Наказ Про прийняття на роботу - це один з головних документів, що регламентують трудові відносини між роботодавцем і співробітником. У ньому вказуються основні умови прийому на роботу, Посада, оклад, графік роботи і багато інших істотні моменти. Прийняття нового співробітника в колектив-відповідальна і важлива подія для будь-якої організації, тому наказ повинен бути правильно оформлений і містити всі необхідні дані.
На питання про кількість примірників наказу про прийом на роботу не існує однозначної відповіді, так як це залежить від внутрішніх правил і процедур, прийнятих в організації. У деяких випадках достатньо одного примірника документа, який залишається у роботодавця, а в інших випадках потрібна наявність декількох примірників для різних цілей і архівного зберігання.
Рекомендується мати кілька примірників наказу Про прийняття на роботу, щоб:
- співробітник мав можливість ознайомитися з умовами праці та офіційно дізнатися про свій прийом на роботу;
- кожен відділ або підрозділ компанії мав свою копію для обліку та контролю штату;
- у разі необхідності надати документ для зовнішніх контролюючих органів;
- зберегти документацію в архіві і мати можливість в разі необхідності пред'явити її в трудовому спорі або при перевірці;
- вести облік переміщень, скорочень або звільнень серед співробітників організації.
Кількість примірників наказу
Кількість примірників наказу про прийом на роботу залежить від внутрішніх правил організації та вимог трудового законодавства.
Більшість організацій вимагають, щоб у наказі було кілька примірників:
- Одна копія наказу видається співробітнику для документального підтвердження його прийому на роботу.
- Ще одна копія залишається в особовій справі співробітника в кадровій службі.
- Третій примірник може бути відправлений в бухгалтерію для реєстрації нового співробітника і складання трудового договору.
- Додаткові копії наказу можуть бути створені для передачі в інші відділи організації, де новий співробітник буде працювати.
З точки зору трудового законодавства, обов'язково повинна бути оформлена письмова форма прийому на роботу. Однак кількість примірників документа не регламентується прямо в законах.
Для конкретних вимог щодо кількості примірників наказу про прийом на роботу необхідно звернутися до внутрішніх правил і положень організації. Там зазвичай вказується не тільки кількість екземплярів, а й порядок їх розподілу і використання.
Загальна інформація про наказ Про прийняття на роботу:
У наказі про прийом на роботу повинні бути вказані наступні основні дані:
- номер і дата наказу;
- прізвище, ім'я, по батькові нового співробітника;
- дата початку роботи;
- посада, на яку приймається співробітник;
- розмір окладу і система оплати праці;
- умови роботи і графік;
- місце роботи (адреса організації);
- реквізити трудового договору, якщо він укладений окремо від наказу;
- підпис керівника організації та печатка.
Наказ про прийом на роботу може складатися в декількох примірниках в залежності від потреб організації. Однак, зазвичай потрібна наявність трьох примірників: один для роботодавця, один для працівника і один для зберігання в особовій справі працівника.
Значимість наказу про прийом на роботу
По-перше, наказ Про прийняття на роботу є основним правовим актом, який регулює трудові відносини між роботодавцем і працівником. Він містить всю необхідну інформацію про співробітника: ПІБ, дату прийому, посаду, умови оплати праці та інші важливі деталі. Такий документ підтверджує завершення процесу працевлаштування та формалізує відносини між сторонами.
По-друге, наказ про прийом на роботу надає працівникові статус офіційно працевлаштованого співробітника організації. Це забезпечує йому відповідні права і гарантії, передбачені законодавством: захист від звільнення без поважних причин, оплату праці за тарифними ставками або окладами, оплачувану відпустку та інші соціальні пільги.
Крім того, наказ Про прийняття на роботу є основою для оформлення всіх необхідних документів, пов'язаних з роботою співробітника – трудового договору, декларації з податку на доходи фізичних осіб, персоніфікованого обліку і т. д.
Таким чином, значимість наказу про прийом на роботу складно переоцінити. Він є не тільки важливим юридичним актом, а й забезпечує працівникові статус офіційного співробітника і гарантії своїх прав.
Вимоги до кількості екземплярів
Наказ про прийняття на роботу повинен бути складений у письмовій формі і підписаний відповідними особами.
Відповідно до вимог трудового законодавства, в наказі про прийняття на роботу повинні бути вказані наступні примірники:
1. Оригінал наказу
Оригінал наказу залишається в архіві підприємства і є основним документом, що підтверджує факт прийому співробітника на роботу.
2. Службовий примірник наказу
Службовий примірник наказу надається співробітнику, який проходить прийом на роботу. Цей екземпляр може бути використаний для пред'явлення в інших органах або організаціях, наприклад, при оформленні медичної страховки.
3. Копія наказу
Копія наказу про прийом на роботу може бути надана співробітнику для свого особистого користування або для пред'явлення в інших органах або організаціях, якщо потрібно надати документ, що підтверджує факт прийому на роботу.
Важливо пам'ятати, що кількість примірників може відрізнятися в залежності від внутрішніх правил підприємства або вимог регулюючих органів.
Основний примірник наказу
Основним примірником наказу вважається його первісна версія, яка зберігається в діловодстві організації. Саме цей примірник підписується керівником, а також може бути візований іншими відповідальними особами.
Основний примірник наказу містить наступну інформацію:
| Дата і номер наказу | Вказуються дата складання наказу і його номер |
| Розділ "про прийом на роботу" | Містить інформацію про нового співробітника: ПІБ, дату прийому, посаду і підрозділ, в якому буде працювати співробітник. |
| Розділ "Умови прийому на роботу" | Описує основні умови працевлаштування співробітника, такі як графік роботи, заробітна плата, додаткові пільги та інші норми і правила, які співробітник повинен дотримуватися. |
| Розділ"відповідальні особи" | Вказуються ПІБ та посади тих осіб, які брали участь у складанні та затвердженні наказу. |
Основний примірник наказу направляється новому співробітнику з метою ознайомлення з умовами працевлаштування і служить основою для оформлення та підписання інших примірників наказу.
Додаткові екземпляри наказу
При підготовці наказу про прийом на роботу необхідно врахувати, що часто потрібна наявність додаткових примірників для різних структурних підрозділів і співробітників.
Основний примірник наказу зазвичай передається безпосередньо співробітнику, якому пропонується місце роботи. Однак, крім цього, може бути необхідно підготувати і додаткові екземпляри наказу.
Додатковий примірник наказу може знадобитися для обліку при надходженні в кадровий відділ, архівування, а також для передачі в інші структурні підрозділи організації. Це може знадобитися для інформування керівників інших відділів, наприклад, для організації робочого місця або оформлення документів.
Також, необхідно передбачити додаткові примірники наказу для випуску в органи соцального захисту та інші інстанції, якщо це потрібно відповідно до законодавства.
Важливо пам'ятати, що кожен додатковий екземпляр повинен бути акуратно оформлений і перерахований в наказі, вказані його адресати і мета передачі. Крім того, при підписанні додаткових примірників наказу необхідно переконатися в їх правильності і відповідності основному примірнику.
У разі необхідності додаткових примірників наказу, необхідно заздалегідь обговорити їх кількість і формат з керівництвом організації та кадровим відділом. Також слід враховувати, що при наявності електронного документообігу, можливо передавати наказ в електронному форматі, однак, при цьому необхідно дотримуватися вимог законодавства і внутрішніх правил організації.
Зберігання та використання екземплярів
Один примірник наказу слід зберігати в особовій справі співробітника або його кадровій справі. Це дозволяє мати всю необхідну інформацію про прийом на роботу в одному місці і швидко знаходити її при необхідності.
Крім того, рекомендується мати додаткові примірники наказу у відділі кадрів і у керівника, який буде працювати з новим співробітником. Це забезпечує легкість доступу до інформації про прийом і зручність роботи з документацією.
Важливо відзначити, що накази про прийом на роботу можуть бути також використані для інших цілей, наприклад, для підтвердження трудового стажу, надання даних при аудитах або в разі суперечок з працівником. Тому необхідно забезпечити надійне зберігання і збереження всіх примірників наказів.
Організації можуть вибирати різні підходи до зберігання та використання примірників наказів про найм на основі своїх внутрішніх процедур та політики. У деяких випадках доцільно використовувати електронні версії наказів для полегшення доступу та управління документацією.
Підтвердження отримання примірників
Важливо: При отриманні наказу про прийом на роботу необхідно переконатися, що Вам видано достатню кількість примірників документа.
Часто, при отриманні наказу, співробітнику видають один примірник, який підписується працівником і повертається в кадрову службу компанії. Однак, існують ситуації, коли необхідно отримати кілька примірників наказу. Наприклад, якщо ви працюєте у великій організації, де накази передаються в різні підрозділи, або якщо вам необхідно надати копію наказу іншим інстанціям.
Рекомендується запитувати не менше двох примірників наказу про прийом на роботу. Один примірник буде використовуватися всередині організації, для підтвердження укладення трудового договору, а другий примірник ви зможете зберегти для особистого користування.
При отриманні кожного примірника наказу, уважно перевірте його зміст. Переконайтеся, що зазначена інформація (ваше ПІБ, посада, оклад та інші деталі) точно відповідають умовам вашого трудового договору. Якщо ви виявите невідповідності або помилки, негайно зверніться в кадрову службу для виправлення.
Важливо: Зберігайте отримані примірники наказу в безпечному місці, щоб мати можливість використовувати їх у разі потреби (наприклад, для підтвердження вашого працевлаштування або для надання іншим установам).
Можливість запиту дублікатів
Щоб забезпечити можливість запиту дублікатів наказів про прийом, рекомендується мати кілька примірників даного документа в офісі або в електронному вигляді. Кількість примірників залежить від обсягу і специфіки роботи організації.
Мати кілька примірників наказів про прийом на роботу дозволяє:
- Забезпечити зручний доступ до інформації про прийом нових співробітників;
- Запобігти втраті документів у разі їх пошкодження або втрати;
- Швидко надати дублікати наказів при запиті з боку органів контролю та нагляду;
- Спростити процес архівування та систематизації наказів про прийом на роботу.
Рекомендується також зберігати електронні копії наказів про прийом на роботу на захищених серверах або в хмарних сховищах, щоб запобігти втраті інформації в разі аварійного відключення обладнання або втрати фізичних носіїв даних.
Збереження декількох примірників наказів про прийняття на роботу і забезпечення можливості запиту дублікатів є важливими елементами ефективної документообігової системи організації.