В роботі співробітників організації неминуче виникають ситуації, що вимагають прийняття рішень по персоналу. Для цього використовуються спеціальні документи, такі як накази. Накази по особовому складу є одним з важливих інструментів Управління персоналом. Вони містять вказівки керівництва про призначення і звільнення співробітників, зміну їх посад та інші важливі події в житті організації.
Однак, при оформленні та зберіганні наказів по особовому складу необхідно дотримуватися певних правил і вимог. Адже ці документи можуть мати юридичну значимість і використовуватися в разі суперечок або конфліктів зі співробітниками. Тому структура і зміст наказів повинні бути чіткими і інформативними, а їх зберігання – систематизованим і надійним.
У даній статті ми розглянемо підстави, за якими може бути виданий наказ по особовому складу, а також детально розповімо про правила оформлення та зберігання цих документів. Ми дамо рекомендації щодо складання тексту наказу, вказуючи на важливі деталі і вимоги, які слід врахувати. Також ви дізнаєтеся про способи електронного зберігання наказів і забезпеченні їх конфіденційності.
Підстави до винесення наказів по особовому складу
Підстави для винесення наказів по особовому складу можуть включати:
| № п / п | Підстава |
|---|---|
| 1 | Призов на військову службу |
| 2 | Призначення на посаду |
| 3 | Переміщення на нове місце служби |
| 4 | Припинення служби |
| 5 | Нагородження та заохочення |
| 6 | Притягнення до дисциплінарної відповідальності |
| 7 | Звільнення від служби за станом здоров'я |
Кожне із зазначених підстав вимагає складання відповідного наказу, який повинен бути оформлений відповідно до встановлених вимог і зберігатися в архіві для подальшого використання і контролю.
Причини для оформлення наказів
Однією з основних причин для оформлення наказів є прийняття нового співробітника на роботу. В даному випадку наказ встановлює факт укладення трудового договору між організацією і працівником, а також містить інформацію про термін трудового договору, посади та умови роботи.
Ще однією поширеною причиною для оформлення наказів є зміна умов праці або посади працівника. В даному випадку наказ може містити інформацію про переведення на іншу посаду, зміну заробітної плати, зміну графіка роботи та інші істотні умови. Такий наказ дозволяє формалізувати зміни і підтверджувати їх на рівні організації.
Також накази можуть оформлятися при порушенні працівником умов трудового договору або внутрішніх правил і норм організації. В даному випадку наказ може містити інформацію про винесення дисциплінарного стягнення, припинення трудового договору з ініціативи роботодавця та інші заходи, спрямовані на відновлення правопорядку в організації.
Також накази оформляються при звільненні працівника з різних причин. В даному випадку наказ може містити інформацію про дострокове розірвання трудового договору за угодою сторін, звільнення з ініціативи працівника або з ініціативи роботодавця, а також про припинення договору після закінчення терміну його дії.
| Причини для оформлення наказів: |
|---|
| Прийом на роботу нового співробітника |
| Зміна умов праці або посади працівника |
| Порушення умов трудового договору або внутрішніх правил організації |
| Звільнення працівника |
Підстави для внесення змін
Організація повинна мати чіткі та обґрунтовані підстави для внесення змін до особового складу співробітників. Ось деякі з них:
- Призначення на нову посаду. Якщо співробітник переводиться на іншу посаду всередині організації, необхідно оформити наказ про це.
- Звільнення за власним бажанням. Якщо співробітник приймає рішення про звільнення, потрібно скласти наказ виходячи з його заяви.
- Звільнення з ініціативи роботодавця. Якщо роботодавець вирішує звільнити співробітника, будь то через невідповідність його роботи вимогам або з інших підстав, наказ повинен бути оформлений відповідно до законодавства.
- Укладення або розірвання трудового договору. Якщо співробітник укладає або розриває трудовий договір з організацією, відповідні зміни в особовому складі вимагають оформлення наказу.
Підстави для внесення змін до особового складу повинні бути справедливими і відповідати законодавству. При оформленні наказу необхідно вказувати підставу в ясній і конкретної формулюванні для уникнення непорозумінь і суперечок.
Категорії співробітників, що вимагають наказів
Накази по особовому складу передбачаються для різних категорій співробітників, у яких виникають певні ситуації або зміни в трудових відносинах. Ось деякі з категорій співробітників, що вимагають оформлення наказів:
- Нові співробітники. При прийомі на роботу нового співробітника необхідно оформити наказ про його найм, який вводить його в штат організації.
- Звільнення та переклади. Коли співробітник звільняється або переводиться на іншу посаду, необхідно оформити відповідні накази.
- Призначення на посаду. Оформлення наказу про призначення на посаду здійснюється при зміні посади або присвоєння співробітнику Нової посади.
- Зміна умов праці. У разі зміни трудових умов співробітника, наприклад, зміни робочого графіка або місця роботи, необхідно оформити відповідний наказ.
- Нагородження та заохочення. Коли співробітник отримує нагороди або заохочення, оформляється наказ, який фіксує дану подію і присвоює відповідні звання або премії.
- Оформлення відряджень. При відправці співробітника у відрядження необхідно оформити наказ, який містить інформацію про цілі відрядження, терміни і місце перебування співробітника.
Це лише деякі з можливих категорій співробітників, що вимагають оформлення наказів по особовому складу. Конкретні ситуації і зміни в трудових відносинах, а також внутрішні правила організації, можуть варіюватися, тому рекомендується проконсультуватися з юристом або фахівцем з кадрових питань для правильного оформлення наказів.