Різниця між витратами на відрядження і добовими - Як правильно оформити і як отримати компенсацію

Витрати на відрядження та добові – це поняття, які часто вживаються в діловій сфері. Однак не всі знають, у чому різниця між ними і коли їх потрібно використовувати. У даній статті ми розглянемо основні відмінності між цими поняттями та вивчимо, у яких випадках застосовується кожне з них.Витрати на відрядження – це додаткові витрати, що виникають у співробітника під час відрядження. До таких витрат можна віднести оплату проживання в готелі, харчування, транспортні послуги, оренду автомобіля, а також інші витрати, пов'язані з виконанням трудових обов'язків під час відрядження. Витрати на відрядження відшкодовуються компанією співробітнику за наявності документів, що підтверджують витрати.Добові – це щоденні виплати, які отримує співробітник під час відрядження. Вони призначені для покриття витрат нахарчування та проживання під час відсутності вдома. Добові виплачуються незалежно від реальних витрат працівника та не вимагають надання документів, що підтверджують витрати. Розмір добових визначається законодавством і залежить від країни та регіону, в яких проходить відрядження.Різниця між відрядними витратами та добовимиВідрядні витрати – це витрати, пов'язані з переміщенням працівника з його місця постійної роботи в інше місце для виконання службових обов'язків. Такі витрати включають оплату транспортних квитків, проживання в готелі, харчування, оренду автомобіля та інші витрати, які виникають безпосередньо під час відрядження.Добові ж – це додаткова виплата, яка здійснюється працівнику, щоб компенсувати його харчування та проживання під час відрядження. Добові виплачуються незалежно від реальних витрат, які поніс.співробітник. Розмір добових залежить від місця, тривалості та умов відрядження.Таким чином, основна різниця між відрядними витратами та добовими полягає в тому, що відрядні витрати включають в себе всі витрати, пов'язані з відрядженням, тоді як добові - це додаткова виплата для покриття проживання та харчування під час відрядження.Як визначити відрядні витратиВитрати на проїзд - це витрати, пов'язані з переміщенням працівника з місця його роботи в місті до місця призначення відрядження і назад. Це можуть бути витрати на квитки на літак, поїзд, автобус або таксі.Витрати на проживання - це витрати на проживання працівника в готелі або орендованій квартирі під час відрядження. Вони включають в себе оплату проживання, харчування та додаткові послуги, такі як прання та інтернет.на харчування– це витрати на харчування працівника під час відрядження. Вони можуть бути сплачені через добові або включені в вартість проживання.Витрати на офісні послуги– це витрати на використання офісних послуг під час відрядження, такі як оренда офісу, копіювання, факс, оренда комп'ютера тощо.Інші витрати– це витрати, які не потрапили в попередні категорії, наприклад, витрати на поштові відправлення, сувеніри або розваги.Зазвичай компанія оформляє відрядження офіційним наказом, в якому зазначаються всі заплановані витрати та їх межі.Важливо пам'ятати, що відрядні витрати повинні бути обґрунтовані і пов'язані з виконанням службових обов'язків. Працівник повинен надати всі необхідні документи та чеки, що підтверджують фактичні витрати.Що таке добові і як їх розраховуватиДобовівідшкодовуються на основі перебування у відрядженні. Зазвичай вони включають в себе витрати на проживання в готелі, сніданок, обід та вечерю. Сума добових може різнитися залежно від країни, міста та тривалості відрядження. Чим довше відрядження, тим вища сума добових.Розрахунок добових здійснюється на основі ставки, яка затверджується в компанії. В більшості випадків вартість проживання в готелі визначається межами, встановленими компанією. Якщо працівник проживає в готелі, вартість якої нижча межі, він може отримати додаткову суму у вигляді добових.Важливо: добові виплачуються лише за наявності квитанцій та документів, що підтверджують реальні витрати.Коли застосовувати відрядні витратиВідрядні витрати застосовуються в таких ситуаціях:Коли працівник вирушає у відрядження для виконання офіційних...робочих завдань за дорученням роботодавця.Коли відрядження триває більше одного дня.Коли працівник змушений проживати поза своїм постійним місцем роботи.Коли у відрядженні потрібно здійснювати витрати на проживання, харчування та транспорт.Витрати на відрядження дозволяють працівникам отримувати відшкодування витрат, пов'язаних з тимчасовою відсутністю на постійному місці роботи. Вони включають в себе оплату проїзду до місця відрядження, проживання, харчування, випадкові витрати та інші витрати, необхідні для успішного виконання робочих завдань під час відрядження.Витрати, пов'язані з відрядженням, зазвичай відшкодовуються за схемою "добові + проїзд". Добові виплачуються працівнику за кожен день його відсутності на постійному місці роботи і призначені для покриття витрат на харчування та проживання. Вони виплачуються в залежності від регіону та терміну відрядження. Проїзнівитрати відшкодовуються в повному обсязі, включаючи вартість квитків на транспортний засіб.Оплата відряджених витрат здійснюється на підставі документів, що підтверджують фактичні витрати працівника. Такі документи можуть включати квитанції, рахунки, контракти та інші свідоцтва.Коли організація може використовувати відряджені витратиОрганізація може використовувати відряджені витрати у випадку, якщо працівник був направлений у відрядження для виконання службових обов'язків поза своїм місцем роботи.Відряджені витрати можуть включати покупку квитків на транспорт (авіа, залізничний), оплату проживання в готелі, харчування, оренду автомобіля або інших засобів пересування, а також оплату телефонних дзвінків, бізнес-ланчів та інших витрат, пов'язаних із відрядженням.Можливість використання відряджених витрат залежить відполітики компанії та вимог, встановлених законодавством країни.Зверніть увагу:Витрати на відрядження можуть використовуватися лише для службових цілей і повинні бути документально підтверджені;Співробітник повинен мати офіційне доручення на відрядження від свого керівника чи відділу кадрів;В деяких випадках організація може надавати співробітникам аванс на витрати на відрядження;Співробітники зобов'язані дотримуватися правил і регламентів, встановлених організацією щодо використання витрат на відрядження.Витрати на відрядження надають можливість компаніям ефективно організовувати робочі поїздки, забезпечуючи співробітникам умови для роботи поза офісом і підтримуючи їх комфорт і безпеку під час відрядження.Приклади ситуацій, коли застосовуються витрати на відрядженняВитрати на відрядженняоформлюються у випадках, коли співробітнику необхідно відправитися в службове відрядження. Ось кілька прикладів ситуацій, коли застосовуються відряджувальні витрати:Співробітник відправляється в інше місто/країну для виконання робочих обов'язків. У цьому випадку відряджувальні витрати покривають витрати на проїзд, проживання, харчування та інші необхідні витрати.Співробітник їздить на зустрічі з партнерами або клієнтами в інші регіони або країни. У цьому випадку відряджувальні витрати включають витрати на проїзд, проживання, харчування та інші витрати, пов'язані з організацією та проведенням зустрічей.Співробітник бере участь у конференції, семінарі або іншому заході, яке проходить в іншому місті/країні. У цьому випадку відряджувальні витрати покривають витрати на проїзд, проживання, харчування та інші витрати, пов'язані з участю у заході.У кожному конкретному випадку необхідно враховуватиправила та обмеження, встановлені організацією щодо командировочних витрат. Важно також дотримуватись правил оформлення документів та збирати всі необхідні чеки і документи для підтвердження витрат.