Excel-це один з найпопулярніших програмних інструментів для роботи з табличними даними. З його допомогою можна легко і зручно проводити аналіз даних, будувати графіки і робити прогнози. Однією з корисних можливостей Excel є створення таблиці відхилень. Ця таблиця дозволяє порівняти значення різних змінних і виявити їх відхилення від заданих параметрів.
Щоб створити таблицю відхилень в Excel, потрібно виконати кілька простих кроків. Спочатку, необхідно відкрити програму Excel і створити нову робочу книгу. Потім, виберіть лист, на якому ви хочете створити таблицю відхилень. Далі, введіть значення змінних в необхідні стовпці і рядки. Виділіть клітинки, що містять ці значення, і виберіть вкладку "Дані" на панелі інструментів Excel.
На вкладці "Дані" ви знайдете різні функції та інструменти для роботи з даними. Вам потрібно вибрати функцію "Умовне форматування", а потім"таблиця відхилень". Після цього, Excel автоматично створить таблицю відхилень, яка дозволить наочно представити відмінності між значеннями змінних. Ви можете вибрати різні варіанти оформлення таблиці і настройки параметрів, щоб зробити її більш наочною і зрозумілою.
Крок 1: Відкриття програми Excel і створення нового документа
Після запуску Excel у вас з'явиться порожня робоча книга. На верхній панелі інструментів ви побачите меню, що містить різні вкладки та функції Excel.
Для створення нового документа, клацніть на вкладці "Файл" в лівому верхньому кутку програми. Потім виберіть "Створити" зі спадного меню. Вам буде запропоновано кілька варіантів створення нового документа, виберіть "нова робоча книга", щоб створити порожній файл Excel.
Після цього ви побачите відкриту нову робочу книгу Excel. Тепер ви готові розпочати створення таблиці відхилень у Excel і перейти до наступного кроку.
Крок 2: заповнення таблиці даними
Після того як ви створили таблицю відхилень в Excel, настав час заповнити її даними. Для цього виконайте наступні дії:
1. Виберіть клітинку у таблиці, в яку хочете ввести дані. Ви можете вибрати окрему клітинку або кілька осередків, для цього затисніть клавішу "Ctrl" на клавіатурі і клацніть мишею на потрібних осередках.
2. Введіть дані в Вибрані осередки. Це можуть бути цифри, Тексти, дати або будь-яка інша інформація, яку ви хочете внести до таблиці відхилень.
3. Переміщайтеся по таблиці, використовуючи клавіші " Tab " або стрілки на клавіатурі, щоб заповнити інші комірки даних.
4. При необхідності змініть формат даних у таблиці. Наприклад, ви можете вибрати певний формат числових даних, наприклад "грошовий" або "відсотковий", або змінити вирівнювання текстових даних.
5. Повторіть кроки 1-4 для всіх інших комірок даних, які ви хочете внести в таблицю відхилень. Ви можете додавати, змінювати або видаляти дані в будь-який момент часу.
Після заповнення таблиці даними ви будете готові перейти до наступного кроку, який полягає в обчисленні відхилень і створенні зведеної таблиці.
Крок 3: виділення стовпців і рядків для таблиці відхилень
Щоб створити таблицю відхилень в Excel, необхідно виділити необхідні стовпці і рядки, які будуть містити дані про відмінності між плановими і фактичними показниками.
1. Відкрийте документ Excel, у якому ви працюєте, і перейдіть до аркуша, на якому потрібно створити таблицю відхилень.
2. Виділіть стовпці, які містять планові та фактичні показники. Зазвичай це два сусідніх стовпці: один для планових даних, інший для фактичних даних.
3. Потім виділіть рядки, що стосуються цих показників. Наприклад, якщо дані представлені у вигляді місячних показників, то необхідно виділити рядки, відповідні кожному місяцю.
4. Після виділення необхідних стовпців і рядків, натисніть правою кнопкою миші на виділену область і виберіть опцію "Вставити" для створення нової таблиці.
5. У діалоговому вікні, що з'явиться, виберіть опцію " Таблиця "та натисніть"ОК". Тепер ви створили таблицю відхилень, яку можна заповнити даними про відмінності між плановими і фактичними показниками.
6. Додайте відповідні заголовки для стовпців та рядків, щоб таблиця відхилень була зрозумілою та інформативною.
7. Заповніть таблицю відхилень даними про відмінності між плановими і фактичними показниками, використовуючи формули або вводячи значення вручну.
Тепер у вас є готова таблиця відхилень в Excel, яка дозволяє наочно уявити відмінності між плановими і фактичними показниками і провести аналіз цих відхилень.
Крок 4: застосування умовного форматування для виділення відхилень
- Виберіть діапазон комірок, в яких ви хочете виділити відхилення.
- Відкрийте вкладку "Умовне форматування" на панелі інструментів Excel.
- Виберіть опцію "Правила у форматуванні комірки", а потім"Більше/Менше".
- У вікні вкажіть умова і формат для позитивних відхилень.
- Натисніть на кнопку "Додати правило" і вкажіть умова і формат для негативних відхилень.
- Підтвердьте всі зміни, натиснувши "ОК".
Після виконання цих кроків Excel автоматично застосує вибраний формат до клітинок, які відповідають заданим умовам. Це дозволить швидко і зручно виділити відхилення в таблиці і зробити їх більш помітними.
Крок 5: Розрахунок відхилень у таблиці
Після створення таблиці і додавання всіх необхідних даних, можна приступити до розрахунку відхилень. На цьому кроці ми порівняємо фактичні значення із заданими значеннями та визначимо, наскільки вони відхиляються одне від одного.
Для початку, виберіть клітинку, в якій ви хочете отримати результат розрахунків. Потім, використовуючи функцію "порівняти" або "різниця", Порівняйте фактичні значення із заданими значеннями. Наприклад, якщо в комірці A1 міститься фактичне значення, а в комірці B1-задане значення, можна використовувати наступну формулу:
= Порівняти (A1, B1)
Функція "порівняти" поверне 0, якщо значення рівні, -1, якщо фактичне значення менше заданого, і 1, якщо фактичне значення більше заданого.
Або можна використовувати функцію "різниця", щоб отримати різницю між фактичним і заданим значеннями:
= Різниця(A1, B1)
Функція "різниця" поверне позитивне значення, якщо фактичне значення більше заданого, і негативне значення, якщо фактичне значення менше заданого.
Ви можете застосувати ці формули до всіх комірок таблиці, щоб обчислити відхилення для кожного значення. Для цього просто виділіть потрібний діапазон осередків, вставте формулу і натисніть клавішу Enter.
Тепер таблиця відхилень готова, і ви можете побачити, наскільки кожне фактичне значення відхиляється від заданого значення, що допоможе вам проаналізувати дані та вжити необхідних заходів.