Наказ і розпорядження - це два основних документи, що використовуються в організаціях та установах для встановлення порядку роботи та вирішення поточних завдань. Незважаючи на те, що і той, і інший тип документів мають свої особливості, вони також мають багато спільного щодо свого заповнення та використання.
Наказ - це документ, що видається керівником організації, в якому вказуються конкретні завдання, обов'язки і порядок їх виконання підлеглими працівниками. Він є обов'язковим для виконання і може бути оскаржений тільки в судовому порядку.
Розпорядження - це документ, що видається посадовою особою на основі наказу, яким встановлюються тимчасові вказівки для виконання певних завдань або доручень. На відміну від наказу, розпорядження є тимчасовим і може бути анульовано або змінено в будь-який час.
Однак, незалежно від типу документа, його оформлення повинно відповідати встановленим правилам. В оформленні наказу або розпорядження обов'язково вказуються найменування організації, дата і номер документа, Посада і прізвище керівника, дата їх підписання. Також документ повинен містити ясно і чітко сформульований текст, що описує мету і основні положення наказу або розпорядження.
Наказ і розпорядження: особливості та норми оформлення
Наказ - це офіційний документ, який видається керівником організації або його уповноваженою особою. Основна мета наказу-встановити певні правила, порядок або вказівки, які повинні бути виконані співробітниками організації. Накази можуть містити інформацію про персонал, розподіл обов'язків, стан рахунків та іншу організаційну інформацію.
Розпорядження, в свою чергу, є більш гнучким і короткочасним документом, який видається заступником керівника або іншими вищими посадовими особами. Розпорядження може використовуватися для вирішення оперативних завдань, призначення відповідальних осіб, встановлення тимчасових положень і т. д. Зазвичай розпорядження має більш обмежений дій і впливає на менше число співробітників, ніж наказ.
Норми оформлення наказів і розпоряджень встановлюються внутрішніми документами організації і можуть відрізнятися в різних організаціях і установах. Однак, існують загальні правила, які рекомендується дотримуватися при оформленні цих документів:
- Вказівка на назву і відділ, звідки виходить наказ або розпорядження;
- Номер і дата видання документа;
- Формулювання тексту у вигляді коротких і повних пропозицій з певною послідовністю;
- Використання спеціальних заголовків (тема, підстава, доручення, виконання і т. д.);
- Підпис особи, що видає документ, і печатка організації;
- Список осіб, яким адресовано наказ або розпорядження, із зазначенням посади та прізвища;
- Дата виконання і термін розгляду.
Важливо пам'ятати, що накази і розпорядження повинні бути чіткими, зрозумілими і однозначними, щоб уникнути непорозумінь і конфліктів при проведенні робіт і виконанні завдань. Вони також є офіційними документами і повинні бути оформлені з урахуванням вимог нормативних актів і внутрішніх правил організації.
Наказ: застосування і правила складання
Накази складаються з метою:
- встановлення нових правил і процедур;
- зміни діючих норм і процедур;
- регламентації та контролю виконання завдань;
- введення тимчасових або постійних обмежень.
Накази повинні бути чіткими, конкретними і зрозумілими для виконавців. При їх складанні слід дотримуватися наступних правил:
- Вказувати точне найменування та адресу організації.
- Називати документ "Наказ".
- Вказувати дату складання наказу.
- Прописувати номер наказу.
- Перераховувати закінчені факти без оцінки.
- Обов'язково вказувати відповідальну особу та її підпис.
Накази можуть бути спрямовані тільки вищестоящими начальниками підлеглим. Наприклад, керівник відділу може складати і відправляти накази своїм підлеглим. Вони обов'язкові до виконання всіма співробітниками, на яких поширюється наказ.
Замовлення можуть містити різні вкладення, такі як форми, таблиці, графіки та іншу додаткову інформацію. У протоколі або в підписному листі до наказу вказується інформація про отримання наказу особою, на якого він поширюється.
Розпорядження: мета і вимоги до форми і змісту
Розпорядження повинно бути оформлено відповідно до вимог встановленої форми і містити наступні елементи:
- Заголовок: розпорядження має бути однозначно ідентифікованим. У заголовку вказуються дані організації, посада і прізвище керівника, найменування документа (розпорядження), номер і дата його видачі.
- Вступна частина: у даній частині розпорядження наводиться коротка інформація про причини і необхідності його видачі.
- Основна частина: основна частина містить безпосередньо текст розпорядження, в якому повинні бути чітко і конкретно сформульовані завдання, вказівки або рішення, які повинні бути виконані або прийняті. У тексті розпорядження можуть бути використані перерахування, приклади, посилання на нормативні акти та ін.
- Заключна частина: у заключній частині розпорядження вказується відповідальна особа або підрозділ, який повинен здійснити контроль і виконання розпорядження. Також в заключній частині можуть бути вказані терміни, в які має бути виконано розпорядження.
- Підписи і реквізити: розпорядження повинно бути підписано керівником організації або його уповноваженим представником і оснащено печаткою.
При оформленні розпорядження необхідно дотримуватися суворої форми і стилю офіційного документа. У тексті слід уникати скорочень, термінів, які не є загальноприйнятими або поясненими в тексті, а також точки зору, оцінок і емоційних висловлювань.
Оформлення розпорядження відповідно до встановлених вимог і правил дозволяє забезпечити ясність, однозначність і зрозумілість тексту, а також спростити його подальше виконання і контроль.