визначення мети витрати. Вам потрібно чітко вказати, на що саме будуть витрачені гроші. Наприклад, це може бути оплата послуги,закупівля товару або виплата зарплати співробітникам.Крок 2: Вкажіть деталі витратНа цьому етапі вам потрібно вказати деталі витрат. Напишіть назву організації чи фізичної особи, якій буде здійснено витрату. Також потрібно вказати суму, яка буде витрачена. Якщо це можливо, вкажіть також строки, в які повинна бути здійснена витрата.Крок 3: Вкажіть рахунок, з якого буде здійснено витратуНа цьому етапі вам потрібно вказати номер рахунку, з якого будуть списані гроші для виконання витрати. Переконайтеся, що вказуєте правильний номер рахунку, щоб уникнути помилок при списанні та обліку грошових коштів.Крок 4: Підпишіть витратний ордерОстаннім кроком у складанні витратного ордера є підписання документа відповідальною особою. Зазвичай це має бути високопосадовець організації, уповноважений на здійснення фінансових операцій. Окрім...підписи, також необхідно вказати дату складання витратного ордера.Важливо пам’ятати!Витратний ордер має бути складений відповідно до внутрішніх правил та процедур організації. Переконайтеся, що вам відомі всі вимоги та положення, щоб не порушити правила фінансових операцій.Складання витратного ордера є відповідальним і важливим завданням. Слідуючи цьому покроковому керівництву, ви зможете правильно скласти витратний ордер і виконати фінансові операції вашої організації без проблем та помилок.Вибір правильної форми документаПри складанні витратного ордера необхідно вибрати правильну форму документа, яка відповідатиме цілям та вимогам організації.Існує кілька основних форм витратних ордерів:ФормаОписСтандартна формаВикористовується для складання витратного ордера на загальні витрати організації.
Вибір форми документа залежить від конкретної ситуації та цілей організації. Важно слідкувати за правильним оформленням документів та правильно заповнювати всі необхідні поля.
Заповнення основної інформації
Для правильного складання витратного ордера необхідно уважно заповнити основну інформацію. У даному розділі ми розглянемо необхідні поля та як їх заповнити.
| Поле | Опис |
| Номер документа | Вказується унікальний номер видаткового ордера. Зазвичай складається з цифр і може містити літери або знаки пунктуації. |
| Дата складання | Вказується дата, коли складається видатковий ордер. Рекомендується вказувати дату у форматі день/місяць/рік. |
| Підрозділ | Вказується назва підрозділу, з якого здійснюється витрата. Наприклад, "Відділ маркетингу" або "Бухгалтерія". |
| Виконавець | Вказується ПІБ або назва організації, що відповідає за виконання видаткового ордера. Наприклад, "Іванов Іван Іванович" або "ТОВ Роги та Копита". |
| Підстава | Вказується підстава, на якій здійснюється витрата. Наприклад, "Оплата постачальнику №1234" або "Закупівля офісного обладнання". |
| Сума | Вказується сума витрат в гривнях. Рекомендується вказувати суму в числовому форматі без знаківпунктуації та пробілів. Наприклад, "15000" або "200000,50".При заповненні основної інформації потрібно бути уважним і точним, щоб уникнути помилок та спростити подальшу обробку документа.Опис цілі витратДеталізація цілі витрат дозволяє покращити розуміння та контроль над власними фінансами, а також забезпечує прозорість і відповідальність у бюджетному процесі. Заповнюючи цей розділ, потрібно використовувати ясні та конкретні слова, щоб уникнути можливих непорозумінь або інтерпретацій. Також слід врахувати, що опис цілі витрат повинен відповідати внутрішнім правилам та положенням організації або підприємства, на яке складається витратний ордер.Номер п/пПризначення витратСума1Оплата транспортних послуг для співробітників на відрядженні5000 гривень2Закупівля офісного обладнання10000 гривень3Оплата послуг зв'язку для співробітників компанії3000 гривеньУ наведеній вище таблиці представлено приклад опису мети витрат у витратному ордері. У кожному рядку вказується номер пункту, опис призначення витрати та сума витрат. Чіткий і детальний опис мети витрати дозволяє спростити процес бухгалтерії і більш ефективно управляти коштами організації.Складання списку витратПри складанні витратного ордера необхідно перерахувати всі витрати, які потрібно покрити. Список витрат має бути чітким, детальним і наочним, щоб не виникало жодних непорозумінь або пропусків. Ось як правильно скласти список витрат:Опишіть кожен витрат окремо. Вкажіть назву товару або послуги, які потрібно оплатити.Вкажіть кількість або одиниці.вимірювання. Якщо витрати пов'язані з закупівлею товарів, напишіть кількість кожного товару. Якщо витрати пов'язані з оплатою послуги, вкажіть кількість годин роботи або іншу одиницю вимірювання.
Слідуючи цим простим крокам, ви зможете скласти точний і зрозумілий список витрат, який допоможе вам управляти бюджетом і уникати втрат або помилок у фінансових операціях. Оформлення та підписання ордераПісля того, як складено витратний ордер, необхідно правильно його оформити та підписати. Це важливий крок, який гарантує прозорість та законність операції. Оформлення ордера включає вказівку наступних даних:
Важливо вказати всі дані точно та без помилок. Також рекомендується використовувати жирний шрифт для виділення основної інформації та курсив для деяких додаткових даних. Підписання ордера повинно бути здійснене кваліфікованими особами, що мають відповідні повноваження. Зазвичай це керівник організації та особа, відповідальна за фінансове управління. Підписи повинні бути розбірливими, але при цьому необхідно зберегти чіткість і рівність ліній. Важливо також вказати дату підписання. Після оформлення та підписання ордер готовий до передачі в бухгалтерію для проведення відповідних фінансових операцій. |