Серійний лист-це ефективний спосіб надсилання персоналізованих повідомлень великій кількості адресатів. Завдяки використанню функцій Word, ви можете легко створити і налаштувати ці листи. Незалежно від того, чи потрібно вам надсилати інформацію про нові продукти, вітати свята чи виправляти помилку в даних контрагента, Word надає вам інструменти для створення унікальних та професійно оформлених Електронних Листів для кожного одержувача.
У цій статті ми розповімо вам, як створити серійний лист в Word покроково. Ми покажемо, як налаштувати таблицю даних з інформацією про одержувачів, як вставити персональні дані в сам лист і як відправити листи за допомогою функції "розсилка по електронній пошті".
Створення серійного листа в Word може заощадити масу часу, особливо якщо вам потрібно відправити один і той же лист великій кількості адресатів. Ви можете персоналізувати кожен електронний лист, додавши ім'я одержувача, компанію чи інші деталі. Це допоможе зробити ваше спілкування більш індивідуальним та придатним для кожного одержувача.
Готові почати? Давайте подивимося, як створити серійний лист в Word за допомогою простих і зрозумілих інструкцій.
Як створити серійний лист у Word
Крок 1: Створення основного документа
Перед створенням серійного листа необхідно створити основний документ, який буде містити текст повідомлення без персоналізації. У цьому документі ви можете використовувати заголовки, абзаци, списки та інші елементи форматування тексту, щоб зробити його більш привабливим.
Крок 2: Вставка полів з даними одержувачів
Після створення основного документа перейдіть на вкладку "Розсилка" в меню Word і виберіть "Поле для об'єднання" в розділі "почати злитий лист". Потім виберіть потрібний тип поля відповідно до даних, які потрібно вставити.
Приклад вставки поля"Ім'я"
Щоб вставити поле" Ім'я " одержувача, клацніть на місці в документі, де потрібно вставити поле, і виберіть "Ім'я" зі списку полів для об'єднання. Повторіть цей крок, щоб вставити інші поля, такі як" прізвище "або"адреса".
Крок 3: Налаштування формату письма
Після вставки полів ви можете налаштувати формат листа за допомогою спеціальних інструментів Word. Ви можете додати додаткові елементи форматування, такі як таблиці, зображення або гіперпосилання. Також ви можете налаштувати шрифти, кольори та вирівнювання тексту, щоб зробити написання більш привабливим та читабельним.
Крок 4: Додавання списку одержувачів
Щоб додати список одержувачів до серійного листа, перейдіть на вкладку "розсилка" та виберіть "Імпортувати список одержувачів" або "ввести список одержувачів". Потім виберіть файл, що містить список одержувачів, або введіть їх дані вручну.
Крок 5: Попередній перегляд і відправка
Після додавання списку одержувачів ви можете попередньо переглянути кожен лист і переконатися, що дані вбудовуються правильно. Потім, коли ви задоволені результатом, ви можете відправити серійний лист, натиснувши на кнопку "Завершити і відправити" на вкладці "розсилка".
Тепер ви знаєте, як створити серійний лист у Word. Використовуйте цей інструмент для ефективної відправки однотипних повідомлень безлічі одержувачів, економлячи свій час і зусилля.
Підготовчі роботи
Перед тим як приступити до створення серійного листа в Word, необхідно виконати кілька підготовчих дій.
1. Запустіть програму Microsoft Word на своєму комп'ютері.
2. Створіть новий документ або відкрийте існуючий файл, який будемо використовувати для створення серійного листа.
3. Підготуйте шаблон листа, який буде використовуватися для розміщення змінних полів. У шаблоні можна вказати стандартні Тексти, які будуть використовуватися в кожному листі, а також змінні поля, які будуть вставлятися автоматично з джерела даних.
4. Для зручності роботи, створіть таблицю, в яку будуть вставлятися змінні поля. Для цього у верхній частині документа натисніть на вкладку "Вставка" в меню програми Word, виберіть "таблиця" і задайте необхідну кількість рядків і стовпців. У ній будуть розташовуватися змінні поля з джерела даних.
5. Встановіть курсор на місце, де буде розташовуватися змінне поле в шаблоні листи, потім вставте в таблицю відповідну комірку.
6. Виконайте операції, описані в пункті 5 для кожного змінного поля, яке ви хочете вставити в шаблон листа.
7. Збережіть документ із шаблоном листа, щоб мати можливість використовувати його для створення серійного листа в подальшому.
Тепер, коли ви підготували шаблон листа, в якому вказали змінні поля з джерела даних, можна переходити до самого процесу створення серійного листа в Word.
Створення основного документа
Для створення серійного листа в Word необхідно почати зі створення основного документа. Основний документ являє собою шаблон, який буде використовуватися для заповнення персональною інформацією кожного одержувача листа.
1. Відкрийте Microsoft Word і виберіть порожній документ.
2. Визначте структуру та зміст листа. Розмістіть заголовки, ключову інформацію та текстові блоки, які будуть спільними для всіх одержувачів.
3. Помістіть незмінні елементи листа в потрібні місця, такі як логотипи, контактну інформацію та підписи. Ці елементи будуть однаковими для кожного одержувача.
4. Додайте заповнювачів, які будуть замінюватися персональною інформацією кожного одержувача. Наприклад, використовуйте заповнювачі виду "ІМ'Я", "прізвище", "компанія", щоб вказати, де повинні бути вставлені відповідні дані.
5. Розділіть документ на секції, де кожна секція являє собою один екземпляр серійного листа. Для цього ви можете використовувати розділові лінії або роздільники документа.
6. Збережіть основний документ у форматі .docx або .dotx, щоб зберегти його як шаблон і мати можливість повторно використовувати його для створення нових серійних листів.
Тепер, коли основний документ створений, його можна використовувати для створення серійного листа з персоналізованою інформацією для кожного одержувача. У наступному розділі ми розглянемо, як вставити персональні дані в основний документ за допомогою джерела даних.
Додавання списку одержувачів
Щоб створити серійний лист у Word, вам потрібно внести список одержувачів. Для цього ви можете використовувати таблицю, щоб зручно організувати інформацію про кожного одержувача.
Виконайте ці кроки, щоб додати список одержувачів:
- Відкрийте документ у Word, де ви хочете створити серійний лист.
- Перейдіть на вкладку "Обкладинки та аркуші".
- Знайдіть розділ " Створити "та виберіть"Список одержувачів".
- У меню, що з'явиться, виберіть "використовувати існуючий список"або" Створити новий список". Якщо у Вас вже є список одержувачів в Excel або іншому форматі, виберіть "використовувати існуючий список" і знайдіть файл через діалогове вікно.
- Якщо ви вибрали "створити новий список", введіть інформацію про кожного одержувача в таблицю. Тут ви можете додати стовпці з іменами, прізвищами, адресами електронної пошти та будь-якою іншою інформацією, яку ви хочете включити.
- Збережіть список одержувачів і закрийте його.
Тепер у вас є список одержувачів, який ви можете використовувати для створення серійного листа в Word. Ви можете використовувати поля в документі, щоб вставити інформацію зі списку одержувачів у кожен індивідуальний лист.
Налаштування об'єднання листів
Коли ви створили файл з основним шаблоном листа і файл з даними, настав час налаштувати об'єднання листів, щоб створити серійний лист в Word. Дотримуйтесь цих інструкцій, щоб виконати налаштування:
Крок 1: Відкрийте основний файл шаблону листа в Word.
Крок 2: У верхній панелі меню виберіть вкладку " розсилка "і натисніть на кнопку"почати об'єднання".
Крок 3: У випадаючому меню виберіть пункт"Об'єднання листів".
Крок 4: У вікні " Об'єднання листів "виберіть" використовувати поточний документ", щоб вибрати основний файл шаблону листа.
Крок 5: Натисніть на кнопку " Виберіть одержувачів "у верхній панелі меню"Об'єднання листів".
Крок 6: У вікні "виберіть одержувачів", яке відкриється, виберіть файл даних, який містить список електронної пошти або іншу інформацію, яку потрібно додати до кожного електронного листа.
Крок 7: Поверніться до вікна " Об'єднати електронні листи "та скористайтеся кнопками" вставити поля", щоб додати поля даних із файлу даних до основного шаблону електронної пошти.
Крок 8: Перевірте, що поля даних були вставлені в основний шаблон листа правильно.
Крок 9: Налаштуйте додаткові параметри об'єднання, такі як фільтрація одержувачів, сортування та форматування.
Крок 10: Після закінчення настройки натисніть на кнопку "Завершити і об'єднати" у верхній панелі меню "Об'єднання листів".
Крок 11: У спадному меню виберіть, що ви хочете зробити з об'єднаними листами, наприклад, відправити їх по електронній пошті або роздрукувати.
Тепер у вас налаштовано об'єднання листів і ви можете створювати серійний лист в Word на основі шаблону і даних.
Перегляд та редагування серійного письма
Після створення серійного листа в Word ви можете переглянути та відредагувати його вміст перед надсиланням. Ось як це зробити:
Відкрийте створений серійний лист у Word.
Перегляньте вміст листа на основному екрані. Ви можете бачити непрямі дані як поля з об'єднаними даними в місцях, де ви застосували параметри в шаблоні письма.
Якщо ви хочете відредагувати вміст листа, виділіть текст або елемент, який потрібно змінити, і внесіть необхідні зміни, наприклад, відредагуйте текст або зображення.
Перевірте, чи всі поля з об'єднаними даними заповнені правильно. Для цього ви можете скористатися функцією попереднього перегляду об'єднання, щоб побачити, як виглядатиме кожен електронний лист перед надсиланням.
Збережіть зміни в листі.
Перегляд і редагування серійного листа в Word дає вам можливість переконатися, що всі дані введені правильно і лист виглядає так, як ви задумували.
Надсилання серійного листа
Після створення серійного листа в Word, можна приступити до його відправки. Існує кілька способів відправки серійного листа, в тому числі:
- Використання електронної пошти.
- Використання спеціальних програм для масової розсилки.
- Використання CRM-систем.
Найбільш поширеним способом є відправка через електронну пошту. Для цього необхідно виконати наступні кроки:
- Зберегти серійний лист у форматі HTML.
- Відкрити свій поштовий клієнт або веб-пошту.
- Створити новий лист.
- Вставити код серійного листа в тіло нового листа.
- Внести необхідні зміни або додати індивідуальні поля.
- Додати одержувачів листа.
- Надіслати лист.
Використовуючи цей метод, можна відправити серійний лист будь-якій кількості адресатів відразу, просто додавши їх в поле одержувачів. Крім того, можна додати індивідуальні поля, які будуть замінені на відповідну інформацію для кожного адресата. Це робить серійний лист персональним і зручним для використання в маркетингових цілях.
Зверніть увагу, що при відправці великої кількості листів через поштовий клієнт або веб-пошту, може знадобитися деякий час для завершення відправки. Також варто враховувати обмеження, встановлені поштовим провайдером, наприклад, максимальна кількість листів, що відправляються за певний період часу.