Навчальний відпустку-це важливе право кожного працівника, яке дозволяє йому піти з роботи на певний період часу для підвищення кваліфікації або отримання нових знань. В системі управління персоналом 1С Зарплата і Управління Персоналом (1С ЗУП) існує спеціальний механізм оформлення навчальної відпустки, який дозволяє реєструвати його в обліку.
Оформлення навчальної відпустки в 1С ЗУП виглядає дуже просто, якщо знати кілька основних кроків. В першу чергу необхідно вибрати період відпустки і тривалість, а також вказати причину відходу з роботи. Деякі організації вимагають надання додаткових документів, що підтверджують навчальний характер відпустки, наприклад, заяву про зарахування до навчального закладу або копію договору на навчання.
Після введення всіх необхідних даних, система 1С ЗУП автоматично обчислює кількість підсумкових днів відпустки, які будуть враховані в трудовій книжці співробітника. Важливо, щоб відпустка була оформлена заздалегідь, оскільки після закінчення певного терміну можна зіткнутися з обмеженнями або відмовою у видачі навчальної відпустки.
Як оформити навчальну відпустку співробітника в 1С ЗУП
1. Відкрийте програму 1С ЗУП
2. У головному меню виберіть вкладку "кадри та персонал".
3. У меню виберіть розділ"Управління персоналом".
4. У лівій колонці виберіть підрозділ"оформлення відпусток".
5. У вікні виберіть співробітника, якому потрібно оформити навчальну відпустку.
6. У верхній панелі інструментів натисніть на кнопку"оформити відпустку".
7. У вікні вкажіть тип відпустки як"навчальний відпустку".
8. Введіть дати початку та закінчення навчального відпустки.
9. Вкажіть причину і опис навчальної відпустки співробітника.
10. Натисніть на кнопку "ОК", щоб зберегти інформацію про навчальну відпустку.
Примітка: Якщо у вас немає доступу до розділу "оформлення відпусток" або відсутні відповідні права доступу, зверніться до адміністратора програми 1С ЗУП для отримання необхідних дозволів.
Крок 1: заповнення відповідної форми в програмі
Щоб оформити навчальну відпустку співробітника в програмі 1С ЗУП, необхідно заповнити спеціальну форму. В даному розділі ми розглянемо, як правильно заповнити дану форму.
1. Відкрийте програму 1С ЗУП і авторизуйтесь під своїм обліковим записом.
2. У головному меню програми знайдіть розділ "відпустки і відрядження" і виберіть підрозділ "заяви на відпустку".
3. У вікні виберіть тип відпустки - "навчальна відпустка".
4. Заповніть усі необхідні поля у формі. Можливо Вам буде потрібно вказати наступну інформацію:
- Дата початку навчальної відпустки;
- Дата закінчення навчальної відпустки;
- Додати підтверджуючі документи, такі як залікова книжка або наказ про зарахування до навчального закладу;
- Вказати причину навчальної відпустки.
5. Після заповнення всіх необхідних полів, натисніть кнопку "Відправити".
6. Зачекайте підтвердження від вашого керівника або кадрової служби. Зазвичай процес підтвердження займає кілька робочих днів.
7. По завершенні процесу підтвердження, ви отримаєте повідомлення про статус вашої заяви на навчальну відпустку.
Тепер ви знаєте, як заповнити відповідну форму в програмі 1С ЗУП для оформлення навчальної відпустки співробітника.
Крок 2: вказівка тривалості відпустки і дати початку і закінчення
Для оформлення навчальної відпустки необхідно вказати тривалість відпустки, а також дати початку і закінчення.
1. У головному меню програми виберіть вкладку " кадри "і перейдіть в розділ"відпустки і відрядження".
2. У вікні знайдіть розділ" навчальний відпустку " і виберіть потрібний співробітник, для якого оформляється відпустку.
3. Натисніть кнопку "Додати" для створення нового документа навчального відпустки.
4. У формі, що відкрилася заповніть поле" тривалість відпустки " вказуючи кількість днів, на які співробітник буде в навчальній відпустці.
5. Заповніть поля "Дата початку" і "Дата закінчення" вказуючи відповідні дати згідно з планом навчальної програми.
6. Підтвердьте дію, натиснувши кнопку "Зберегти".
В результаті виконання кроків 1-6, навчальний відпустку співробітника буде успішно оформлений в системі 1С ЗУП із зазначенням тривалості і дат початку і закінчення.
Крок 3: підписання Заяви та узгодження з керівництвом
Для підписання заяви, співробітнику необхідно звернутися до свого безпосереднього керівника або особі, відповідальній за затвердження навчальних відпусток, зазначеному у внутрішніх положеннях Компанії.
Співробітник повинен надати заяву керівництву в електронному або паперовому вигляді. При наданні в електронній формі, співробітник може відправити заяву по електронній пошті керівнику або завантажити в систему управління документами компанії.
Після отримання заяви, керівництво повинно розглянути його і прийняти рішення про узгодження або відмову. Зазвичай, керівник має певний термін для розгляду заяви, який вказується у внутрішніх положеннях Компанії.
Якщо керівник згоден на навчальну відпустку співробітника, він повинен підписати заяву і повернути його назад співробітнику для збереження в особовій справі і подальшого оформлення в 1С ЗУП.
У разі відмови в навчальній відпустці, керівництво повинно обгрунтувати своє рішення і повідомити співробітнику. Відмова може бути обумовлений рядом причин, таких як необхідність збереження робочої сили, відсутність можливості заміни співробітника, порушення внутрішніх положень компанії і т. д.
Співробітник повинен врахувати, що без підписання заяви керівництвом, навчальна відпустка не буде вважатися оформленим і йому може бути відмовлено в подальшому проведенні навчальної відпустки.
Крок 4: відправка заяви до відділу кадрів для подальших дій
Процес подання заявки до відділу кадрів може відрізнятися залежно від компанії та її внутрішніх правил та процедур. Вам слід звернутися до вашого відділу кадрів або консультанта по 1С ЗУП, щоб дізнатися конкретні деталі процесу.
Однак, в загальному випадку ви можете відправити заяву до відділу кадрів наступним чином:
- Збережіть заповнену заяву у форматі, який вимагає ваш відділ кадрів. Зазвичай, це може бути формат Microsoft Word або PDF.
- Надішліть заяву електронною поштою на адресу, вказану вашим відділом кадрів. У темі листа напишіть"заяву на навчальну відпустку".
- У тексті листа вкажіть своє ПІБ, посаду та іншу необхідну інформацію, яку вимагає ваш відділ кадрів.
- Обов'язково збережіть копію листа та заяви для вашої особистої інформації та контролю.
Примітка: У деяких компаніях також може знадобитися роздруківка та підпис заяви. В цьому випадку, вам слід роздрукувати заяву, підписати його і передати до відділу кадрів особисто або через внутрішню пошту.
Після відправки заяви до відділу кадрів, Вам слід очікувати подальших інструкцій від відділу кадрів щодо наступних кроків у процесі оформлення навчальної відпустки.
Навчальний відпустку зазвичай вимагає певних термінів обробки, тому будьте готові до того, що оформлення заяви може зайняти деякий час.
Не забувайте своєчасно слідувати інструкціям і запитам від вашого відділу кадрів, щоб прискорити процес оформлення навчальної відпустки і уникнути можливих затримок.
Важливо: Завжди зберігайте копії всіх документів і листування, пов'язаних з вашою навчальною відпусткою, для вашої особистої інформації та контролю.