Microsoft Outlook 2013 є одним з найпоширеніших поштових клієнтів, який надає можливість управління вашою електронною поштою, контактами і календарем на вашому комп'ютері. Створення нового архіву в Outlook 2013-Це чудовий спосіб організувати свою пошту та звільнити місце на головній поштовій скриньці.
Архів - це спеціальний файл, в якому можна зберігати старі повідомлення, щоб вони не засмічували вашу основну папку вхідних повідомлень. Створення нового архіву в Outlook 2013 може допомогти вам зберегти ваші дані під рукою, але при цьому не закупорювати Вашу поштову скриньку.
Створення нового архіву в Outlook 2013 дуже просто. Все, що вам знадобиться, це дотримуватися кількох простих кроків.
Створення нового архіву в Outlook 2013: основні кроки
Outlook 2013 надає зручний спосіб створення та організації архівів для зберігання та управління електронною поштою, контактами та іншими важливими даними. У цьому посібнику ми розповімо, як створити новий архів у Outlook 2013.
Крок 1: Відкрийте Outlook 2013 на своєму комп'ютері.
Крок 2: У верхньому меню виберіть вкладку "Файл".
Крок 3: У випадаючому меню виберіть "Налаштування облікового запису".
Крок 4: У вікні "Облікові записи" виберіть вкладку "архівування".
Крок 5: Натисніть кнопку "архівувати цю папку та всі підпапки".
Крок 6: Виберіть папку, яку ви хочете архівувати, і вказуйте дату, до якої повинні бути включені повідомлення в архіві.
Крок 7: Вкажіть розташування для нового архіву, вибравши папку на вашому комп'ютері або на мережевому диску.
Крок 8: Натисніть кнопку "OK", щоб завершити процес створення нового архіву.
Тепер у вас є новий архів у Outlook 2013, де ви можете зберігати та керувати електронною поштою та іншими даними. Не забудьте регулярно архівувати свою пошту для більш ефективного управління та організації даних.
Налаштування параметрів нового архіву Outlook 2013
Після створення нового архіву в Outlook 2013 вам може знадобитися налаштувати деякі параметри, щоб оптимізувати процес роботи та управління архівом. У цьому розділі ми розглянемо кілька важливих налаштувань, які можуть бути корисними при використанні нового архіву в Outlook 2013.
1. Налаштування періоду зберігання елементів: Щоб визначити, скільки часу елементи зберігатимуться в архіві, Виконайте ці кроки:
- Клацніть правою кнопкою миші на новому архіві у списку папок Outlook.
- Виберіть "Властивості папки" з контекстного меню.
- У діалоговому вікні виберіть вкладку "обслуговування".
- Налаштуйте параметр "Видалити елементи старше" відповідно до ваших уподобань.
- Натисніть "OK", щоб зберегти зміни.
2. Налаштування папок для архівації: Якщо ви хочете включити або виключити певні папки з архівації, виконайте такі дії:
- Клацніть правою кнопкою миші на новому архіві у списку папок Outlook.
- Виберіть "Властивості папки" з контекстного меню.
- У діалоговому вікні виберіть вкладку "архівування".
- Виберіть потрібні папки, які потрібно включити або виключити з архіву.
- Натисніть "OK", щоб зберегти зміни.
3. Автоматичне виконання архівування: Якщо ви хочете налаштувати автоматичне виконання архівування в Outlook 2013, виконайте такі дії:
- Відкрийте вкладку "Файл" у верхній панелі меню Outlook.
- Виберіть "параметри" у меню, що відкриється.
- У діалоговому вікні виберіть вкладку "поширення".
- Натисніть " Автозавантаження "і виберіть"Автоархівація".
- Налаштуйте параметри автоархівації відповідно до ваших потреб.
- Натисніть "OK", щоб зберегти зміни.
Налаштування параметрів нового архіву в Outlook 2013 дозволить вам краще керувати електронними повідомленнями та файлами, зберігаючи їх у безпечному та організованому місці.
Імпорт даних у новий архів Outlook 2013
Якщо ви створили новий архів у Outlook 2013 і хочете імпортувати дані зі старого архіву чи іншого джерела, Ви можете скористатися вбудованою функцією імпорту даних.
Ось покрокове керівництво щодо імпорту даних у новий архів Outlook 2013:
Крок 1: Відкрийте Outlook 2013 і виберіть вкладку "Файл" у верхній панелі інструментів.
Крок 2: На сторінці " Інформація "натисніть" Відкрити та експортувати " на лівій панелі.
Крок 3: Виберіть "Імпорт / експорт" у списку доступних команд.
Крок 4: У вікні виберіть "Імпорт з інших програм або файлів" і натисніть "Далі".
Крок 5: Виберіть "файли даних Outlook" і натисніть "Далі".
Крок 6: У наступному вікні натисніть "Огляд" і виберіть файл даних, який потрібно імпортувати.
Крок 7: Потім виберіть "замінити дублікати" або "дублікати не замінювати"залежно від ваших уподобань і натисніть "Далі".
Крок 8: У наступному вікні виберіть папку в новому архіві, куди потрібно імпортувати дані, і натисніть "Далі".
Крок 9: Натисніть "Завершити", щоб розпочати імпорт даних до нового архіву Outlook 2013.
Після завершення процесу імпорту, дані будуть доступні в обраній вами папці нового архіву Outlook 2013.
Тепер ви знаєте, як імпортувати дані в новий архів Outlook 2013 і легко перемістити свої дані з одного джерела в інше.
Управління новим архівом в Outlook 2013
Після створення нового архіву в Outlook 2013 у вас буде можливість керувати ним, щоб ефективно зберігати та організовувати свою електронну пошту. Ось кілька корисних порад, які допоможуть вам у цьому процесі:
1. Перенесення листів в архів:
Щоб перемістити лист в новий архів, просто виділіть потрібний лист і перетягніть його в папку з архівом. Ви також можете вибрати лист, клацнути правою кнопкою миші та вибрати опцію "перемістити в папку", а потім вибрати папку з архівом.
2. Створення підпапок в архіві:
Щоб краще організувати свої листи в архіві, ви можете створювати підпапки. Клацніть правою кнопкою миші на папці з архівом і виберіть опцію "Створити папку". Потім введіть назву папки та натисніть клавішу "Enter", щоб створити її.
3. Пошук листів в архіві:
Outlook 2013 надає зручні інструменти для пошуку електронних листів в архіві. Введіть ключові слова в поле пошуку у верхній частині вікна Outlook і виберіть опцію "архів" у розділі "Папки пошуку". Outlook буде шукати електронні листи, що містять вказані ключові слова, лише у вашому архіві.
4. Перегляд листів в архіві:
Щоб переглянути листи, що зберігаються в архіві, просто відкрийте папку з архівом і клацніть на потрібний лист. Ви також можете використовувати інструменти для фільтрації та сортування, щоб швидше знайти потрібний лист.
Дотримуючись цих простих порад, ви зможете ефективно керувати своїм новим архівом у Outlook 2013 та легко знаходити потрібну інформацію у своїй електронній пошті.