Excel 2019-це потужний інструмент для роботи з таблицями та аналізу даних. Однак іноді виникає необхідність надати доступ до своїх документів іншим користувачам. Один із способів зробити це-відкрити спільний доступ. У даній статті ми розповімо, як це зробити і які параметри доступу можуть бути встановлені.
Відкриття спільного доступу в Excel 2019 дозволить не тільки ділитися даними з іншими людьми, але і працювати з ними одночасно. Це особливо корисно у випадку спільної роботи над проектами або коли необхідно контролювати доступ до даних для різних користувачів.
Щоб відкрити спільний доступ у Excel 2019, потрібно виконати кілька простих кроків. Перше, що потрібно зробити, це відкрити документ, який ви хочете поділитися. Потім виберіть вкладку " Файл "у верхньому лівому куті екрана та натисніть кнопку"Поділитися". У меню, виберіть опцію"отримати загальний доступ".
Інструкція щодо відкриття спільного доступу в Excel 2019: крок за кроком
Крок 1: Відкрийте файл Excel 2019, який ви хочете зробити загальнодоступним.
Крок 2: У верхній панелі інструментів знайдіть вкладку "Файл" і клацніть на ній.
Крок 3: У меню, виберіть "Інформація".
Крок 4: На сторінці "Інформація" знайдіть розділ "Захист документа" і клацніть на ньому.
Крок 5: У спадному меню виберіть "захистити книгу" та натисніть на неї.
Крок 6: У вікні " захистити книгу "встановіть прапорець біля опції" загальний доступ " і введіть пароль, якщо це необхідно.
Крок 7: Клацніть на кнопці "OK", щоб зберегти зміни.
Крок 8: Введіть пароль повторно, щоб підтвердити загальний доступ до файлу.
Крок 9: Збережіть файл і закрийте Excel 2019.
Тепер ваш файл Excel 2019 доступний для громадськості. Люди зможуть відкрити його і переглядати вміст, але, в залежності від налаштувань доступу, можуть бути обмежені в можливості редагування.
Підготовка документа для спільного доступу в Excel 2019
Для того щоб відкрити загальний доступ до документа в Excel 2019, необхідно попередньо виконати кілька кроків:
- Відкрийте документ, який ви хочете поділитися з іншими користувачами. Переконайтеся, що документ містить усі необхідні дані та налаштування.
- Перевірте, чи документ у форматі .xlsx. Якщо документ має інший формат, збережіть його у форматі .xlsx.
- Переконайтеся, що всі дані в документі знаходяться в правильних комірках і відформатовані відповідно до заданих вимог.
- Якщо в документі є зведена таблиця або графік, переконайтеся, що вони містять фактичні дані та налаштовані правильно.
- Встановіть необхідні обмеження доступу, вказавши, хто може переглядати та редагувати документ. Для цього виберіть вкладку "Перегляд" у меню Excel і виберіть відповідні параметри в розділі "спільний доступ".
- Додайте автоматичні розриви сторінок, якщо в документі є кілька сторінок. Це зробить документ більш зручним для перегляду і друку.
Після виконання всіх перерахованих кроків, ваш документ буде готовий для загального доступу в Excel 2019. Ви зможете поділитися ним з іншими користувачами, надавши їм посилання на файл або дозволивши доступ через хмарне сховище. Пам'ятайте, що при відкритому загальному доступі до документа необхідно бути уважним і дбайливим, щоб не порушити інтегритет даних.
Створення спільного доступу до документа в Excel 2019
Microsoft Excel 2019 надає можливість створювати спільний доступ до документів, дозволяючи декільком користувачам працювати з файлом одночасно. Це особливо корисно для командних проектів, де різним учасникам потрібно вносити зміни та стежити за оновленнями в режимі реального часу.
Щоб створити спільний доступ до документа в Excel 2019, виконайте наступні кроки:
- Відкрийте документ, до якого ви хочете надати доступ.
- Натисніть на вкладку "Файл" у верхньому лівому куті вікна Excel.
- У випадаючому меню виберіть "Інформація".
- На панелі праворуч знайдіть розділ " загальний доступ "і натисніть на кнопку"Дозволити доступ".
- Виберіть потрібні параметри доступу:" Дозволити зміну"," дозволити лише читання "або"спеціальний доступ".
- Якщо потрібно, натисніть на кнопку "Отримати посилання" і скопіюйте посилання для відправки іншим користувачам.
- При бажанні, встановіть пароль для доступу до документа і підтвердіть його.
- Натисніть на кнопку " Застосувати "і закрийте вікно"Інформація".
Тепер ви надали спільний доступ до документа в Excel 2019. Інші користувачі зможуть відкрити файл, вносити зміни та бачити оновлення в режимі реального часу, якщо вони мають дозволи.
Налаштування прав доступу в Excel 2019
Excel 2019 надає можливість налаштувати дозволи на робочі книги, щоб контролювати, хто може переглядати, редагувати або ділитися даними у файлі.
Щоб налаштувати права доступу в Excel 2019, виконайте такі дії:
- Відкрийте робочу книгу, для якої потрібно налаштувати права доступу.
- Виберіть вкладку "Файл" у верхньому лівому куті вікна Excel.
- У меню, виберіть "захист"і потім" змінити параметри доступу".
- У діалоговому вікні виберіть вкладку "Захист документа".
- У розділі " параметри шифрування "встановіть прапорець навпроти опції"Встановити пароль на читання".
- Введіть пароль у відповідне поле та натисніть кнопку "ОК".
- Підтвердіть введення пароля у діалоговому вікні.
- У вікні "збереження файлу" виберіть шлях для збереження файлу та натисніть кнопку "Зберегти".
Тепер тільки ті користувачі, яким відомий пароль на читання, зможуть відкрити і переглянути вміст файлу в Excel 2019.
Встановлення прав доступу в Excel 2019 дозволяє захистити конфіденційні дані від несанкціонованого доступу та забезпечити безпеку вашої інформації.
Обмеження доступу до певних комірок у Excel 2019
Excel 2019 надає можливість обмежити доступ до певних комірок, щоб захистити конфіденційні дані та запобігти небажаним змінам. Це особливо корисно при роботі з великими таблицями, де різні користувачі мають різні рівні доступу.
Щоб обмежити доступ до комірок у Excel 2019, виконайте наступні кроки:
- Виберіть комірки, які ви хочете обмежити доступ, або вкажіть діапазон комірок.
- Клацніть правою кнопкою миші на вибрані клітинки та виберіть "Формат комірок. "у контекстному меню.
- У діалоговому вікні " Формат осередків "перейдіть на вкладку"Захист".
- Поставте прапорець біля пункту "заблокувати", щоб заблокувати клітинки, або зніміть прапорець, якщо хочете дозволити доступ.
- Натисніть "OK", щоб закрити діалогове вікно"Формат комірок".
Після того, як ви обмежили доступ до клітинок, вам потрібно буде Захистити аркуш за допомогою пароля:
- Виберіть вкладку "Рецензування" на стрічці.
- Клацніть на кнопці"захистити лист".
- Введіть пароль і натисніть "ОК".
За замовчуванням, всі осередки на аркуші будуть заблоковані, і користувачі зможуть тільки переглянути вміст осередків. Якщо ви хочете дозволити доступ лише до певних комірок, поставте прапорець "заблокувати" лише для тих комірок, до яких потрібно обмежити доступ, перш ніж захищати аркуш.
Встановлення пароля спільного доступу в Excel 2019
Установка пароля на загальний доступ в Excel 2019 дозволяє захистити вашу робочу книгу від несанкціонованого доступу і змін. Для цього дотримуйтесь простих кроків:
- Відкрийте робочу книгу, яку ви хочете захистити паролем.
- Виберіть вкладку " Файл "у верхній панелі інструментів і натисніть на"захист документа".
- У спадному меню виберіть " захистити книгу "та виберіть"Встановити пароль для спільного доступу".
- З'явиться діалогове вікно з пропозицією ввести пароль.
- Введіть пароль у поле " Пароль "і натисніть"ОК". Зверніть увагу, що пароль повинен бути надійним і складним, щоб запобігти злому.
- Ще раз введіть пароль для підтвердження і натисніть "ОК".
- Тепер ваша робоча книга буде захищена паролем. При спробі відкрити її або внести зміни в неї буде запитаний пароль.
Запам'ятайте пароль, щоб надалі мати доступ до вашої робочої книги. Також рекомендується регулярно робити резервні копії ваших файлів, щоб у разі втрати або забуття пароля ви не втратили доступ до даних.
Зняття спільного доступу в Excel 2019
Якщо ви раніше встановили спільний доступ до файлу Excel 2019 і тепер хочете його зняти, Виконайте ці кроки:
| Крок 1: | Відкрийте файл Excel 2019, до якого потрібно зняти спільний доступ. |
| Крок 2: | Натисніть на вкладку "Файл" у верхній лівій частині екрана. |
| Крок 3: | Виберіть пункт "захистити книгу" в лівій частині меню. |
| Крок 4: | Виберіть пункт "Видалити загальний доступ" в випадаючому меню. |
| Крок 5: | Підтвердіть видалення загального доступу, натиснувши на кнопку "Видалити" у вікні. |
Після виконання цих кроків спільний доступ до файлу Excel 2019 буде видалено. Зверніть увагу, що лише власник файлу може зняти спільний доступ.
Рекомендації щодо безпеки при відкритті спільного доступу в Excel 2019
Відкриття спільного доступу до файлів Excel може бути корисним, особливо під час роботи в команді або спільного використання даних з іншими користувачами. Однак, необхідно вжити певних заходів для забезпечення безпеки ваших даних. Ось кілька рекомендацій щодо безпеки, які слід врахувати під час відкриття спільного доступу в Excel 2019:
1. Обмежте рівень доступу:
Перед відкриттям загального доступу до файлу Excel, рекомендується визначити точні вимоги до доступу користувачів. Ви можете встановити рівень доступу для читання, редагування або повного доступу залежно від потреб вашої команди. Це допоможе запобігти несанкціонованому доступу та зміні даних у файлі.
2. Використовуйте пароль захист:
Excel 2019 має функцію захисту паролем, яка дозволяє встановити пароль для доступу до файлу. При відкритті файлів із загальним доступом, рекомендується використовувати пароль, щоб переконатися, що тільки авторизовані користувачі можуть переглядати або редагувати дані. Пам'ятайте, щоб вибрати надійний пароль і не поширювати його публічно.
3. Регулярно оновлюйте паролі:
Навіть якщо у вас встановлений пароль для доступу до файлу, рекомендується регулярно оновлювати його. Важливо вибирати надійні паролі, що містять комбінацію букв, цифр і спеціальних символів. Оновлюйте паролі в міру необхідності або в разі, якщо є підозра на несанкціонований доступ до файлу.
4. Обмежте привілеї:
При відкритті загального доступу в Excel 2019, рекомендується обмежити привілеї користувачів. Не давайте користувачам більше повноважень і прав доступу, ніж необхідно для виконання їх завдань. Це допоможе зменшити ризик несанкціонованого доступу та помилки користувача.
5. Обмежте доступ до функцій:
Для забезпечення безпеки даних, додайте обмеження на використання певних функцій Excel. Наприклад, ви можете заборонити зміну формул або вимкнути можливість вставки, копіювання або видалення даних. Це дозволить забезпечити цілісність і конфіденційність даних у файлі.
Враховуючи ці рекомендації щодо безпеки, ви зможете поділитися в Excel 2019 у безпечному режимі та захистити свої дані від несанкціонованого доступу або змін.