Електронні трудові книжки з кожним роком стають все популярнішими серед компаній і працівників. Вони дозволяють з легкістю вести облік робочого часу і архівувати необхідні документи. Однак, з появою нової форми документа виникає питання про збереження його повідомлень і уповноважують документів.
Важливо розуміти, що електронна форма не означає, що повідомлення про перехід на електронну трудову книжку можна просто видалити. Компанія зобов'язана зберігати всі повідомлення і документи, пов'язані з переходом на цю форму, також як і зі звичайною паперовою книжкою.
Кращим місцем для зберігання електронних повідомлень є цифровий архів, створений спеціально для цієї мети. Даний архів дозволяє зберігати і організовувати велику кількість даних, а також забезпечує їх збереження і конфіденційність.
Переваги електронних трудових книжок
Зручність і доступність
Електронні трудові книжки дозволяють легко зберігати і перевіряти інформацію про працівника - від даних про його трудовий стаж і заробіток до відомостей про проходження медичних оглядів і профілактичних щепленнях. Доступ до інформації можна отримати в будь-який час і в будь-якому місці, маючи лише доступ до Інтернету. Це особливо зручно для працівників, які часто змінюють місце роботи або працюють на віддалених об'єктах.
Безпека і надійність
Електронні трудові книжки та їх зберігання в електронному вигляді забезпечують високий рівень захисту від втрати інформації. Такі книжки захищені паролями і шифруванням даних, що унеможливлює несанкціонований доступ до персональних даних працівника. Крім того, інформація про працівника зберігається в цифровому вигляді, що виключає ризик втрати документа або його пошкодження в разі пожежі, повені чи інших надзвичайних ситуацій.
Екологічність і економічність
Використання електронних трудових книжок дозволяє знизити споживання паперу та Інк-картриджів, що в свою чергу сприяє збереженню навколишнього середовища і скорочення витрат компаній на придбання та обслуговування друкарської техніки. Крім того, електронна форма трудової книжки дозволяє уникнути витрат на постійне його оформлення в паперовому вигляді, а також значно скоротити час роботи персоналу відділу кадрів.
Централізоване зберігання та оновлення
Електронні трудові книжки можуть зберігатися в єдиній системі, що дозволяє легко управляти і оновлювати інформацію про працівників. Інформація може бути доступна всім зацікавленим сторонам-роботодавцям, працівникам і державним органам, що спрощує процеси перевірки відомостей про працівника. Так само, можливо автоматичне оновлення і подача різних повідомлень працівникові про його стаж і право на відпустки, що робить процес обліку робочого часу більш ефективним.
Зручність використання
Перехід на електронні трудові книжки забезпечує ряд переваг, пов'язаних із зручністю використання:
- Легкість доступу до інформації: вся необхідна інформація про трудові відносини зберігається в електронному вигляді і може бути отримана в будь-який момент протягом декількох кліків. Це особливо зручно в разі необхідності надати інформацію роботодавцю, державним органам або профспілці.
- Мобільність: електронні трудові книжки можна використовувати на різних пристроях - комп'ютері, планшеті або смартфоні. Це дозволяє завжди мати доступ до своїх даних незалежно від місця знаходження і часу.
- Зручність пошуку інформації: електронні трудові книжки часто оснащені функцією пошуку, яка дозволяє швидко знаходити необхідну інформацію, необхідну для підтвердження досвіду або вирішення інших важливих питань у трудових відносинах.
- Швидке отримання повідомлень: при використанні електронних трудових книжок можна налаштувати систему отримання повідомлень про важливі події, таких як зміна умов трудового договору, нарахування заробітної плати або майбутні процедури перевірки. Це допоможе бути в курсі актуальної інформації і своєчасно вживати необхідних заходів.
- Безпека даних: Інформація, що зберігається в електронних трудових книжках, зазвичай захищена паролем або іншими засобами аутентифікації, що забезпечує її конфіденційність і захист від несанкціонованого доступу.
Завдяки вищевказаним перевагам, використання електронних трудових книжок стає все більш популярним і зручним для працівників і роботодавців. Вони полегшують процес зберігання та доступу до інформації про трудові відносини, скорочуючи час та зусилля, витрачені на обробку та аналіз даних.
Збереження даних
Для забезпечення безпеки даних організація повинна застосовувати спеціальні заходи, такі як шифрування інформації, встановлення системи аутентифікації користувачів, регулярне резервне копіювання інформації та моніторинг системи зберігання даних. Крім того, організація повинна мати фізично захищене місце для зберігання серверів, а також заходи для запобігання несанкціонованого доступу до даних.
Для додаткового захисту даних організація може застосовувати різні технології, такі як багатофакторна аутентифікація, біометрична ідентифікація та системи моніторингу та виявлення аномальної активності.
У разі виникнення непередбачених ситуацій, таких як збій системи зберігання даних або кібератака, організація повинна мати план відновлення даних і регулярно перевіряти його працездатність. Крім того, організація повинна мати систему повідомлення про можливі порушення безпеки.
Важливо також враховувати, що збереження даних не повинна тільки обмежуватися технічними та організаційними заходами. Працівники організації, які мають доступ до даних, повинні бути навчені основам інформаційної безпеки та дотримуватися правил щодо використання інформаційних систем.
| Рекомендації для забезпечення збереження даних: |
|---|
| 1. Суворо дотримуватися вимог законодавства в області захисту персональних даних. |
| 2. Застосовувати спеціальні заходи безпеки, такі як шифрування, автентифікація та резервне копіювання даних. |
| 3. Забезпечити фізичний захист місця зберігання серверів. |
| 4. Використовувати додаткові технології, такі як багатофакторна аутентифікація і системи моніторингу. |
| 5. Мати план відновлення даних і систему повідомлення про порушення безпеки. |
| 6. Проводити навчання співробітників з основ інформаційної безпеки. |
Які повідомлення можна зберігати в електронній трудовій книжці
1. Повідомлення про працевлаштування - містить інформацію про прийом на роботу, дату початку трудового договору, посади та інші аспекти, пов'язані з працевлаштуванням.
2. Повідомлення про зміну умов роботи - надається при зміні розміру оплати праці, графіка роботи, посади або інших істотних умов, що впливають на робочий процес.
3. Повідомлення про переведення на іншу посаду - використовується при переведенні співробітника на іншу посаду всередині організації.
4. Повідомлення про зміну роботодавця - містить інформацію про зміну роботодавця, перехід до іншої організації при збереженні статусу працівника або здійсненні переходу на виконання обов'язків за новим трудовим договором.
5. Повідомлення про припинення трудового договору - містить інформацію про причини і дату припинення трудового договору між працівником і роботодавцем.
Всі повідомлення, що зберігаються в електронній трудовій книжці, мають юридичну силу і можуть бути використані в документообігу.