В сучасних умовах управління охороною здоров'я однією з ключових задач поліклінік є забезпечення надійної та ефективної поставки медичних товарів та послуг. У цьому процесі своє важливе місце займає фахівець з закупівель, відповідальний за вибір надійних постачальників та контроль за постачанням.
Основна мета роботи фахівця з закупівель полягає в забезпеченні поліклініки якісними та надійними медичними товарами, необхідними для надання медичних послуг пацієнтам. Для цього він проводить пошук та аналіз ринку, відстежує нові технології та товари, а також підбирає постачальників, які можуть задовольнити потреби поліклініки у необхідних товарах та послугах.
Фахівець з закупівель також здійснює контроль за постачанням матеріалами, обладнанням та медичними препаратами. Він слідкує за дотриманням термінів поставки, якістю товарів, а також відповідністю цінової політики.поліклініки. У разі невідповідності він вживає заходів щодо повернення товарів або переговорів з постачальниками.Роль спеціаліста з закупівель у поліклініціДля успішного виконання своїх обов'язків спеціаліст з закупівель повинен мати навички в підборі надійних постачальників і контролі постачань. Важливо оцінити не лише ціну товару чи послуги, а й перевірити якість матеріалів або обладнання, а також умови доставки й зберігання.Однією з ключових задач спеціаліста з закупівель є підбір постачальників. Він повинен досліджувати ринок, проводити аналіз компаній і контролювати їх діяльність. Також спеціалісту з закупівель необхідно вміти вести переговори з постачальниками, щоб досягти найкращих умов співпраці та домовитися про знижки або особливі умови постачання.Крім того, спеціаліст з закупівель відповідає за контроль постачання. Він повинен слідкувати за виробництвом та реалізацією закупівель.планів, своєчасно оформляти замовлення, контролювати постачання товарів та послуг. За необхідності спеціаліст з закупівель може проводити інвентаризацію та аналіз показників забезпечення для оптимізації цього процесу.Вибір постачальниківКритичне завдання спеціаліста з закупівель у поліклініці полягає у підборі надійних та якісних постачальників медичного обладнання, медикаментів та витратних матеріалів. Від правильного вибору постачальників залежить ефективність та безпека роботи поліклініки, а також задоволення потреб пацієнтів та персоналу.При підборі постачальників необхідно врахувати кілька ключових факторів:Надійність та репутація постачальника. Спеціаліст повинен провести ретельний аналіз ринку та оцінити надійність та професіоналізм потенційного постачальника. Тут важливо звернути увагу на його досвід роботи, репутацію серед інших клієнтів, наявність необхіднихсертифікатів та ліцензій.Якість пропонованих товарів і послуг. Постачальник повинен надавати високоякісні товари та послуги, що відповідають вимогам і стандартам медичної діяльності. При виборі постачальника потрібно вивчити його асортимент, технології виробництва, сертифікати якості.Ціна та умови співпраці. Важливим завданням спеціаліста з закупівель є пошук оптимального співвідношення ціни та якості. Необхідно дослідити ринок і порівняти пропозиції різних постачальників, щоб вибрати найбільш вигідні умови та ціни.Технічна та логістична підтримка. Постачальник повинен забезпечувати технічну підтримку, гарантійне та післягарантійне обслуговування, а також оперативну доставку товарів до поліклініки. Співпраця з надійним постачальником, який готовий надати всю необхідну підтримку, знижує ризики та забезпечує безперебійну роботу поліклініки.Крім того, спеціаліст з закупівель повинен регулярно відстежувати зміни на ринку, вивчати нові можливості та пропозиції постачальників, а також оцінювати ефективність роботи існуючих постачальників. Лише постійний розвиток і оновлення сприяють створенню ефективної й надійної системи постачання поліклініки.Контроль постачанняУ рамках контролю постачання спеціаліст з закупівель повинен звертати особливу увагу на:Постачання в термін:спеціаліст повинен слідкувати за дотриманням контрактних термінів постачання та своєчасно реагувати на затримки, зв'язуючись з постачальниками й з'ясовуючи причини затримки;Якість постачаних товарів та послуг:працівник повинен перевіряти відповідність замовленого товару або послуги вимогам і стандартам, а також зворотний зв'язок від клієнтів і співробітників стосовно якості наданих товарів чи послуг;Коректністьціни:спеціаліст з закупівель повинен контролювати відповідність цін постачених товарів або послуг договорним умовам та ринковим цінам, щоб уникнути переплати або заниження вартості;Належне заповнення документації:співробітник відділу закупівель повинен стежити за правильністю заповнення всіх необхідних документів, таких як договори, акти прийому-передачі та інші, щоб уникнути проблем з фінансовими та контрольними органами.Завдяки контролю постачання спеціаліст з закупівель забезпечує безперебійну роботу поліклініки, гарантує доступність необхідних товарів та послуг, а також ефективне використання бюджетних коштів.Організація закупівельного процесуСпеціаліст з закупівель у поліклініці відіграє важливу роль в організації та контролі закупівельного процесу. Він відповідає за пошук і вибір надійних постачальників, узгодження умов поставки та контрольнад забезпеченням.Першим кроком спеціаліста з закупівель є підбір постачальників. Він досліджує ринок, аналізує пропозиції, проводить переговори та обирає надійних постачальників, які можуть забезпечити поліклініку необхідними товарами і послугами.Далі спеціаліст з закупівель погоджує умови поставки. Він перевіряє терміни поставки, вартість товарів або послуг, а також вимоги до якості та кількості. Вся інформація має бути офіційно оформлена в договорі або угоді.У процесі забезпечення спеціаліст з закупівель здійснює контроль над поставками. Він перевіряє відповідність отриманих товарів і послуг заявленим вимогам, а також контролює виконання умов договору. У разі необхідності спеціаліст вживає заходів щодо врегулювання розбіжностей або порушень.Усі ці завдання вимагають від спеціаліста з закупівель доброго аналітичного мислення, навичок переговорів ізнання ринку постачальників. Також важливо мати гарну координацію діяльності з іншими службами поліклініки, щоб забезпечити єдність і ефективність закупівельного процесу.Аналіз ринку постачальниківДля проведення аналізу ринку необхідно вивчити інформацію про різних постачальників, їхню репутацію та якість пропонованих продуктів. Також слід оцінити ціни та умови постачання, а також перевірити наявність усіх необхідних ліцензій і сертифікатів у постачальників.Важливим етапом аналізу є порівняння різних пропозицій від постачальників. Важно вивчити всі деталі та умови пропонованих контрактів, а також оцінити гнучкість постачальника у вирішенні проблем та можливість надання додаткових послуг.Оцінка пропонованої якості товарів і послуг також є важливим аспектом аналізу ринку постачальників. Спеціаліст із закупівель повинен бути уважним до відгуків і рекомендацій інших клінік та організацій про роботу постачальника.Аналіз ринку постачальників допомагає спеціалісту з закупівель приймати обґрунтовані рішення щодо вибору постачальника та укладання договорів. Якісний аналіз ринку дозволяє уникнути ризиків і забезпечити безперервне постачання поліклініки всім необхідним обладнанням та матеріалами.Забезпечення відповідності документації вимогамАналіз та підготовка документації. Спеціаліст з закупівель вивчає вимоги до закуповуваних товарів і послуг і готує необхідні документи, такі як заявки, специфікації, технічні завдання та договори. Він також перевіряє документацію на відповідність нормативно-правовим актам та вимогам законодавства.Проведення процедур закупівель. Спеціаліст з закупівель здійснює процедури закупівель, такі як запити пропозицій, відкриті конкурси або торги. Він слідкує за дотриманням усіх правил і вимог, вказаних у документах та вимогах.регуляторами.Контроль виконання умов договору. Після укладення договору спеціаліст з закупівель стежить за його виконанням, контролює терміни поставки та якість товарів і послуг. У випадку невідповідності якихось умов договору спеціаліст вживає заходів для їх виправлення.Вирішення виниклих спорів. У випадку виникнення суперечок з постачальниками або іншими учасниками процесу закупівель спеціаліст з закупівель виступає в якості посередника та вирішує конфліктні ситуації відповідно до прийнятої політики організації та законодавства.Забезпечення відповідності документації вимогам - це важливе завдання, яке дозволяє забезпечити поліклініку якісними товарами та послугами, а також дотримання всіх правил і вимог законодавства.