Додаток до листа-це додатковий матеріал, який відправляється разом з основним листом. Воно може бути у вигляді документа, фотографії, презентації або будь-якого іншого файлу. Коректне і ефективне оформлення додатка до листа є важливим кроком для досягнення цілей вашого листа.
Порада 1: Обов'язково вкажіть назву програми
Перед самим додатком вкажіть його назву у вигляді заголовка. Назва повинна бути чіткою та інформативною, щоб одержувач відразу зрозумів, що очікує її у файлі. Використовуйте тег strong для виділення назви.
Порада 2: Дайте коротке пояснення
Після назви програми дайте короткий опис або пояснення до вмісту файлу. Поясніть, навіщо цей файл може бути корисний одержувачу. Використовуйте тег strong для виділення ключової інформації та em для підкреслення важливих деталей.
Рада 3: розмістіть додаток в блоці цитати
Розмісти додаток всередині блоку цитати, щоб він був відділений від основного тексту листа і привернув увагу одержувача. Використовуйте тег
для створення блоку цитати.
Оформлення додатка до листа: корисні поради та рекомендації
- Описуйте вміст програми - на самому початку листа вкажіть, що саме прикріплено до листа. Наприклад,"будь ласка, знайдіть додані матеріали: звіт за поточний квартал та презентацію нашого продукту".
- Використовуйте зрозумілі назви файлів - дайте вашому адресату зрозуміти, що міститься в кожному доданому файлі. Назви, такі як " report_q1.docx " або " product_presentation.pdf", допоможуть вашому адресату швидше зрозуміти, про що йде мова.
- Вкажіть формат і розмір файлів - якщо додані файли мають нестандартні формати або великий розмір, вкажіть це в листі. Наприклад,"Прошу звернути увагу, що презентація в форматі Keynote, а її розмір становить 50 МБ". Це допоможе вашому адресату бути готовим до завантаження або використання таких файлів.
- Оформіть додаток відповідно до зовнішнього вигляду листа - додаток до листа має бути оформлено відповідно до стилю і зовнішнім виглядом вашого листа. Наприклад, якщо ваш лист оформлено в офіційному стилі, то і додаток має бути виконано в подібному стилі.
- Не забудьте підписатися - не забудьте додати підпис до ваших доданих файлів. Вона повинна містити ваше ім'я, контактні дані та коротку інформацію про зміст файлу. Наприклад, " з повагою, Іван Іванов. Звіт за перший квартал".
Вибір правильного формату
- Простий і універсальний формат;
- Легко читається і доступний для більшості одержувачів;
- Підходить для простих листів без зображень і форматування;
- Може бути використаний для відправки коду або інших текстових файлів.
- Підходить для додатків зі складною структурою і форматуванням;
- Забезпечує точне відтворення оригіналу;
- Запобігає зміні змісту документа;
- Вимагає наявності програми для перегляду PDF файлів.
- Використовуються для візуального представлення інформації;
- Підходять для показу дизайну, схем, графіків і т. д.;
- Можуть додаватися у вигляді вкладень в лист або посилань на хостинг.
Підбір короткої та інформативної назви
- Стислість. Назва повинна бути максимально коротким, не більше 5-7 слів.
- Виразність. Назва повинна бути зрозумілою і не викликати нерозуміння або двозначності.
- Інформативність. Назва повинна передавати суть додатка і підкріплювати основний зміст листа.
- Точність. Назва повинна бути точною та відображати основні аспекти програми.
- Привабливість. Назва повинна бути привабливою і викликати інтерес одержувача.
Опис вмісту та цілі програми
Додаток, прикріплений до листа, служить доповненням до основного тексту і надає одержувачу додаткові матеріали або інформацію. Часто воно використовується для надання додаткових вкладень, таких як документи, зображення, аудіо або відео файли.
Вміст програми повинен бути тісно пов'язаний з основною темою листа та надавати додаткові докази або підтвердження. Наприклад, в бізнес-кореспонденції додаток може містити звіти, презентації або таблиці, які закріплюють представлені в листі факти і аргументи. В особистому листуванні додаток може включати фотографії, відео або інші матеріали, які допомагають зрозуміти суть повідомлення.
Мета програми полягає в поліпшенні комунікації і забезпеченні повноти інформації. Воно допомагає одержувачу краще зрозуміти і оцінити зміст листа, надаючи додаткові дані або зразки. Додаток також може служити для посилення візуального враження або емоційної чуйності листи.
Важливо пам'ятати, що при використанні Програми не слід перевантажувати лист великою кількістю додаткової інформації. Воно повинно бути релевантним і підтримувати основний зміст листа, а також бути легко доступним і зрозумілим для одержувача.