Кадрове діловодство-це один з важливих аспектів управління персоналом, який включає в себе організацію та ведення документації, пов'язаної з кадровим обліком і управлінням людськими ресурсами. Правильне ведення кадрового діловодства дозволяє ефективно управляти персоналом і дотримуватися законодавства.
Все починається з процесу найму нових співробітників. Для цього необхідно скласти різні документи, включаючи трудові договори, заяви на прийом на роботу, особисті картки та інші документи. Важливо пам'ятати, що ці документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства та організаційних правил.
Крім того, кадрове діловодство включає в себе ведення обліку робочого часу співробітників, підготовку і ведення кадрового обліку, а також оформлення та облік відпусток, лікарняних листів та інших документів, пов'язаних з трудовими відносинами.
Щоб успішно організувати кадрове діловодство, необхідно мати глибокі знання в області трудового та кадрового законодавства, а також вміти працювати з різними документами та електронними системами обліку. Крім того, необхідні навички аналізу та стратегічного планування, щоб ефективно управляти кадровими процесами і приймати зважені рішення в інтересах організації та її співробітників.
Важливість кадрового діловодства
Основна мета кадрового діловодства-забезпечити ефективне управління персоналом, забезпечити легкість і прозорість роботи з кадровими документами. Це важливо для досягнення бізнес-цілей організації, покращення ефективності роботи та зменшення ризиків.
Кадрове діловодство включає в себе безліч завдань і процесів, таких як складання трудових договорів, ведення кадрових справ, облік робочого часу, розрахунок заробітної плати, зберігання і захист кадрових документів і багато іншого.
Належне кадрове діловодство сприяє створенню і підтримці порядку в організації. Воно дозволяє мінімізувати ризики, пов'язані з порушеннями трудового законодавства та вимог наглядових органів. Крім того, воно сприяє підтримці позитивного іміджу компанії в очах співробітників і зовнішніх стейкхолдерів.
Важливо розуміти, що правильне і своєчасне кадрове діловодство є необхідною умовою для успіху і розвитку організації.
Компаніям слід приділяти належну увагу організації та веденню кадрового діловодства, щоб забезпечити ефективність і надійність цього процесу.
Значення і роль
Кадрове діловодство відіграє важливу роль у житті будь-якої організації. Воно забезпечує ефективне управління кадровими процесами, а також збереження і систематизацію документації, пов'язаної з працівниками компанії.
Значення кадрового діловодства полягає в наступному:
- Забезпечення законності та дотримання нормативних вимог. Кадрове діловодство допомагає контролювати і підтримувати законність всіх процесів, пов'язаних з управлінням персоналом. Воно гарантує, що всі дії, пов'язані з наймом, звільненням, переміщенням і т.д., відповідають вимогам законодавства.
- Збільшення ефективності роботи. Завдяки кадровому діловодству, компанія може оптимізувати процеси по найму і розстановці персоналу. Це дозволяє поліпшити ефективність роботи організації в цілому і підвищити продуктивність праці.
- Створення бази даних про співробітників. Кадрове діловодство допомагає створити і підтримувати базу даних про кожного співробітника організації. Це дозволяє відстежувати і аналізувати інформацію про персонал, таку як його кваліфікація, досвід роботи, досягнення та інше. Така інформація необхідна для прийняття рішень з Управління персоналом.
- Забезпечення конфіденційності. Кадрове діловодство також відіграє важливу роль у забезпеченні конфіденційності інформації про співробітників. Воно допомагає контролювати доступ до такої інформації та запобігати витоку або неправомірному використанню персональних даних.
Таким чином, кадрове діловодство є невід'ємною частиною ефективного управління персоналом. Воно допомагає організації зберегти документацію і впорядкувати процеси, пов'язані з працівниками, а також дотримуватися правових вимог.
Основні етапи
1. Підбір персоналу. На цьому етапі здійснюється пошук і відбір кандидатів на вакансію. Необхідно визначити вимоги до кандидатів, провести співбесіди і вибрати найкращих претендентів.
2. Найм. Після вибору кандидатів на вакантні посади здійснюється пропозиція їм роботи і укладення трудового договору.
3. Оформлення документів. На даному етапі оформляються всі необхідні документи, пов'язані з прийомом на роботу: трудові договори, накази про прийом на роботу, особисті справи співробітників і т. д.
4. Навчання та адаптація. Новим співробітникам проводиться навчання, знайомство з підприємством, його цілями і завданнями, а також правилами роботи і корпоративною культурою.
5. Облік і контроль. На цьому етапі здійснюється ведення кадрового обліку, фіксація відпрацьованого часу, контроль виконання посадових обов'язків співробітниками.
6. Оцінка та розвиток. Регулярна оцінка роботи співробітників і розвиток їх професійних навичок дозволяють підвищити ефективність роботи колективу і розвинути потенціал кожного співробітника.
7. Звільнення. У разі необхідності, здійснюється процедура звільнення співробітника: складання та підписання звільнювальних документів, підготовка документів для виплати остаточної заробітної плати і т. д.
8. Зберігання документів. Зібрані протягом роботи співробітника документи зберігаються в архіві. Важливо забезпечити їх збереження і конфіденційність.
Коректне і своєчасне виконання всіх етапів кадрового діловодства дозволить створити ефективну систему роботи з персоналом і забезпечити успіх підприємства на ринку праці.
Підбір персоналу
Основна мета підбору персоналу-знайти співробітників, які відповідають вимогам і потребам компанії. Для цього використовуються різні методи та інструменти. Один з них-аналіз потреб організації та складання профілю ідеального кандидата.
У процесі підбору персоналу важливо враховувати як професійні, так і особистісні якості кандидатів. Використовуються різні методи оцінки, такі як інтерв'ю, тестування, оцінка компетенцій та інші.
Одним з ключових аспектів підбору персоналу є відповідність кандидата компанії та її корпоративній культурі. Важливо, щоб нові співробітники не тільки мали необхідні професійні навички, а й підходили за цінностями і працювали в команді. Для цього проводяться спеціальні співбесіди та аналізується інформація про кандидата, отримана від попередніх роботодавців.
Підбір персоналу може бути внутрішнім (з існуючих співробітників компанії) і зовнішнім (ззовні). Для обох типів підбору існують свої підходи і методи. Важливо правильно визначити, який тип підходить в конкретній ситуації і для вирішення поставлених завдань.
Укладення
Правильний підбір персоналу є одним з ключових факторів успіху організації. Кваліфіковані та адаптовані співробітники здатні значно підвищити ефективність роботи команди і досягнення поставлених цілей. Тому підбір персоналу слід розглядати як важливе стратегічне завдання і приділяти йому достатню кількість часу і ресурсів.
Оформлення документів
Оформлення документів в кадровому діловодстві відіграє важливу роль, оскільки правильне оформлення забезпечує юридичну значимість і достовірність інформації, що міститься в документах. Нижче наведені основні принципи оформлення документів.
1. Оформлення заголовків і тексту:
Заголовки документів повинні бути виділені жирним шрифтом, щоб їх можна було легко відрізнити від основного тексту. Основний текст повинен бути написаний звичайним шрифтом.
2. Нумерація сторінок:
Кожен документ повинен бути пронумерований нижніми арабськими цифрами в порядку зростання. Нумерація сторінок починається з першої сторінки змісту.
3. Форматування:
Документи повинні бути оформлені відповідно до встановленого стандарту форматування. Шрифт і розмір шрифту повинні бути однорідними у всіх документах. Абзаци слід робити з відступом або з пропуском рядка.
4. Підписи та печатки:
У всіх документах повинні бути проставлені підписи і печатки відповідних посадових осіб.При цьому слід дотримуватися всіх правил оформлення підписів і печаток, встановлені законодавством.
5. Додаткові елементи:
У деяких документах можуть знадобитися різні додаткові елементи, такі як таблиці, графіки, малюнки і т.д. при вставці таких елементів необхідно дотримуватися правил оформлення їх підписів і підписати їх, якщо це потрібно.
Важливо пам'ятати, що оформлення документів є невід'ємною частиною кадрового діловодства. Правильне оформлення документів забезпечує їх юридичну значимість і зручність використання.
Облік та адміністрування
Облік співробітників включає в себе наступні етапи:
1. Реєстрація співробітника - важливий етап, на якому фіксуються всі необхідні дані про нового співробітника: ПІБ, дата народження, паспортні дані, дані про освіту і досвід роботи і т.д. Вся ця інформація зберігається в табличній формі і використовується для оформлення необхідних документів і подальшої роботи зі співробітником.
2. Ведення персональної картки - кожному співробітнику присвоюється унікальний ідентифікатор і створюється персональна картка, в якій міститься вся інформація про його трудову діяльність: дати прийому на роботу і звільнення, зміни посади, заробітної плати і т. д. Ведення актуальної інформації на картці важливо для контролю і документування всіх змін в життєвому циклі співробітника.
3. Розрахунок і облік заробітної плати - важливий аспект обліку та адміністрування. Кожному співробітнику присвоюється табельний номер, і грунтуючись на цьому номері, проводиться розрахунок заробітної плати. Розрахунок включає в себе облік відпрацьованих годин, нарахування заробітної плати, облік відпусток і лікарняних листів. Вся ця інформація обліку заробітної плати також повинна бути акуратно задокументована.
4. Архівування документів - значущі документи, пов'язані з обліком і адмініструванням співробітників, повинні бути збережені в архіві. Архівування дозволяє зберігати документи в безпеці, забезпечує доступність до них в разі необхідності і сприяє надійності обліку та адміністрування.
Облік і адміністрування співробітників - незамінна частина кадрового діловодства. Від якісно і акуратно веденого обліку залежить безліч аспектів роботи з персоналом, включаючи його оплату, трудові відносини і загальну організацію трудового процесу.