Інвентаризація – це процес визначення кількості та вартості матеріальних і інших активів компанії в конкретний момент часу. Вона є невід'ємною частиною бухгалтерського обліку і представляє собою важливий етап для оцінки фінансового стану підприємства.
1С Бухгалтерія – універсальна програма, яка надає можливість автоматизації бухгалтерського обліку та ведення документообігу підприємства. Ця система має безліч функцій, включаючи можливість проведення інвентаризації. У даній статті ми розглянемо покрокове керівництво по проведенню інвентаризації в 1С Бухгалтерія.
Важливо пам'ятати, що коректно проведена інвентаризація дозволяє уникнути помилок в обліку і є надійним інструментом для управління активами компанії. Давайте детальніше розберемо, як провести інвентаризацію крок за кроком в програмі 1С Бухгалтерія.
Підготовка до проведення інвентаризаціїЗабезпечити точність і ефективність проведення інвентаризації в 1С Бухгалтерії необхідно з допомогою правильної підготовки. У цьому розділі ми розглянемо основні кроки, які слід виконати перед проведенням інвентаризації.1. Підготувати інвентаризаційну комісіюПершим кроком є формування інвентаризаційної комісії, яка буде здійснювати підрахунок і реєстрацію майна. Комісія повинна складатися з відповідальних і компетентних співробітників, які мають достатні знання про процес інвентаризації.2. Визначити метод інвентаризаціїДругим кроком є вибір методу інвентаризації, який буде використовуватися при підрахунку і обліку майна. У 1С Бухгалтерії доступні різні методи, такі як безпосередня інвентаризація, групова інвентаризація або інвентаризація за складом.3. Підготувати документацію
Підготовка необхідних документів є важливим кроком перед проведенням інвентаризації. Документація повинна включати в себе інструкції для комісії, акти інвентаризації, бланки для обліку і звітності.
4. Запланувати час і місце інвентаризації
Необхідно визначити дату і час проведення інвентаризації. Також слід вибрати приміщення, яке буде використовуватися для підрахунку і обліку майна. Приміщення повинно бути доступним для комісії і забезпечувати зручні умови для проведення процесу.
5. Оновити базу даних 1С Бухгалтерії
Перед проведенням інвентаризації важливо оновити базу даних в 1С Бухгалтерії, щоб у ній була актуальна інформація про майно та інші активи компанії. Це допоможе уникнути помилок при підрахунку і обліку майна.
| Крок | Дія |
|---|---|
| 1 | Вибрати "Бухгалтерія" в головному меню 1С. |
| 2 | Відкрити потрібну базу даних. |
| 3 | Перейти до розділу "Головне меню" та вибрати "Додаткові можливості". |
| 4 | У відкритому меню вибрати "Оновити інформацію". |
| 5 | Дочекатися завершення процесу оновлення. |
Після виконання цих кроків ви будете готові до проведення інвентаризації в 1С Бухгалтерії. Правильна підготовка та послідовне виконання вказаних дій допоможуть забезпечити точність і ефективність процесу інвентаризації.
Створення реєстру відомостей для інвентаризаційних даних
Для обліку інвентаризаційних даних у програмі 1С Бухгалтерія необхідно створити реєстр відомостей. Реєстр відомостей дозволяє зберігати інформацію про кожен виконаний акт інвентаризації.
Для створення реєстру відомостей перейдіть в режим розробки та відкрийте потрібну конфігурацію. Потім виберіть "Реєстри відомостей" в меню "Налаштування" та натисніть кнопку "Створити".У з'явившомуся вікні заповніть наступну інформацію:ПолеЗначенняНазваІнвентаризаційні даніІм'яРеєстрСправ_ІнвентаризаційніДаніТипРеєстрСправПісля заповнення всіх полів натисніть кнопку "ОК" для створення реєстру даних.Далі необхідно визначити структуру реєстру, тобто поля, які міститимуть інформацію про кожний акт інвентаризації. Для цього натисніть кнопку "Додати поле" і заповніть наступну інформацію:ПолеТип данихДата інвентаризаціїДатаНомер актаРядокВідповідальнийСправочникПосилання.СпівробітникиПісля додавання всіх необхідних полів натисніть кнопку "Закрити" для збереження змін.Тепер реєстр відомостей для інвентаризаційних даних створено і готовий до використання у веденні обліку актів інвентаризації.Завантаження початкових залишків на складіУ програмі "1С: Бухгалтерія" існує можливість завантажувати початкові залишки товарів на складі. Це дозволяє спростити процес інвентаризації та оновити інформацію про товари на складі.Щоб завантажити початкові залишки, необхідно виконати такі кроки:Відкрити програму "1С: Бухгалтерія" і вибрати потрібну організацію.Перейти в розділ "Склад" і вибрати "Інвентаризація".У відкритому вікні вибрати "Завантаження початкових залишків на складі".Вибрати потрібний склад, на який будуть завантажуватися залишки.Вказати файл з початковими залишками, який необхідно завантажити.Натиснути кнопку "Завантажити" і почекати завершення процесу завантаження.Після завантаження початкових залишків програма автоматично оновить інформацію про товари на вибраному складі. Ви зможете переглянути нові залишки та провести інвентаризацію з урахуванням завантажених даних.Завантаження початкових залишків на складі є важливою частиною процесу інвентаризації. Завдяки цій функції ви зможете точно відстежувати наявність товарів на складі, що допоможе уникнути помилок і спростить облік товарів.Проведення інвентаризації по складуПеред тим, як розпочати інвентаризацію, необхідно підготуватися. По-перше, скласти план інвентаризації, в якому повинні бути вказані: дата проведення, відповідальні особи, список товарів і матеріалів, що підлягають інвентаризації.При проведенні інвентаризації по складу слід дотримуватися наступних кроків:Підготовка документів.Створіть документи для проведення інвентаризації: "Акт про проведення"інвентаризації" та "Акт інвентаризації товарно-матеріальних цінностей".Оновлення даних в 1С Бухгалтерії.Внесіть корективи в бухгалтерську систему відповідно до результатів інвентаризації. Для цього відкрийте програму "1С Бухгалтерія" та виберіть відповідний розділ.Підготовка складу до інвентаризації.Організуйте складське простір для проведення інвентаризації. Забезпечте доступність товарів і матеріалів, а також необхідне обладнання для їх підрахунку та вибраковки.Проведення інвентаризації.Виконайте підрахунок товарів і матеріалів на складі та запишіть результати в акт інвентаризації. Зверніть увагу на можливі невідповідності між фактичним наявністю і даними в системі обліку.Аналіз результатів та усунення розбіжностей.Перевірте отримані результати інвентаризації та знайдіть причини виникнення розходів. У разі необхідності внесіть відповідні коректування в бухгалтерську систему.
Уважне та точне проведення інвентаризації на складі дозволяє забезпечити актуальність обліку товарно-матеріальних цінностей і запобігти можливим фінансовим втратам або зловживанням.
Розрахунок розходів та підготовка коректувань
Після проведення інвентаризації в програмі 1С Бухгалтерія на практиці часто виникають певні розбіжності між фактичними залишками та обліковими даними.
Для виявлення розходів слід порівняти фактичні залишки, отримані в результаті інвентаризації, з обліковими даними, що існують у програмі 1С Бухгалтерія. При виявленні розходів необхідно встановити причину їх виникнення.
У програмі 1С Бухгалтерія передбачений механізм коректування залишків за результатами інвентаризації. Для цього виконайте наступні дії:
- Створіть коригувальний документ.Для цього виберіть відповідну операцію в програмі. Вкажіть вид коригування (збільшення чи зменшення залишків), введіть необхідні дані та збережіть документ.
- Вкажіть причину коригування.У коригувальному документі обов'язково потрібно вказати причину виникнення розбіжностей та підставу для проведення коригування.
- Збережіть і проведіть коригувальний документ.Після заповнення всіх необхідних даних збережіть документ і проведіть його.
- Перевірте результати коригування.Після проведення коригування залишків виконайте повторну перевірку фактичних залишків та облікових даних у програмі 1С Бухгалтерія. Переконайтеся, що розбіжності усунуті.
У разі, якщо розбіжності по-прежньому залишаються, слід провести додаткові аналітичні роботи та перевірити точність проведення інвентаризації.
Примітка: перед проведенням коригування рекомендується проконсультуватися з компетентним спеціалістом або бухгалтером, щоб уникнути помилок і неправильних дій.
Проведення коригувань та оновлення даних
Після завершення етапу інвентаризації необхідно перевірити отримані дані та внести необхідні коригування. Для цього можна використовувати функціонал програми 1С Бухгалтерія.
Для проведення коригувань дотримуйтеся наступних кроків:
- Увійдіть у програму 1С Бухгалтерія.
- Виберіть відповідний журнал для коригувань.
- Відкрийте потрібний документ для редагування.
- Внесіть необхідні зміни в дані.
- Збережіть зміни.
Після проведення коригувань рекомендується оновити дані в системі. Для цього ви можете виконати наступні дії:
- Виберіть потрібний журнал для оновлення даних.Відкрийте відповідний документ.Натисніть кнопку "Оновити дані".По завершенню всіх коригувань та оновлень перевірте правильність даних і впевніться, що вони відповідають отриманим результатам інвентаризації. У разі необхідності проведіть додаткові коригування та оновлення.Завершення інвентаризації та формування звітівПо завершенню процесу інвентаризації в програмі 1С Бухгалтерія необхідно виконати кілька кроків для остаточного закриття операцій та формування звітів.В першу чергу, необхідно провести коригування залишків на складах. Для цього необхідно відкрити документ "Коригування залишків" та вказати необхідні значення для кожного товару або матеріалу, враховуючи результати інвентаризації.Після проведення коригування залишків необхідно закрити операціїінвентаризації. Для цього потрібно відкрити документ "Закриття операцій інвентаризації" та натиснути кнопку "Закрити операції".
Після цих кроків можна приступити до формування звітів за результатами інвентаризації. У програмі 1С Бухгалтерія доступно декілька типів звітів, які можна сформувати на підставі проведеної інвентаризації.
Тип звіту Опис Звіт про результати інвентаризації Надає інформацію про кількість та вартість товарів, отриманих в результаті інвентаризації. Звіт про залишки товарів Дозволяє отримати інформацію про поточні залишки товарів на складах після інвентаризації. Звіт про відхилення Відображає різниці між очікуваними та фактичними значеннями товарів після інвентаризації. Для формування звіту необхідно відкрити відповідний документ, вказати потрібні параметри та натиснути кнопку "Сформувати звіт". Отриманий звіт можна зберегти в потрібному форматі або роздрукувати.Таким чином, проведення інвентаризації та формування звітів у програмі 1С Бухгалтерія допомагає контролювати наявність товарів і матеріалів на складах, а також отримати інформацію про можливі розбіжності та втрати.