Microsoft Excel-це потужний інструмент для роботи з таблицями та даними. Однією з його корисних функцій є можливість створювати зв'язки між різними таблицями або файлами, щоб оновлювати дані автоматично. Однак, іноді можуть виникати проблеми з цими зв'язками, наприклад, якщо файли переміщені або перейменовані.
У цій статті ми розглянемо, як оновити зв'язку в Excel і відновити їх працездатність. Ми надамо покрокове керівництво, яке допоможе вам впоратися з цим завданням навіть без особливих навичок програмування.
Першим кроком є відкриття файлу Excel, в якому містяться дані зі зв'язками. Потім виберіть вкладку " Дані "у верхній частині екрана та знайдіть розділ"Зв'язки". У цьому розділі ви побачите список усіх зв'язків, які існують у файлі.
Рада: Якщо ви не бачите розділ "Зв'язки" на вкладці "Дані", переконайтеся, що ваш файл містить зв'язки, інакше цей розділ може бути прихований. Ви можете перевірити це, відкривши пов'язаний файл і переконавшись, що дані є актуальними.
Розуміння зв'язків у Excel та їх важливість
Зв'язки в Excel являють собою основний механізм передачі та оновлення даних між різними робочими книгами і листами. Вони дозволяють зв'язувати комірки та діапазони даних, щоб зміни, внесені в одній комірці, автоматично відображалися та оновлювалися в інших пов'язаних комірках.
Важливість зв'язків в Excel полягає в тому, що вони дозволяють зберегти послідовність даних, які можуть бути пов'язані з іншими документами або використовуваними функціями. Зв'язки здатні автоматично оновлюватися при зміні даних, що дозволяє швидко і ефективно аналізувати і обробляти інформацію без необхідності ручного оновлення кожного зв'язку окремо.
Зв'язки також полегшують роботу з даними, так як дозволяють посилатися на осередки і діапазони даних в інших робочих книгах і аркушах без необхідності копіювання і вставки даних. Це особливо корисно при роботі з великими обсягами інформації або при спільному використанні даних з іншими користувачами.
Розуміння і правильне використання зв'язків в Excel є невід'ємним навиком для ефективної роботи з даними і підвищення продуктивності. Завдяки своїй гнучкості і можливостям автоматичного оновлення, зв'язку дозволяють використовувати дані більш ефективно і точно відстежувати зміни в додатку Excel.
Крок 1: відкриття робочої книги із застарілими зв'язками
Щоб відкрити робочу книгу, дотримуйтесь інструкцій нижче:
- Відкрийте Excel і натисніть на кнопку "Відкрити" в лівому верхньому кутку екрану.
- У діалоговому вікні виберіть місце, де знаходиться робоча книга, і клікніть на неї, щоб виділити її.
- Натисніть на кнопку "Відкрити" в правому нижньому кутку діалогового вікна.
Тепер ви змогли успішно відкрити робочу книгу із застарілими зв'язками і готові до наступного кроку - оновлення зв'язків.
Крок 2: Пошук і перевірка застарілих зв'язків
Після того, як ми успішно відкрили файл Excel, необхідно знайти і перевірити застарілі зв'язку. Застарілі зв'язки можуть виникнути, якщо джерело даних було переміщено або видалено. Щоб оновити ці зв'язки, потрібно виконати наступні дії:
- Натисніть на вкладку "Дані" у верхній панелі меню Excel.
- Виберіть пункт меню " Зв'язки "і натисніть на"Перевірити зв'язки".
- У вікні будуть перераховані всі зв'язки, які не вдалося оновити.
- Виділіть потрібну зв'язок і натисніть на кнопку "Оновити".
Після оновлення зв'язку Excel спробує знайти джерело даних та оновити його. Якщо джерело даних неможливо знайти, з'явиться відповідне попередження. У цьому випадку необхідно вручну вказати новий шлях до джерела даних.
Важливо зазначити, що якщо у файлі Excel є багато застарілих зв'язків, оновлення всіх зв'язків може зайняти деякий час. Тому рекомендується виконати цю дію, коли ви не плануєте активно працювати з файлом, щоб не переривати процес оновлення зв'язків.
Після оновлення зв'язків рекомендується зберегти файл і перевірити його на наявність помилок або неправильно оновлених даних. Якщо будь-які зв'язки залишилися застарілими або мають проблеми з оновленням, можна спробувати відновити їх вручну або звернутися до фахівців.
Таким чином, виконання кроку 2 дозволяє знайти та оновити застарілі зв'язки в Excel. Після цього можна приступити до подальшої роботи з файлом, покладаючись на актуальні дані.
Крок 3: Оновлення зв'язків вручну
Якщо автоматичне оновлення зв'язків не працює або ви хочете самостійно контролювати цей процес, ви можете оновити зв'язки вручну в Excel. Для цього виконайте наступні дії:
1. Відкрийте файл, що містить зв'язки в Excel.
2. Натисніть на вкладку "Дані" в головному меню Excel.
3. У розділі "Зовнішні дані" виберіть опцію "Оновити все".
4. Excel почне оновлювати зв'язки та відображатиме прогрес у спеціальному вікні.
5. Після завершення оновлення зв'язків ви побачите оновлені дані із зовнішніх джерел.
6. Якщо у вас є кілька зв'язків, ви також можете оновити їх по черзі, вибравши опцію "Оновити" поруч із кожним зв'язком.
Оновлення зв'язків вручну дозволяє вам контролювати процес оновлення, а також переконатися в актуальності даних, які ви використовуєте у файлі Excel.
Крок 4: Використання функції "оновити всі зв'язки"
Щоб скористатися цією функцією, виконайте ці кроки:
- Відкрийте файл Excel, де ви маєте зв'язки з іншими файлами.
- Натисніть на вкладку "Дані" у верхньому меню.
- У розділі "Підключення" знайдіть кнопку "Оновити все".
- Натисніть на кнопку "Оновити все".
- Excel почне оновлювати всі зв'язки у вашому файлі. Під час процесу оновлення ви можете побачити діалогове вікно, яке повідомить вас про стан оновлення.
- По закінченню оновлення зв'язків ви побачите нові дані та інформацію з пов'язаних файлів у вашому файлі Excel.
Зверніть увагу, що при оновленні зв'язків можуть виникнути помилки, якщо пов'язані файли недоступні або змінені. У такому випадку ви можете отримати повідомлення про помилку або попередження.
Використовуючи функцію "Оновити всі зв'язки", ви можете легко та швидко оновлювати дані та інформацію з пов'язаних файлів у Excel. Це особливо корисно, якщо у вас є кілька зв'язків або якщо ваші дані часто оновлюються.
Перевірка оновлених зв'язків і збереження файлів
Після оновлення зв'язків в Excel-файлі важливо перевірити, що всі зв'язки були успішно оновлені і немає помилок. Для цього можна виконати наступні кроки:
- Відкрийте Excel-файл, що містить оновлені зв'язки.
- Перейдіть на вкладку "Дані" на панелі інструментів Excel.
- Натисніть на кнопку " Зв'язки "в групі"зовнішні дані".
- У вікні "Зв'язку" буде відображений список всіх пов'язаних файлів.
- Переконайтеся, що статус кожного зв'язку відображається як "оновлено". Якщо статус зв'язку відображається як" помилка", це означає, що зв'язок не вдалося оновити.
- Для виправлення помилок зв'язку ви можете оновити шлях до файлу або встановити нове з'єднання з вихідним файлом.
- Після виправлення помилок зв'язків натисніть кнопку "ОК", щоб закрити вікно"Зв'язки".
- Збережіть файл, щоб зберегти всі оновлені зв'язки та зміни.
Успішна перевірка оновлених зв'язків і збереження файлів допоможе вам забезпечити коректну роботу вихідного і пов'язаних файлів в Excel.