Спискова та явочна чисельність персоналу - поняття, широко використовувані в сфері управління людськими ресурсами. Вони допомагають організаціям оптимізувати та контролювати чисельність свого персоналу, щоб досягти ефективної роботи.
Спискова чисельність персоналу представляє собою плановий показник, який вказує на загальну кількість співробітників, які повинні бути на робочому місці в певний момент часу. Цей показник базується на потребах і вимогах організації, а також враховує обсяг роботи, який необхідно виконати.
Явочна чисельність персоналу, з іншого боку, вказує на фактичну кількість співробітників, які присутні на робочому місці в даний момент часу. Цей показник може бути використаний для оцінки ефективності роботи, контролю робочого часу та прийняття відповідних управлінських рішень.
Обидва цихпоказники є важливими інструментами управління людськими ресурсами, оскільки вони дозволяють організації планувати, прогнозувати і контролювати свою робочу силу. Оптимізація спискової та явочної чисельності персоналу може призвести до підвищення ефективності роботи організації та покращення її результатів.Поняття спискової та явочної чисельності персоналуСпискова чисельність персоналу становить кількість працівників, зайнятих в організації на певний період часу. Вона розраховується на основі всіх працівників, незалежно від їх фактичної присутності на робочому місці.Явочна чисельність персоналу, в свою чергу, становить кількість працівників, присутніх на робочому місці в певний момент часу. Вона враховує тільки тих працівників, які реально перебувають на роботі.Різниця між списковою та явочною чисельністю персоналу можемати зумовлена різними причинами, такими як відпустки, лікарняні, вихідні та інші види відсутності з різних причин.Для того щоб ефективно планувати та управляти персоналом, необхідно враховувати спискову та явочну чисельність. Маючи дані про спискову чисельність, можна визначити загальний обсяг робочих місць, які повинні бути надані в організації. Аналіз явочної чисельності дозволяє контролювати ефективність роботи та використання робочого часу співробітників.ПоказникСпискова чисельністьЯвочна чисельністьПеріодКварталМісяцьКількість співробітників200180Відсоток явки-90%Відмінності між списковою та явочною чисельністю персоналуСпискова чисельність персоналу- це кількість співробітників,вказаних у штатному розписі або списку персоналу. Цей показник враховує всіх працівників, які мають офіційне трудове угоду з організацією або надають певні послуги на постійній основі. У список включаються всі категорії співробітників - бюрократичний персонал, керівники, спеціалісти тощо. Спискова чисельність персоналу є основою для складання графіків роботи та управління кадрами.Явочна чисельність персоналу - це кількість працівників, фактично присутніх на робочому місці в конкретний день або зміну. Цей показник враховує лише тих співробітників, які прийшли на роботу та виконують свої обов'язки, виключаючи відсутніх з будь-якої причини - відпустка, лікарняний, вихідний тощо. Явочна чисельність персоналу дозволяє більш точно визначити реальну кількість працівників, які можуть виконувати свої обов'язки в конкретний день і планувати роботу.організації та розподіл завдань в залежності від цього.Таким чином, різниця між списковою та явочною чисельністю персоналу полягає в тому, що спискова чисельність вказує загальну кількість співробітників в організації, у той час як явочна чисельність показує лише кількість фактично присутніх працівників. Обидва показники важливі для обліку персоналу та планування роботи організації, але кожен з них надає різну інформацію та використовується для різних цілей.Як визначити спискову чисельність персоналуВизначення спискової чисельності персоналу відбувається на основі аналізу затвердженого штатного розпису. Для цього необхідно:Ознайомитися зі штатним розписом організації та вивчити перелік посад, їх описи та вимоги до кваліфікації.Визначити кількість співробітників, які займають кожну посаду в організації.Урахувати можливі зміни в організації, які можуть вплинути на чисельність персоналу, наприклад, відкриття нових філій або поява нових проектів.Після аналізу штатного розкладу та врахування можливих змін можна визначити точну кількість співробітників, необхідних для виконання завдань і функцій організації. Отримана кількість буде являтися списковою чисельності персоналу і дозволить ефективно планувати та управляти ресурсами організації.Як визначити явочну чисельність персоналуДля визначення явочної чисельності персоналу необхідно врахувати такі фактори:Графік роботиТип графіка роботи впливає на явку співробітників. При складанні графіка необхідно врахувати особливості робочого процесу організації і потреби клієнтів.Відсутність співробітниківНеобхідно врахувати час, коли співробітник може бути відсутнім на робочому місці через різним причинам: лікарняні, відпустки, вільні дні тощо. Відсутніх працівників необхідно виключати з розрахунку явочної чисельності.
Робочі місця
Різні робочі місця можуть вимагати різної кількості працівників для забезпечення ефективної роботи. Необхідно враховувати специфіку кожного робочого місця при визначенні явочної чисельності.
Перерви та обідні перерви
Необхідно враховувати перерви та обідні перерви, які працівники можуть використовувати для відпочинку та перекусу. У цей час вони не займаються основною діяльністю, тому їх необхідно виключити з явочної чисельності.
Визначення явочної чисельності персоналу дозволяє організації точніше оцінювати свої потреби в робочій силі, планувати навантаження на працівників та покращувати ефективність роботи.
Значення спискової та явочної чисельності персоналу для організації
Спискова та явочна чисельність персоналу відіграє важливу роль в організації. Вони допомагають оптимізувати процеси роботи та ефективно управляти ресурсами.Спискова чисельність – це планова кількість співробітників, яку організація планує мати. Вона визначається виходячи з потреб організації в працівниках для виконання її бізнес-задач. Завдання спискової чисельності полягає у визначенні оптимальної кількості співробітників, необхідної для реалізації стратегії бізнесу.Явочна чисельність – це фактична кількість співробітників, які працюють в організації в певний період часу. Вона може відрізнятися від спискової чисельності в зв'язку з різними факторами, такими як хвороби, відпустки, відсутність співробітників з інших причин.Значення спискової та явочної чисельності персоналу для організації пов'язане з ефективним розподілом робочих ресурсів. Маючи списокнеобхідної кількості працівників, організація може планувати свою діяльність та ресурси. Також вона може контролювати витрати на персонал, оптимізувати робочі процеси та управляти виробничими потужностями.Явочна чисельність персоналу важлива для організації, оскільки дозволяє оцінити ефективність роботи та управління персоналом. Вона дозволяє виявити можливі проблеми, такі як перевантаження працівників, недостаток персоналу чи невідповідність між списковою та фактичною чисельністю.Контроль і облік спискової та явочної чисельності персоналу є невід'ємною частиною управління організацією. Він дозволяє оптимізувати ресурси та забезпечити ефективну діяльність організації.Як правильно управляти списковою та явочною чисельністю персоналуОсь кілька порад, як правильно управляти списковою та явочною чисельністю персоналу:Аналізуйте дані. Почніть з аналізу поточної чисельності персоналу та його структури. Визначте, скільки працівників вам потрібно на кожну посаду і які кваліфікації вони повинні мати. Також важливо враховувати сезонні коливання в роботі, а також можливі зміни на ринку та всередині компанії.Плануйте заздалегідь. Визначте, скільки нових працівників вам потрібно найняти в перспективі, щоб підтримувати оптимальну чисельність спискового складу. Розробіть план залучення і підбору нових працівників, забезпечте достатню кількість часу для процесу прийняття рішень і найму.Оптимізуйте використання ресурсів. Управління списковим і явочним персоналом також означає оптимізацію використання ресурсів. Подумайте про можливість найму тимчасових працівників або залучення сторонніх спеціалістів за необхідності. Це допоможе знизити накладні витрати і забезпечити ефективне використання організаційних ресурсів.Навчайте і Розвивайте співробітників. Інвестування в навчання та розвиток співробітників є ключовим аспектом управління штатною та фактичною чисельністю. Надавайте можливості для професійного зростання, навчайте співробітників новим навичкам і знанням, щоб вони могли ефективно виконувати свої обов'язки та вносити внесок у розвиток організації.Оцінюйте ефективність. Проводьте регулярні оцінки ефективності роботи персоналу та плануйте коригування за необхідності. Ураховуйте думки та відгуки співробітників, щоб приймати зважені рішення щодо управління штатною та фактичною чисельністю.Правильне управління штатною та фактичною чисельністю персоналу дозволяє компанії досягати кращих результатів, ефективно використовувати ресурси та забезпечити довгостроковий розвиток.