Особиста справа співробітника є одним з важливих інструментів в управлінні персоналом. У ньому міститься інформація, яка дозволяє оцінити професійні якості та особисті характеристики співробітника. Однак, щоб підтримувати особисту справу актуальним і корисним, необхідно знати, що саме можна зберігати в ньому.
Перелік документів та інформації, який може міститися в особовій справі, включає різні категорії даних. По-перше, це документи, що підтверджують особу співробітника: паспортні дані, копія паспорта і т. д. по-друге, це трудові документи: трудова книжка, контракт, документи про прийом на роботу, зміну умов праці, професійну перепідготовку і т. д.
В особовій справі також можуть бути документи, що підтверджують освіту та кваліфікацію співробітник. Це можуть бути атестати, дипломи, сертифікати, свідоцтва про проходження курсів та ін. важливо також зберігати відгуки та рекомендації колег, керівників, клієнтів, а також нагороди та подяки за професійні досягнення. Ці документи дозволяють отримати уявлення про професійний потенціал співробітника.
Що міститься в особовій справі співробітника
В особовій справі співробітника зазвичай містяться наступні документи та інформація:
- Анкетні дані: прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце народження, громадянство, контактна інформація та інше;
- Копії документів: паспорт, трудова книжка, дипломи, свідоцтва, довідки та ін.;
- Трудовий договір: ув'язнений між працівником та роботодавцем;
- Первинна медична документація: медична книжка, довідки про проходження медичних оглядів та щеплення;
- Документи про освіту: дипломи про здобуті освітні ступені та кваліфікації;
- Документи про досвід роботи: трудова книжка, довідки, рекомендації та ін.;
- Інформація про стан здоров'я: результати медичних оглядів, довідки про вагітність та ін.;
- Особисте фото: фотографія працівника для ідентифікації;
- Документи про відрядження: накази про відрядження, звіти та ін.;
- Документи про нагородження: грамоти, сертифікати, дипломи та інше;
- Трудові відносини: відомості про посаду, оклад, стаж, премії, звільнення і т. д.;
- Додаткова інформація: всі інші документи і відомості, що відносяться до трудової діяльності співробітника.
Всі документи та інформація, що містяться в особовій справі співробітника, є конфіденційними і повинні бути збережені з дотриманням вимог щодо захисту персональних даних.
Персональні дані співробітника
| Назва | Опис |
|---|---|
| Прізвище | Прізвище співробітника вказується для ідентифікації та контакту. |
| Ім'я | Ім'я співробітника вказується разом з прізвищем для повної ідентифікації. |
| По батькові | По батькові співробітника може бути вказано для більш точної ідентифікації. |
| Дата народження | Дата народження співробітника необхідна для підтвердження віку і визначення дати початку і закінчення трудового договору. |
| Стать | Стать працівника може знадобитися для статистичного аналізу або визначення прав та привілеїв. |
| Адрес | Адреса співробітника вказується для зв'язку і в разі необхідності направлення офіційних документів. |
| Контактні дані | Номер телефону та адреса електронної пошти співробітника необхідні для оперативного зв'язку та інформаційної взаємодії. |
| Паспортні дані | Серія і номер паспорта співробітника повинні бути відомі для оформлення документації. |
| СНІЛС | Номер СНІЛС (Страхового номера індивідуального особового рахунку) може знадобитися для трудової участі та страхування. |
Недотримання конфіденційності персональних даних може спричинити юридичні наслідки, тому обробка, зберігання і доступ до подібної інформації повинні здійснюватися з обережністю і дотриманням всіх вимог законодавства і політики організації.
Трудовий договір працівника
Трудовий договір повинен містити наступну інформацію:
- Найменування організації та відомості про роботодавця;
- ПІБ співробітника і його персональні дані;
- Дата початку дії трудового договору;
- Умови праці: Посада співробітника, його функціональні обов'язки, графік роботи, режим робочого часу;
- Розмір заробітної плати та порядок її виплати;
- Термін дії трудового договору (якщо передбачений).
Також в трудовому договорі можуть міститися додаткові умови, наприклад, про секретність інформації, зобов'язання не конкурувати з роботодавцем та інші правила, встановлені організацією.
Зберігання копії трудового договору в особовій справі співробітника дозволяє обом сторонам мати документальне підтвердження умов їх Угоди, а також є основою для вирішення спірних питань, які можуть виникнути в трудових відносинах.
Документи про проходження випробувального терміну
При прийомі на роботу співробітника може бути встановлений випробувальний термін, протягом якого роботодавець і співробітник можуть оцінити взаємну сумісність і прийнятність умов роботи.
В особовій справі співробітника повинні бути включені наступні документи, пов'язані з проходженням випробувального терміну:
- Заява співробітника про проходження випробувального терміну;
- Розпорядження роботодавця про призначення випробування;
- Трудовий договір із зазначенням терміну випробування;
- Протоколи оцінки результатів роботи співробітника протягом випробувального терміну;
- Оцінка керівника про проходження випробувального терміну;
- Додаткові матеріали і документи, пов'язані з процедурою проходження випробування.
Правильне і повне зберігання зазначених документів про проходження випробувального терміну в особовій справі співробітника є важливою юридичною вимогою, яка дозволяє мати достовірні дані про працівника і захищає інтереси як співробітника, так і роботодавця.
Табель робочого часу співробітника
Табель робочого часу може включати наступні дані:
- Дата і день тижня - вказується точна дата і відповідний день тижня, щоб мати повне уявлення про відпрацьовані дні;
- Час приходу і відходу - відображає точний час початку і закінчення робочого дня, дозволяє контролювати дотримання встановленого графіка роботи;
- Тривалість робочого часу - дозволяє розрахувати загальну відпрацьовану тривалість часу, а також враховувати понаднормові години;
- Звіти про прогули та відсутність - вказується інформація про дні, коли співробітник не з'явився на роботу з причин, передбачених законодавством або угодою;
- Звіти про відпустки та лікарняні листи - відображаються дані про дні, коли співробітник був у відпустці або на лікарняному;
- Коментарі та підписи - у даній секції можна залишити коментарі щодо відпрацьованого часу або іншої важливої інформації, а також вказати підпис співробітника і керівника.
Табель робочого часу надає основу для розрахунку заробітної плати, ведення кадрового обліку та контролю дотримання законодавства в галузі праці та зайнятості.
Важливо: даний документ повинен зберігатися в особовій справі співробітника згідно з встановленими порядками і термінами зберігання документації.
Документи про нарахування та виплату заробітної плати
До таких документів належать:
- Трудовий договір - основний документ, який регулює умови праці та містить інформацію про розмір заробітної плати та порядок її нарахування та виплати;
- Розрахункові листи - документи, що містять інформацію про нараховану заробітну плату за певний період часу, а також про відрахування та утримання;
- Накази про нарахування заробітної плати - документи, що видаються роботодавцем співробітнику, які підтверджують нарахування заробітної плати із зазначенням суми та періоду нарахування;
- Договори про виплату премій - документи, що регламентують порядок нарахування та виплати премій, а також умови та критерії їх отримання;
- Довідки про доходи та податки - документи, що видаються роботодавцем співробітнику для надання в податкові органи та інші установи;
- Копії платіжних доручень і прибуткових касових ордерів - документи, що підтверджують факт виплати заробітної плати співробітнику;
- Документи про виплату допомоги та компенсацій - документи, що підтверджують розмір і порядок виплати різних видів допомоги і компенсацій (наприклад, лікарняних листів, довідок про виплату відпускних і ін.);
- Документи про утримання та відрахування - документи, що відображають інформацію про утримання та відрахування із заробітної плати працівника (податки, пенсійні внески, судові рішення та ін.);
- Судові рішення та виконавчі документи - документи, пов'язані з можливими судовими розглядами та стягненням заборгованостей по заробітній платі.
Всі перераховані документи є важливими для зберігання в особовій справі співробітника, оскільки вони підтверджують нарахування та виплату заробітної плати, а також служать основою для можливих контрольно-наглядових органів і перевірок.
Медичні документи працівника
В особисту справу співробітника також можуть бути включені медичні документи, які пов'язані з його станом здоров'я, проходженням медичних оглядів і обстежень.
У цей розділ можуть входити наступні документи:
- Копія медичної карти співробітника, що містить інформацію про його анамнезі, діагнозі, перенесених захворюваннях і операціях;
- Результати медичних оглядів і обстежень, проведених в рамках періодичного медичного огляду або з поважної причини;
- Медичні висновки та довідки, видані лікарями або медичними установами;
- Рецепти на лікарські засоби, якщо їх надання потрібно в рамках роботи співробітника;
- Документи, пов'язані з лікувально-профілактичними заходами, що проводяться в організації;
- Інші медичні документи, які можуть бути необхідні для здійснення заходів з охорони праці та забезпечення безпеки і здоров'я співробітників.
Важливо врахувати, що зберігання та обробка медичних документів співробітника повинні здійснюватися відповідно до чинного законодавства, що передбачає охорону медичної таємниці та забезпечення конфіденційності особистої інформації працівника.
Документи про відпустки та відрядження
В особовій справі співробітника слід зберігати документи та інформацію, пов'язані з його відпустками і відрядженнями.
Документи про відпустки:
- Заява про надання відпустки;
- Наказ про надання відпустки;
- Довідка про використання відпустки;
- Документи, що підтверджують оплату відпускних;
- Документи, пов'язані з перенесенням відпустки або її скасуванням;
- Документи про використання додаткових відпусток;
- Документи про відшкодування невикористаної відпустки.
Документи про відрядження:
- Заявка на відрядження;
- Наказ про направлення у відрядження;
- Розпорядження про витрати на відрядження;
- Витратні документи, пов'язані з відрядженням;
- Довідка про виконання розпорядження про відрядження;
- Документи, що підтверджують повернення з відрядження;
- Документи, пов'язані зі зміною умов відрядження;
- Документи про відшкодування витрат по відрядженню.
Дані документи допомагають контролювати використання відпусток і відряджень, а також забезпечують документальне підтвердження всіх процесів, пов'язаних з цими заходами.
Довідки та сертифікати співробітника
В особовій справі співробітника можуть зберігатися різні довідки та сертифікати, що підтверджують його знання, навички та професійний розвиток. Ці документи можуть бути важливими для роботодавця при оцінці компетенцій співробітника і його кваліфікації.
Серед довідок і сертифікатів, які можуть бути включені в особисту справу співробітника, можуть бути:
- Довідка про проходження навчання: видається після проходження навчальної програми або курсу. Ця довідка може містити інформацію про теми навчання, тривалість курсу та отримані знання.
- Довідка про мовні навички: може підтверджувати знання певної іноземної мови та її рівень володіння (наприклад, за міжнародною шкалою володіння іноземними мовами).
- Сертифікати про проходження кваліфікаційних іспитів: видається після успішного проходження кваліфікаційного іспиту, який підтверджує певний рівень професійних знань.
- Сертифікати про участь у конференціях та семінарах: підтверджують участь співробітника в заходах, пов'язаних з його професійною діяльністю. Ці сертифікати можуть свідчити про його активність та зацікавленість у навчанні та розвитку.
- Довідки про трудову діяльність: можуть надаватися попередніми роботодавцями і містити інформацію про попередні місця роботи, посади, періоди зайнятості та оцінку професійних якостей співробітника.
Зазначені документи можуть бути корисними при проходженні співбесід, розробці плану розвитку кар'єри, оцінці професійного зростання співробітника і визначенні причин підвищення або звільнення.
Документація про навчання та підвищення кваліфікації
Документація про навчання може включати наступну інформацію:
- Курси та семінари: назва курсу або семінару, дати і тривалість навчання, навчальний заклад або організацію, яка провела навчання.
- Сертифікати та дипломи: інформація про отримані сертифікати або дипломи, їх назви, дати отримання, навчальний заклад, що видав документ
- Онлайн-навчання: вказівка на пройдені онлайн-курси або тренінги, із зазначенням назви, дати проходження і організацію, яка проводила навчання.
Ця документація дозволяє відстежувати активність співробітника в процесі освоєння нових знань і навичок, а також придбання додаткових кваліфікацій. Більш того, наявність документів про навчання може бути корисним при атестації співробітника на підвищення або при прийнятті рішення про надання йому нових можливостей.
Якщо в архіві особової справи співробітника є необхідна документація про навчання і підвищення кваліфікації, даний співробітник зазвичай оцінюється вище, так як це говорить про його прагнення до самовдосконалення і готовності розвиватися в своїй професійній сфері.
Документи про звільнення співробітника
При звільненні співробітника в його особисту справу необхідно включити наступні документи:
- Заява працівника про звільнення.
- Службова записка про припинення трудового договору.
- Трудовий договір (внесення змін, припинення).
- Розрахунковий лист про виплату допомоги при звільненні (якщо є).
- Протокол зборів, на якому прийнято рішення про звільнення (якщо необхідно).
- Документи, що підтверджують причину звільнення (наприклад, медичні висновки або судові рішення).
- Повідомлення про звільнення.
- Копія наказу про звільнення.
- Квитанція про повернення майна фірми (якщо є).
- Характеристика співробітника при звільненні.
- Особиста справа співробітника з відміткою про звільнення.
Всі зазначені документи необхідно зберігати у відповідних розділах особової справи співробітника згідно з встановленими Правилами зберігання документації. Це дозволить зберегти необхідну інформацію і полегшити облік кадрів в організації.