У житті кожного HR-фахівця існує ймовірність зіткнутися з ситуацією, коли співробітник принесе дві трудові книжки. Це може створити певні труднощі в процесі обліку трудового стажу та оформлення документів. У даній статті ми розглянемо, що слід зробити в подібній ситуації і які практичні рекомендації можна дати співробітнику і компанії.
Першим кроком, коли співробітник приніс дві трудові книжки, є проведення уважної перевірки документів. Необхідно переконатися, що обидві трудові книжки відносяться до даного співробітника, і що вони повністю і правильно заповнені. Якщо виявлені будь-які розбіжності в даних або підписах, слід звернутися до співробітника для отримання пояснень і виправлення помилок.
Далі рекомендується зв'язатися з попередніми роботодавцями співробітника для уточнення інформації про його трудовий стаж. Використовуйте всі доступні контактні дані, включаючи телефони та електронну пошту, для зв'язку з минулими місцями роботи. Уточніть дані про періоди роботи, займані посади та інші відомості, які відображені в трудових книжках. Це допоможе скласти повне і достовірне уявлення про трудове минуле співробітника.
Після проведення перевірки та збору всіх необхідних даних, слід вирішити, яка з двох наданих трудових книжок буде основною. Основна трудова книжка повинна бути облікової для компанії, а друга – архівної, зберігатися для збереження і використовуватися тільки в разі потреби. Співробітнику слід повідомити про прийняте рішення і обгрунтувати його, щоб уникнути непорозумінь і невдоволення з боку співробітника.
Виникає проблема
Ситуація: Коли співробітник приніс дві трудові книжки, виникає проблема у визначенні правильності інформації про його попередньому трудовому стажі і документованої роботи. Це може привести до ускладнень при оформленні нового трудового договору і розрахунку соціальних пільг, таких як додаткова відпустка, в разі, якщо ці дані будуть використовуватися не коректно або неправильно.
Рішення: Для вирішення цієї проблеми необхідно провести огляд і порівняння двох представлених трудових книжок з метою встановлення їх справжності і зіставлення інформації. При цьому слід звернути увагу на дати видачі та проставлені візи роботодавців, щоб з'ясувати, чи є перекриття за періодами роботи і правильно визначити тривалість трудового стажу.
Також можливе звернення до територіального органу Федеральної служби зайнятості за місцем останньої реєстрації працівника для уточнення інформації про місця його попередньої роботи. Даний орган є компетентним в отриманні підтвердження від попередніх роботодавців на підставі поданих трудових книжок.
У разі, якщо залишається сумнів у достовірності поданих документів, слід звернутися до органів внутрішніх справ для участі відповідних експертів у встановленні їх справжності. Це допоможе уникнути можливих претензій або відповідальності роботодавця за використання фальсифікованих документів.
Що робити, якщо співробітник приніс кілька трудових книжок?
У разі, коли співробітник приніс кілька трудових книжок, необхідно встановити причину такого дублювання документа. Існує кілька можливих ситуацій, які можуть пояснити наявність декількох трудових книжок:
- Одна з варіантів-це можливість, що у співробітника дійсно може бути кілька трудових книжок. Наприклад, в разі, якщо співробітник неодноразово змінив роботу, кожен раз отримуючи нову трудову книжку від попереднього роботодавця.
- Інша можливість полягає в тому, що співробітник міг випадково забути здати попередню трудову книжку і отримати нову при влаштуванні на нову роботу.
- Також можливі випадки, коли співробітник має кілька трудових книжок у зв'язку з наявними у нього публічними службами або різними професіями.
Необхідно провести ретельну перевірку кожної трудової книжки і встановити правильну послідовність записів для формування єдиної трудової історії співробітника. Для цього може знадобитися звернення до попередніх роботодавців із запитом на надання інформації про співробітника і його роботі в організації.
У разі виявлення дубліката, рекомендується простежити за тим, яка з трудових книжок має найбільш повну і правильну інформацію про трудову діяльність співробітника. Цю книжку слід визнати основною, а решта – дублікатами. Далі, потрібно внести відповідну позначку про це в дублікати трудових книжок і попередити співробітника про те, що використання копій книжок може привести до негативних наслідків.
При оформленні нового запису в трудовій книжці співробітника, слід грунтуватися на основній, визнаної правильної трудовій книжці. В такому випадку, все нові записи повинні бути зроблені тільки в основній книжці. Дублікати ж трудових книжок необхідно залишити в архіві і при необхідності надати їх за запитом контролюючих органів або організації, в яких співробітник працював раніше.
Роботодавець також повинен інформувати співробітника про проведену перевірку і прийнятої рішення щодо дублювання трудових книжок із зазначенням причин і дій, які будуть зроблені. Дана інформація повинна бути оформлена в письмовому вигляді і підписана керівником організації. Такий підхід допоможе уникнути можливих претензій або суперечок в майбутньому.
Чому співробітник може мати дві трудові книжки?
Однією з причин може бути перехід співробітника на нову посаду або зміна умов роботи. У таких випадках працівник має право отримати нову трудову книжку, щоб відобразити зміни у своїй трудовій історії. Така ситуація може виникнути при підвищенні, зміні посади, зміні окладу або зміні місця роботи.
Ще однією причиною може бути зміна роботодавця. Якщо співробітник йде з однієї організації і приймається на роботу в іншу, він може взяти з собою свою стару трудову книжку. У новій організації буде створена нова трудова книжка, і в ній відіб'ються всі наступні роботи співробітника.
Також можливий випадок, коли працівник загубив свою трудову книжку і звернувся до установи, щоб оформити дублікат. У цьому випадку він отримає нову трудову книжку, з усіма попередніми записами.
Деякі співробітники можуть мати дві трудові книжки через порушення власних правил. Наприклад, вони можуть самостійно завести нову трудову книжку в іншій організації, не повідомивши колишніх роботодавців про свої дії. Такий крок може бути обумовлений бажанням приховати певну трудову історію від нового роботодавця.
Однак варто зазначити, що мати дві трудові книжки є порушенням закону і може тягти за собою адміністративну та кримінальну відповідальність. Працівнику, що приносить дві трудові книжки, слід повідомити про таке порушення і його наслідки.
Рішення з прикладами
Якщо співробітник приніс дві трудові книжки, слід провести наступні дії:
1. Уважно вивчіть обидві трудові книжки. Основна мета-перевірити, що документи відповідають реальним фактам зайнятості співробітника і не є підробленими.
2. Порівняйте дані в обох трудових книжках. Зверніть увагу на збіги та розбіжності в інформації про місця роботи, посади, дату найму та звільнення, а також заохочення та нагороди. Якщо є розбіжності, попросіть працівника пояснити причини.
3. Зверніться до юридичних фахівців для консультації. Якщо вам потрібна додаткова експертна допомога у вирішенні ситуації, зверніться до юридичних фахівців або кадрових агентств, що спеціалізуються на ділових і трудових питаннях.
4. Проведіть внутрішнє розслідування. Якщо є сумніви щодо правдивості поданих документів, проведіть внутрішнє розслідування, обговоріть ситуацію з іншими співробітниками або супервайзерами, щоб встановити факти.
5. Прийміть рішення на основі зібраної інформації. Якщо ви переконалися в справжності однієї з трудових книжок, прийміть цю версію як основну. Якщо є значні розбіжності між документами, зверніться до юриста для подальших дій.
Наведемо деякі приклади, які можуть допомогти розібратися в ситуації:
- Співробітник приніс дві трудові книжки з інформацією про роботу на різних підприємствах. В одній трудовій книжці зазначено, що співробітник працював на попередньому місці роботи кілька років, а в іншій книжці вказана більш коротка тривалість роботи. В такому випадку, проясніть причини розбіжності і попросіть надати підтверджуючі документи.
- Співробітник приніс дві трудові книжки з ідентичною інформацією. Це може бути прийнятно, якщо співробітник помилково отримав дві однакові книжки. Попросіть працівника пояснити цю ситуацію та надати пояснювальну записку від попереднього роботодавця.
- Співробітник приніс дві трудові книжки з дуже малим часом роботи на кожному підприємстві. У такому випадку, можливо, співробітник змінив кілька робіт за короткий період часу. Уважно вивчіть дати прийому і звільнення, щоб встановити причини таких частих змін робіт.
Важливо вирішити цю ситуацію з урахуванням всіх фактів і документів, що допоможе запобігти можливим спорам співробітника і мінімізувати ризики для компанії.