В сучасних організаціях регулярно виникає ситуація, коли співробітникам необхідно видати суму під звіт. Це може бути пов'язано з витратами на відрядження, купівлю офісного обладнання або оплату інших невідкладних витрат, які вимагають фінансування. У таких випадках організація повинна мати чітку процедуру та визначені способи, які дозволять видати співробітнику необхідну суму та забезпечити її звітність. У даній статті ми розглянемо ефективні способи організації видачі суми під звіт, які допоможуть бізнесу бути прозорим і контрольованим.
Одним з основних способів видачі співробітнику суми під звіт є використання касових операцій. Касові операції дозволяють фіксувати всі рухи грошей в організації і надавати більш детальну інформацію про витрати співробітника. Для цього необхідно мати спеціальний касовий журнал, в якому фіксуються всі операції по видачі та повернення суми під звіт. Це дозволяє контролювати витрати, а також відстежувати точність звітності працівника.
Ще одним ефективним способом є використання службових банківських карток. Банківська картка надає можливість працівникові використовувати суму під звіт без необхідності безпосередньої видачі грошей. Крім того, такий спосіб дозволяє автоматично фіксувати всі транзакції, що значно полегшує процес звітності та контролю за витратами працівника.
Важливо зазначити, що незалежно від вибраного способу видачі суми під звіт, необхідно мати чітку процедуру її оформлення та розрахунку. Це включає в себе заповнення спеціальної заявки на отримання суми під звіт, а також надання підтверджуючих документів про доцільність витрат. Такий підхід дозволить уникнути можливих зловживань та забезпечити прозорість фінансових операцій в організації.
Заявка на отримання суми під звітУ цьому розділі ви знайдете інформацію про те, як правильно оформити заявку на отримання співробітником суми під звіт в організації.Для початку, співробітник повинен скласти заяву, в якій вказати наступну інформацію:ПІП співробітника;Дата та час подачі заявки;Сума, яку співробітник запитує під звіт;Причина запиту суми;Термін, протягом якого співробітник має намір використати запитувану суму;Реквізити для переведення коштів.Потім, заповнену заяву слід передати у фінансовий відділ організації. Залежно від робочого процесу, заяву можна передати як особисто, так і через електронну пошту або спеціалізовану систему управління документами.Фінансовий відділ проводить перевірку заявки, що включає:Перевірку правильності заповнення заяви;
За результатами перевірки фінансовий відділ приймає рішення по заявці. Якщо заявка схвалена, працівнику видається сума під звіт. Зазвичай, сума надається протягом визначеного терміну, зазначеного в заяві.
Якщо заявка відхилена, фінансовий відділ повинен повідомити працівника про це та пояснити причину відмови.
Важливо пам'ятати, що отримана сума повинна використовуватися працівником тільки для цілей, зазначених у заяві. По закінченні терміну працівник зобов'язаний представити звіт про витрати отриманих коштів. Фінансовий відділ проводить перевірку звіту та вживає відповідних заходів у разі виявлення порушень.
Ефективне оформлення заявки на отримання суми під звіт дозволяє спростити процес видачі коштів співробітнику та забезпечити прозорість використання бюджету компанії.Процедура заповнення заявкиДля того, щоб правильно оформити заявку на отримання суми під звіт, необхідно дотримуватись певної процедури. Ось кроки, які потрібно виконати:1. Увійдіть у систему обліку співробітників та звітності.2. Знайдіть розділ "Заявки на суми під звіт".3. Натисніть кнопку "Створити нову заявку".4. Введіть необхідну інформацію: дату, суму, мету використання грошей, терміни тощо.5. Додайте всі необхідні документи, що підтверджують потребу отримання суми під звіт.6. Перевірте правильність заповнених даних та натисніть кнопку "Відправити заявку".7. Дочекайтеся підтвердження про отримання заявки та суми під звіт.Ці прості кроки допоможуть вам правильно та ефективно заповнити заявку на отримання суми під звіт в організації.Основні вимоги до заявкиДля того щоб співробітнику була виділена сума під звіт, необхідно надати відповідну заявку. У заявці слід вказати таку інформацію:ПІБ співробітника - повністю вказується прізвище, ім'я та по батькові співробітника, якому потрібно виділити суму під звіт;Мета видачі - у заявці необхідно вказати мету, для якої співробітник хоче отримати суму під звіт. Мета повинна бути обґрунтованою та відповідати бізнес-завданням компанії;Сума - вказується сума, яку співробітник просить виділити під звіт. Сума повинна бути обґрунтованою та відображати реальні витрати на виконання завдання;Терміни - у заявці слід вказати терміни, в які співробітник плануєвиконати завдання та повернути гроші компанії. Термін має бути реалістичним та відповідати часовим рамкам бізнес-процесів;Документи- співробітник має прикріпити всі необхідні документи, які підтверджують необхідність видачі суми під звіт. Це можуть бути квитанції, рахунки, договори та інші офіційні документи;Підпис керівника- заявку має підписати керівник або уповноважена особа. Підпис необхідний для підтвердження узгодженості та дотримання процедурного порядку.Зверніть увагу, що невиконання хоча б одного з перерахованих вимог може призвести до відмови у видачі суми під звіт.