Журнал аудиту є невід'ємною частиною процесу аудиту в будь-якій організації. Він являє собою документ, який містить всі звіти, дані і результати аудиторської перевірки. Створення журналу аудиту-це важливий крок для забезпечення ефективності та прозорості аудиторських процесів.
Після визначення структури журналу аудиту наступним кроком буде збір всієї необхідної інформації. Важливо переконатися, що всі звіти, дані та документи, отримані в процесі аудиту, будуть включені до журналу. Також необхідно вказати дати проведення аудиту, ідентифікаційні номери аудиторів, а також іншу основну інформацію, яка допоможе ідентифікувати журнал в подальшому.
Що таке журнал аудиту
У журналі аудиту відображаються результати аудиторських перевірок, а також рекомендації та рішення, прийняті на основі цих перевірок. Журнал аудиту дозволяє відстежувати виконання планових заходів, оцінювати ефективність контрольних заходів і визначати області, що вимагають поліпшення.
Журнал аудиту може складатися з різних розділів, таких як загальна інформація про процеси, що перевіряються, склад і кваліфікація аудиторів, критерії та методи оцінки, а також результати перевірок і виявлені невідповідності.
Створення та ведення журналу аудиту має ряд переваг, таких як поліпшення прозорості та документованості аудиторських процесів, забезпечення своєчасної реакції на виявлені невідповідності та сфери, що потребують вдосконалення, а також спрощення процесу моніторингу та аналізу системи управління якістю.
Важливо пам'ятати, що журнал аудиту повинен бути доступний всім зацікавленим сторонам і підлягає періодичному оновленню та аудиту для підтвердження його актуальності та відповідності вимогам.
Навіщо потрібен журнал аудиту
Основна мета ведення журналу аудиту-забезпечення точної і своєчасної інформації про результати аудиторських перевірок та оцінці відповідності роботи організації встановленим стандартам і вимогам. Журнал аудиту дозволяє встановити і відстежувати проблеми і недоліки в роботі, а також розробляти і впроваджувати заходи для їх усунення.
Журнал аудиту також відіграє важливу роль у спілкуванні із зацікавленими сторонами, такими як акціонери, партнери, клієнти та регулятори. Він дає можливість надати велику інформацію про результат проведених аудиторських перевірок і демонструє відповідальне ставлення організації до забезпечення якості, надійності і безпеки своєї роботи.
Крім того, журнал аудиту дозволяє вносити коригування в роботу організації і покращувати процеси на основі попередніх аудиторських перевірок. Він служить важливим джерелом інформації для розробки та реалізації планів дій, спрямованих на усунення недоліків та підвищення ефективності роботи.
Всі ці переваги роблять журнал аудиту невід'ємною частиною системи управління якістю та безпекою в організації. Він допомагає створити прозоре і надійне оточення для роботи, а також підвищує довіру клієнтів і партнерів до організації.
Крок 1: Визначення цілей і завдань
Перед тим, як приступити до створення журналу аудиту, необхідно чітко визначити його цілі і завдання. Цілі та завдання журналу аудиту залежать від конкретної організації та її потреб, тому важливо провести попередній аналіз та визначити наступне:
- Мета журналу аудиту-визначити, що ви хочете досягти за допомогою журналу аудиту. Наприклад, метою може бути підвищення ефективності роботи співробітників, виявлення і запобігання шахрайства, забезпечення дотримання внутрішніх і зовнішніх правил і норм.
- Завдання журналу аудиту-визначте конкретні завдання, які необхідно вирішити для досягнення мети. Наприклад, завданнями можуть бути реєстрація та аналіз операцій, перевірка відповідності дій співробітників організаційним політикам, забезпечення збереження та конфіденційності даних.
Визначення цілей і завдань є важливим етапом перед створенням журналу аудиту, так як це дозволяє зосередитися на конкретних потребах організації і розробити ефективну систему аудиту.
Крок 2: Складання плану журналу аудиту
У процесі складання плану журналу аудиту необхідно врахувати наступні аспекти:
| Цілі аудиту | Визначте цілі та завдання аудиту. Чітке визначення цілей допоможе зосередитися на ключових аспектах і досягти необхідних результатів. |
| Методи аудиту | Виберіть методи та підходи, які будуть використовуватися в процесі аудиту. Різноманітні методи включають огляд документів, інтерв'ю співробітників та аналіз даних. |
| Вихідні дані | Зберіть вихідні дані, необхідні для проведення аудиту. Це можуть бути фінансові звіти, документи про процеси і процедури, контракти і т. д. |
| Тимчасові рамки | Визначте часові рамки аудиту. Вкажіть дати початку і завершення аудиторського процесу, а також терміни подання звіту за результатами аудиту. |
Складання плану журналу аудиту вимагає уваги до деталей та узгодження із зацікавленими сторонами. План повинен бути чітким і зрозумілим, щоб забезпечити ефективне проведення аудиту та досягнення поставлених цілей.
Крок 3: запис результатів аудиту
1. Визначте формат запису
Перед початком аудиту необхідно визначити, в якому форматі будуть записуватися результати. Ви можете вибрати електронний формат з використанням таблиць або спеціального ПЗ для аудиту, або традиційний формат на папері. Важливо вибрати формат, який буде найбільш зручним і зрозумілим для вашої команди.
2. Створіть таблицю або шаблон
Якщо ви вибрали електронний формат запису, створіть таблицю або шаблон, який буде використовуватися для запису результатів. У таблиці вкажіть усі необхідні поля, такі як дата, номер аудиту, назва системи, що перевіряється тощо. Якщо ви віддаєте перевагу використовувати традиційний паперовий формат, підготуйте шаблон з відповідними полями.
3. Опишіть результати аудиту
Після проведення аудиту запишіть всі виявлені проблеми, помилки і недоліки у відповідні поля таблиці або шаблону. Для кожного виявленого факту вкажіть його опис, класифікацію (наприклад, критичність проблеми або пріоритет виправлення) і пропоновані дії щодо усунення знайдених проблем.
4. Документуйте результати аудиту
Зробіть скріншоти або фотографії проблемних місць, якщо це необхідно для наочного представлення виявлених проблем. Прикріпіть ці файли до записів аудиту. Також не забудьте зберегти всі документи і звіти, пов'язані з аудитом, для подальшої перевірки або аналізу.
Важливо: Зберігайте конфіденційність та безпеку даних! Надайте доступ до журналу аудиту лише уповноваженому персоналу, щоб уникнути витоку інформації.