Одним із способів підвищення ефективності роботи з електронними таблицями в Excel є використання випадаючого списку в комірці. Цей простий і зручний засіб дозволяє обмежити вибір користувачів, що допомагає уникнути помилок при введенні даних. За допомогою списку можна створювати шаблони, форми, вводити довідкові дані та інші сценарії використання.
Створення випадаючого списку в Excel досить просто. Для цього потрібно виділити діапазон осередків, в яких повинен бути розміщений список, потім відкрити властивості форматування даних і вибрати пункт «список» або «список, що випадає». Після цього можна вказати джерело даних для списку, вибравши потрібний діапазон в іншому місці таблиці або в іншому аркуші книги Excel.
Після створення випадаючого списку користувачі можуть вибирати значення лише із заздалегідь визначеного набору один або кілька елементів. Це допомагає уникнути помилок при введенні і максимально спрощує роботу з даними в Excel. Крім того, можна додати інформативні повідомлення і валідацію даних, щоб підвищити зручність і точність використання списку.
Як створити випадаючий список в Excel?
Excel надає можливість створення випадаючого списку, який дозволяє вибрати певне значення із заздалегідь визначеного набору. Це дуже корисна функція, яка може використовуватися в різних ситуаціях, таких як заповнення форм, звітів або таблиць.
Створення випадаючого списку в Excel можна виконати за допомогою інструменту даних під назвою "Перевірка даних". Виконайте наведені нижче кроки, щоб створити списки вибору у своїй таблиці:
- Виберіть клітинку або діапазон комірок, де ви хочете створити випадаючий список.
- На панелі інструментів виберіть вкладку "Дані".
- У групі " інструменти даних "натисніть на кнопку"Перевірка даних".
- Відкриється діалогове вікно "Перевірка даних".
- На вкладці " Налаштування "виберіть" Список "у випадаючому списку"дозволити".
- У полі "джерело" введіть список значень, які повинні бути доступні для вибору, розділяючи їх комами.
- Якщо необхідно, встановіть прапорець "повідомлення в комірці" і введіть текст повідомлення, який буде відображатися при виборі комірки з випадаючим списком.
- Якщо потрібно, поставте прапорець "попередження у разі недійсного введення" та введіть текст попередження, який відображатиметься, якщо користувач введе значення, що не входить до списку.
- Натисніть на кнопку "OK", щоб застосувати зміни і закрити діалогове вікно"Перевірка даних".
Тепер, коли ви виберете клітинку зі спадним списком, вам буде доступний список значень, які ви вказали в Налаштуваннях. Користувач зможе вибрати лише ці значення і не зможе ввести будь-яке інше значення.
Таким чином, створення випадаючого списку в Excel може бути дуже корисним інструментом для обмеження доступу до певних значень та забезпечення належного заповнення даних.
Крок 1: Виберіть клітинку для списку
Перед тим як створювати список, що випадає, потрібно вибрати осередок, в яку буде розміщено це спискове поле. Для вибору комірки:
- Відкрийте Excel і відкрийте потрібний аркуш;
- Перейдіть до потрібної комірки, клацнувши на ній або навігуючи за допомогою клавіш зі стрілками;
- Переконайтеся, що вибрана комірка порожня або не містить інформації, яку ви не хочете перезаписувати;
- Якщо клітинка вже містить інформацію, скористайтеся копіюванням і вставкою в інший діапазон;
- Після вибору осередку, на наступних кроках будуть представлені способи створення списку.
Крок 2: Відкрийте вкладку "Дані" в меню Excel
Після того, як ви відкрили Excel і створили нову книгу або відкрили існуючу, вам потрібно перейти на вкладку "Дані" у верхній частині меню Excel. Вона знаходиться між вкладками "Перегляд" і "інсерт".
Якщо вкладка "дані" у вас не відображається, перевірте, що ви перебуваєте в правильно обраній книзі Excel. Іноді може траплятися ситуація, коли відкрита інша книга, і вкладка "дані" може бути недоступною.
Перейшовши на вкладку "Дані", ви побачите різні інструменти та функції, пов'язані з обробкою та аналізом даних у Excel. Це включає інструменти для імпорту та експорту даних, фільтрування даних, сортування, видалення дублікатів тощо.
Також на вкладці "Дані" ви знайдете інструменти для створення випадаючого списку в комірці, яку потрібно налаштувати. Випадаючий список дозволяє обмежити користувальницький вибір певними значеннями і спростити введення даних.
Тепер, коли ви відкрили вкладку "Дані", ви готові перейти до наступного кроку Налаштування випадаючого списку в Excel.
Крок 3: Натисніть на кнопку "Перевірка даних"
Після того як ви створили список, що випадає в комірці, необхідно перевірити дані, щоб переконатися, що вони відповідають заданим умовам. Для цього потрібно натиснути на кнопку "Перевірка даних".
Кнопка " Перевірка даних "знаходиться на панелі інструментів вкладки"дані". Щоб її знайти, відкрийте Excel і перейдіть на вкладку "Дані". Потім знайдіть панель інструментів і зверніть увагу на кнопку з назвою "Перевірка даних".
Після того, як ви натиснули на кнопку "Перевірка даних", Excel виконає перевірку даних в комірці, про яку ви вибрали в випадаючому списку. Якщо дані введені коректно, Excel не виникне помилку і дані будуть прийняті. Але якщо дані не відповідають заданим умовам, Excel видасть повідомлення про помилку і не прийме дані.
Перевірка даних дуже корисна, оскільки дозволяє гарантувати правильність інформації, введеної в клітинку. Це особливо важливо, якщо дані будуть використовуватися для подальшої обробки або аналізу.
Тепер, коли ви знаєте, як перевірити дані після створення випадаючого списку, ви можете приступити до використання цього інструменту для більш ефективної роботи з Excel.