Архівування важливих повідомлень і файлів в Outlook 365 є невід'ємною частиною ефективної роботи. Архівування допомагає не тільки звільнити місце в поштовій скриньці, але і зберегти важливу інформацію на випадок втрати або пошкодження даних. У цій статті ми розглянемо покрокову інструкцію, як створити архів в Outlook 365.
Крок 1: Увійдіть у свій обліковий запис Outlook 365 і відкрийте поштову скриньку, яку потрібно архівувати. Переконайтеся, що у вас є права адміністратора або дозволи на доступ до архівування даних.
Крок 2: Натисніть на вкладку "Файл" у верхньому лівому куті екрана. У меню, виберіть "Параметри".
Крок 3: Перейдіть на вкладку "Додатково". У розділі "архівування та автотримання" виберіть "Налаштування архіву".
Крок 4: у вікні "Налаштування архіву" виберіть папку, в якій буде створено архів. Ви можете використовувати існуючу папку або створити нову.
Примітка: При створенні нової папки вкажіть її назву і розташування на вашому комп'ютері.
Крок 5: Встановіть параметри архівування на свій розсуд. Ви можете вибрати, чи зберігати тільки старі елементи або включити в архів всі елементи, які старше зазначеного періоду часу.
Крок 6: Натисніть "OK", щоб зберегти налаштування архівування. Outlook 365 почне створювати архів вибраної папки, переносячи в неї елементи відповідно до вибраних параметрів.
Створення архіву в Outlook 365 допоможе вам ефективно керувати та зберігати важливі повідомлення та файли. Дотримуйтесь цієї покрокової інструкції, щоб створити архів і забезпечити безпеку і доступність ваших даних в Outlook 365.
Підготовка до створення архіву Outlook 365
Перш ніж розпочати створення архіву Outlook 365, важливо виконати кілька підготовчих дій, щоб переконатися, що вся необхідна інформація буде збережена та доступна в майбутньому. Ось кілька кроків, які слід виконати перед створенням архіву:
1. Перевірте підключення до Інтернету: переконайтеся, що ваш пристрій має стабільне підключення до Інтернету, щоб процес створення архіву пройшов без збоїв.
2. Переконайтеся, що у вас є достатньо місця для збереження архіву: перед початком процесу створення архіву переконайтеся, що у вас є достатньо вільного місця на жорсткому диску або в сховищі для збереження всіх даних.
3. Очистіть непотрібні або застарілі повідомлення: перед створенням архіву рекомендується видалити всі непотрібні або застарілі повідомлення з папок в Outlook 365. Це дозволить заощадити місце і спростити процес архівації.
4. Перевірте свою поштову скриньку на наявність вірусів: перед початком процесу створення архіву рекомендується перевірити свою поштову скриньку на наявність вірусів або шкідливих програм. Це допоможе захистити ваш архів і запобігти втраті даних.
Виконуючи всі наведені вище кроки, ви будете готові створити архів Outlook 365 і зберегти свою поштову інформацію в безпечному місці.
Крок 1: отримання прав доступу до архіву
Перед тим, як створити архів Outlook 365, необхідно переконатися, що у вас є права доступу до архіву. Для цього вам знадобляться наступні дії:
| 1. | Запустіть програму Outlook 365 і увійдіть у свій обліковий запис. |
| 2. | Перейдіть на вкладку "Файл" у головному меню Outlook. |
| 3. | У вікні, виберіть пункт "Параметри", щоб відкрити вікно налаштувань Outlook. |
| 4. | У вікні налаштувань виберіть вкладку " Додатково "і натисніть на кнопку"Налаштування архівації". |
| 5. | Переконайтеся, що у вас є права доступу до архіву, зазначивши відповідну опцію в розділі "Налаштування архівації". |
| 6. | Збережіть зміни та закрийте вікно налаштувань. |
Після виконання цих кроків ви матимете права доступу до архіву Outlook 365 і зможете розпочати створення архіву Електронної Пошти.
Крок 2: Вибір методу створення архіву
1. Вбудований інструмент архівації: Цей метод надає простий і зручний спосіб створення архівних копій папок і елементів за вашим вибором, незалежно від оригінального розташування. Для використання цього методу вам буде потрібно виконати наступні дії:
- Відкрийте Outlook 365 і виберіть папку або елементи, які потрібно архівувати.
- Клацніть правою кнопкою миші на вибраних папках або елементах і виберіть "архівувати".
- Виберіть місце, де ви хочете зберегти архівну копію, і натисніть "ОК".
- Outlook 365 автоматично створить архівну копію вибраних папок та елементів та збереже їх у вказаному місці.
2. Включення папки архіву у файл даних Outlook: Цей метод дозволяє включити папку архіву у ваш основний файл даних Outlook, щоб ви мали доступ до архівованих елементів у програмі Outlook. Для використання цього методу вам буде потрібно виконати наступні дії:
- Відкрийте Outlook 365 і виберіть "Файл" у верхньому лівому куті.
- Виберіть "параметри" у спадному меню.
- У вікні " Параметри Outlook "виберіть" розширені " вкладку.
- Знайдіть розділ "експорт та імпорт" і виберіть "Експорт у файл".
- Виберіть " експортувати у файл даних Outlook "і натисніть"Далі".
- Виберіть папку архіву, яку ви хочете включити, і вкажіть місце збереження файлу даних Outlook.
- Натисніть "OK", щоб завершити процес включення папки архіву у файл даних Outlook.
Виберіть найбільш зручний для вас метод і продовжуйте наступним кроком.
Крок 3: створення порожнього архіву
Після того, як ви налаштували параметри архівування та вибрали папку для зберігання архівних даних, ви можете перейти до створення порожнього архіву в Outlook 365. Це дозволить вам почати зберігати важливі листи і дані в спеціальній папці, при цьому звільняючи місце в основній поштовій папці.
Для створення порожнього архіву виконайте наступні дії:
- Відкрийте Outlook 365 і виберіть вкладку "Файл" у верхній лівій частині екрана.
- У меню, виберіть " Параметри "і перейдіть на вкладку"Додатково".
- У розділі "архівування та очищення" натисніть на кнопку "архівувати зараз".
- У вікні виберіть папку, в яку ви хочете зберегти архівні дані.
- Переконайтеся, що опція " створити порожній файл .PST " обрана, і натисніть кнопку "ОК".
- Після завершення цього процесу в Outlook 365 буде створена папка з назвою архівного файлу .pst.
Тепер ви створили порожній архів у Outlook 365 і готові почати переміщувати електронні листи та дані до цієї папки. Якщо ви хочете зберігати листи автоматично, налаштуйте параметри архівування відповідно до ваших уподобань перед переходом до наступного кроку.
Крок 4: імпорт даних в архів
Після того, як ви створили порожній архів для збереження даних з Outlook 365, перед вами стоїть завдання імпортувати свої дані в архів. Це дозволить вам зберегти їх у безпеці та звільнити місце в поштовій скриньці.
Для імпорту даних в архів Outlook 365 ви можете скористатися вбудованим інструментом Outlook під назвою "Імпорт/Експорт". Виконайте ці кроки, щоб успішно імпортувати свої дані:
- Відкрийте Outlook 365 і виберіть вкладку "Файл".
- У випадаючому меню, виберіть "Відкрити і експортувати".
- Виберіть "Імпорт / експорт" зі списку опцій.
- У вікні виберіть "Імпортувати з іншої програми або файлу" і натисніть кнопку "Далі".
- Виберіть " файл даних Outlook (.pst) "і натисніть кнопку"Далі".
- Натисніть на кнопку "Огляд" і знайдіть файл даних Outlook, який ви хочете імпортувати в свій архів.
- Виберіть, які елементи даних потрібно імпортувати (наприклад, електронні листи, контакти, календарі) та натисніть кнопку "Далі".
- Виберіть папку в архіві, куди потрібно імпортувати свої дані, і натисніть кнопку "Завершити".
- Зачекайте, поки Outlook завершить процес імпорту даних.
- По закінченню імпорту, ваші дані будуть додані в архів Outlook 365.
Тепер у вас є повний архів ваших даних з Outlook 365, який ви можете використовувати для резервного копіювання, передачі або збереження в безпеці.
Крок 5: завершення процесу створення архіву
Після того, як Ви вказали всі налаштування і вибрали папки для архівування, залишилося тільки завершити процес створення архіву в Outlook 365. Щоб це зробити, дотримуйтесь цих простих кроків:
- Перевірте вказані Налаштування. Переконайтеся, що ви правильно вибрали папки, які потрібно архівувати, і встановіть потрібні параметри архівації.
- Натисніть кнопку "Створити архів". Outlook 365 розпочне процес архівування вибраних папок та всіх їх вмісту.
- Дочекайтеся завершення процесу. Час, необхідний для завершення архівації, залежить від обсягу даних і швидкості вашого інтернет-з'єднання.
- Після завершення архівації, вам буде запропоновано зберегти створений архів на вашому комп'ютері. Ви можете вибрати шлях для збереження архіву і призначити йому ім'я.
- Натисніть кнопку "Зберегти", щоб завершити процес і зберегти архів на комп'ютері.
Поздоровляю! Ви успішно створили архів Outlook 365. Тепер ви можете зберегти цей архів у безпечному місці або передати його колегам або консультантам, якщо це необхідно. Не забудьте переконатися, що ви створили резервні копії важливих даних, перш ніж видаляти або переміщувати папки в Outlook 365.