Microsoft Outlook 2007-один з найпопулярніших поштових клієнтів, який надає користувачеві широкі можливості для управління електронною поштою. Одна з важливих функцій Програми-автоматична відправка відповідей на вхідні повідомлення. Ця функція особливо корисна, коли ви відсутні або не можете відповісти на електронні листи вчасно. Налаштування автоматичної відповіді в Outlook 2007 дуже просте і займає лише кілька хвилин.
Крок 1: відкриття вікна \ "автовідповідач\" в Outlook 2007
Крок 2: Налаштування автоматичної відповіді
У вікні \ " автовідповідач \"ви можете вибрати включення або відключення автоматичної відповіді за допомогою прапорця\"відправляти автоматичну відповідь\". Далі, введіть текст повідомлення, який буде автоматично відправлений всім одержувачам під час вашої відсутності. Ви можете додати інформацію про вашу дату повернення, контактних даних та інші відомості, які вважаєте необхідними.
Крок 3: встановлення тимчасового періоду
Якщо ви хочете обмежити часовий період, протягом якого буде відправлятися Автоматична відповідь, виберіть опцію \"відправляти тільки в цей час\", а потім вкажіть дату і час початку і закінчення автоматичної відповіді.
Після того, як ви завершите настройку, натисніть на кнопку \\ "ОК \ \" внизу вікна. Ваша Автоматична відповідь буде активована і почне надсилатися у вказаний Вами час. Тепер ви можете бути впевнені, що ваші контакти отримають інформацію про вашу відсутність і коли очікувати відповіді.
Як увімкнути автоматичну відповідь у Outlook 2007
Автоматична відповідь в Outlook 2007 дозволяє повідомити відправників про вашу недоступність або про те, що ви не зможете відповісти на їхні повідомлення найближчим часом. Це може бути корисно, якщо ви перебуваєте у відпустці, у відрядженні або зайняті іншими справами. Щоб увімкнути автоматичну відповідь у Outlook 2007, виконайте ці прості кроки:
| Крок 1: | Відкрийте Outlook 2007 і виберіть вкладку "Файл". |
| Крок 2: | У спадному меню виберіть "Інформація", а потім " Автоматична відповідь (відсутність на місці)". |
| Крок 3: | У вікні "Автоматична відповідь (відсутність на місці)", що з'явиться, поставте прапорець "надіслати автоматичну відповідь" і введіть текст повідомлення, яке потрібно надіслати. |
| Крок 4: | Якщо ви хочете вказати період, протягом якого буде ввімкнено автоматичну відповідь, виберіть відповідні дати та час у розділі "з часу" та "до часу". |
| Крок 5: | Натисніть "OK", щоб зберегти налаштування автоматичної відповіді. |
Тепер Автоматична відповідь буде надіслана всім одержувачам, яким ви напишете або надішлете повідомлення протягом зазначеного періоду. Не забудьте відключити автоматичну відповідь, коли вам знову стане доступний, щоб уникнути небажаної листування.
Крок 1: Відкрийте Outlook 2007
Коли Outlook 2007 відкриється, ви побачите головне вікно програми з навігаційними панелями, папками та списком електронних листів. Виберіть обліковий запис, для якого ви хочете налаштувати автоматичну відповідь, клацнувши на ньому в лівій панелі навігації.
Примітка: Якщо у вас є кілька облікових записів у Outlook 2007, виберіть потрібний обліковий запис, перш ніж перейти до наступного кроку.
Крок 2: Увімкніть режим "відповісти одним кліком"
Для настройки автоматичної відповіді в Outlook 2007 слід включити режим "відповісти одним кліком". Це дозволить автоматично відповідати на всі вхідні повідомлення без необхідності вручну клікати на кнопку "Відповісти".
Щоб увімкнути цей режим, виконайте наступні дії:
- Відкрийте Outlook 2007 і виберіть вкладку "дії" у верхньому меню.
- У спадному меню виберіть "Відповісти одним кліком".
- У підменю, що з'явиться, виберіть "автоматично відповідати на всі вхідні повідомлення".
Тепер режим" відповісти одним кліком " буде активовано, і Outlook 2007 буде автоматично відповідати на всі вхідні повідомлення із заздалегідь заданим текстом.
Крок 3: Виберіть опцію "відповісти автоматично"
Автоматична відповідь в Outlook 2007 дозволяє відправити заздалегідь підготовлене повідомлення у відповідь на кожне отримане лист. Щоб налаштувати автоматичну відповідь, виконайте наступні кроки:
- Відкрийте програму Outlook 2007.
- Перейдіть на вкладку "Файл" у верхній панелі.
- Виберіть "Автоматична відповідь" у списку доступних опцій.
- Переконайтеся, що вибрано опцію "надіслати лише один раз протягом періоду роботи відповідної контактної інформації", якщо ви хочете налаштувати автоматичну відповідь лише один раз під час роботи.
- Напишіть текст повідомлення, яке буде відправлятися автоматично в поле "відповісти з використанням цього повідомлення". Можна використовувати такі теги, як [ім'я] або [дата], щоб вставити потрібні значення в повідомлення.
- Натисніть на кнопку "ОК", щоб зберегти налаштування автоматичної відповіді.
Після виконання зазначених кроків ваша Автоматична відповідь у Outlook 2007 буде налаштована та готова до використання. Пам'ятайте, що автоматична відповідь надсилатиметься на кожен отриманий електронний лист, доки ви не вимкнете цю функцію вручну.
Крок 4: Налаштуйте текст автоматичної відповіді
Тепер, коли у вас є правильна настройка правил для роботи автоматичної відповіді, прийшов час задати текст, який буде відправлений автоматично у відповідь на отримані листи.
Для цього виконайте наступні дії:
- Відкрийте Outlook 2007 і виберіть вкладку "Файл".
- У випадаючому меню виберіть пункт "Інформація".
- На сторінці, виберіть " Автовиполненіе "в розділі"Інформація про Користувача".
- У вікні, натисніть на кнопку " відповіді "в розділі" Режим команд "і виберіть"Відповісти з використанням автоматичної відповіді".
- Тепер введіть текст вашого автоматичного відповіді в поле " повідомлення "і збережіть зміни, натиснувши на кнопку"ОК".
Обов'язково перевірте правильність написання тексту, щоб не допустити помилок або граматичних помилок. Також переконайтеся, що автоматична відповідь відображає вашу компанію або особисті налаштування.
Після збереження налаштувань, Outlook 2007 буде автоматично відправляти вказаний Вами текст в якості відповіді на всі отримані листи під час вашої відсутності.
Крок 5: вкажіть період активності автоматичної відповіді
Вкажіть дату і час початку і закінчення активності автоматичної відповіді. Це дозволить встановити період, протягом якого Outlook буде автоматично відповідати на вхідні повідомлення.
Для вказівки періоду активності автоматичної відповіді виконайте наступні кроки:
- На вкладці " Файл "у меню виберіть"Інформація".
- У вікні, що відкриється, виберіть "Автоматична відповідь" зі списку функцій зліва.
- Установіть прапорець " надіслати автоматичну відповідь "і виберіть опцію" час " поруч із нею.
- Вкажіть дату і час початку і закінчення активності автоматичної відповіді.
- Натисніть кнопку "ОК", щоб зберегти налаштування.
Тепер Автоматична відповідь буде активний тільки в зазначений період часу. Після закінчення зазначеного часу Outlook перестане автоматично відповідати на вхідні повідомлення.
Крок 6: Перевірте та збережіть налаштування
Після того, як ви заповнили всі необхідні поля та налаштували автоматичну відповідь, не забудьте перевірити всі налаштування перед збереженням.
Переконайтеся, що текст повідомлення відображається коректно і відповідає вашим вимогам. Також перевірте, що обраний період часу для автоматичної відповіді вказано вірно.
Якщо ви задоволені налаштуваннями, натисніть кнопку "зберегти" або "застосувати" (залежно від версії Outlook), щоб зберегти всі зміни.
Після збереження налаштувань Автоматична відповідь буде активований і будь-які вхідні повідомлення будуть отримувати автоматично згенерований відповідь від вашої адреси електронної пошти.
Не забувайте, що після закінчення періоду автоматичної відповіді його потрібно вимкнути вручну, щоб уникнути надсилання автоматичних відповідей, коли вони більше не потрібні.
Крок 7: перевірте роботу автоматичної відповіді
Після того, як ви налаштували автоматичну відповідь у Outlook 2007, вам потрібно перевірити, чи вона працює належним чином. Для цього можна відправити тестове повідомлення на свій робочий або особисту адресу електронної пошти.
Щоб перевірити роботу автоматичної відповіді, виконайте наступні дії:
| Крок | Дія |
| 1. | Надішліть тестове повідомлення з адреси, на яку налаштовано автоматичну відповідь. |
| 2. | Дочекайтеся отримання автоматичної відповіді на свою адресу електронної пошти. |
| 3. | Відкрийте отримане повідомлення та переконайтеся, що автоматична відповідь надіслана. |
Якщо автоматичний відповідь був успішно відправлений і містить потрібну інформацію, значить настройка була виконана правильно. В іншому випадку перевірте налаштування автоматичної відповіді в Outlook 2007 та внесіть необхідні виправлення.