Microsoft Outlook 2013 - це потужний поштовий клієнт, який дозволяє керувати поштовими повідомленнями, календарем, контактами та завданнями. Однією з корисних функцій Outlook 2013 є можливість архівувати пошту та інші елементи даних, щоб зберегти простір у поштовій скриньці та покращити продуктивність.
Архівування в Outlook 2013 може бути корисним для користувачів, які отримують велику кількість пошти та зберігають історію повідомлень для подальшого використання. Архівація допоможе зменшити розмір поштової скриньки і знизити навантаження на сервер електронної пошти.
Для налаштування архівації в Outlook 2013 дотримуйтесь наступних кроків:
- Відкрийте Outlook 2013 і виберіть вкладку "Файл" у верхній частині вікна.
- Виберіть " параметри "в меню, що відкрилося в результаті клацання по вкладці"Файл".
- У вікні "Параметри Outlook" виберіть вкладку "Додатково".
- У розділі "Автоматична Архівація" натисніть на кнопку "Автоархівування".
- Відкриється вікно "Автоархівування". Тут ви можете налаштувати параметри архівації, такі як частота архівування, папки, що підлягають архівації, і тривалість зберігання елементів в архіві.
- Виберіть папки, які ви хочете архівувати, натиснувши на них, а потім налаштуйте інші параметри відповідно до ваших уподобань.
- Натисніть "OK", щоб зберегти налаштування архівації.
Готово! Тепер Outlook 2013 буде автоматично виконувати архівацію обраних папок відповідно до налаштувань, які ви задали. Ваші листи та інші елементи будуть переміщатися в архівні папки, звільняючи місце в вашому основному поштовій скриньці і впорядковуючи вашу пошту.
Кроки для налаштування архівації в Outlook 2013:
1. Запустіть Outlook 2013 і відкрийте головне меню.
2. Натисніть на вкладку "Файл" у верхньому лівому куті екрана.
3. У меню виберіть " Налаштування аккаунта "і клікніть на" Налаштування аккаунта " ще раз в випадаючому списку.
4. У вікні " Налаштування аккаунта "виберіть аккаунт, для якого потрібно налаштувати архівацію, і клікніть на кнопку"Змінити".
5. У вікні " Зміна облікових записів електронної пошти "виберіть вкладку"Додаткові налаштування".
6. У вікні "Додаткові налаштування" виберіть вкладку "Архівація даних".
7. Установіть прапорець у полі "увімкнути автоматичну архівацію" та виберіть папку для архівування.
8. Встановіть бажані параметри для архівації, такі як дату, за яку потрібно архівувати повідомлення, і частоту архівації.
9. Натисніть на кнопку "ОК", щоб зберегти налаштування архівації.
10. Натисніть на кнопку " Далі "і потім на" Готово", щоб завершити налаштування архівації.
| ПРИМІТКА: | Архівовані повідомлення будуть збережені в обраній папці, виключаючи їх з основного поштової скриньки. Ви завжди зможете отримати доступ до архівованих повідомлень, відкривши папку архіву в Outlook 2013. |
Перевірка наявності актуальних оновлень
Крок 1: Відкрийте програму Outlook 2013 на своєму комп'ютері.
Крок 2: У верхній панелі навігації виберіть вкладку "Файл".
Крок 3: У меню, виберіть "Властивості аккаунта".
Крок 4: У новому вікні виберіть вкладку "Оновлення".
Крок 5: У рамці " автоматичні оновлення "натисніть на кнопку"Перевірити зараз".
Крок 6: Зачекайте, поки Outlook перевірить наявність актуальних оновлень.
Крок 7: Якщо оновлення знайдено, дотримуйтесь інструкцій на екрані, щоб встановити їх.
Крок 8: Після завершення установки оновлень, закрийте вікно"Властивості аккаунта".
Тепер ви можете бути впевнені, що ваша програма Outlook 2013 налаштована з урахуванням останніх оновлень, що забезпечить її більш ефективну роботу і захист.
Установка додаткового компонента для архівації
Крок 1: Перейдіть до офіційного додатка Outlook 2013 і відкрийте розділ "Налаштування".
Крок 2: У меню "Налаштування" виберіть пункт "управління компонентами".
Крок 3: на сторінці знайдіть категорію "Архівація" і натисніть на кнопку "Встановити компонент".
Крок 4: зачекайте, поки процес встановлення компонента завершиться. У цей момент може знадобитися підключення до Інтернету.
Крок 5: Після завершення установки, закрийте розділ "Налаштування" і перезапустіть додаток Outlook 2013.
Тепер у вас встановлений додатковий компонент для архівування в Outlook 2013, який дозволяє зручніше та ефективніше керувати архівованими повідомленнями та папками.
Створення нового файлового архіву
Для створення нового файлового архіву в Outlook 2013, дотримуйтесь цих простих кроків:
- Відкрийте Outlook і виберіть папку, яку потрібно архівувати, на панелі навігації.
- Натисніть на вкладку "Файл" у верхній лівій частині екрана.
- На сторінці " Інформація "виберіть" Керувати папками "в розділі"Інструменти".
- У меню, виберіть "Створити папку архіву".
- У вікні, що з'явиться, введіть назву нового архіву та виберіть місце, де ви хочете зберегти архівний файл.
- Натисніть "OK", щоб створити архів.
Тепер у вас є новий файловий архів, куди можна перемістити папку або повідомлення для збереження. Ви можете повторити ці кроки, щоб створити кілька архівів та організувати свою пошту в Outlook 2013.
Вибір папок і папок поштової скриньки для архівації
Щоб налаштувати архівацію в Outlook 2013, потрібно вибрати папки та підпапки, які потрібно зберегти в архіві. Дотримуйтесь інструкцій нижче, щоб правильно вибрати папки та підпапки поштової скриньки для архівування.
- Відкрийте Outlook 2013 і виберіть вкладку "Файл".
- У меню налаштувань Виберіть "параметри".
- У вікні " Параметри Outlook "виберіть вкладку"Розширені".
- У розділі "Архівація та відновлення даних" натисніть на кнопку "Налаштування архівації".
- У вікні "Архівація" виберіть "архівувати цей папку і всі підпапки".
- Натисніть на кнопку "Огляд", щоб вибрати папку для збереження архіву.
- Виберіть папку на своєму комп'ютері, де ви хочете зберегти архівовані дані.
- Натисніть "ОК", щоб закрити вікно"огляд".
- Натисніть "ОК", щоб закрити вікно"Архівація".
- Натисніть "ОК", щоб закрити вікно"Параметри Outlook".
Тепер Вибрані папки і підпапки поштової скриньки будуть архівуватися в зазначену вами папку на комп'ютері. Повторіть цю процедуру для кожної папки та підпапки, яку потрібно включити до архіву.
Установка часу автоматичної архівації
Outlook 2013 дозволяє налаштувати автоматичну архівацію електронних листів з установкою часу, щоб полегшити управління поштовими папками і зберегти важливі дані в безпеці. Дотримуйтесь цих простих інструкцій, щоб налаштувати час автоматичного архівування в Outlook 2013:
- Відкрийте Outlook 2013 і виберіть вкладку "Файл" у верхньому лівому куті екрана.
- На вкладці "Інформація" виберіть "Параметри облікового запису".
- У вікні "Параметри облікового запису" виберіть обліковий запис, для якої необхідно налаштувати автоматичну архівацію.
- Натисніть кнопку "Змінити"поруч із вибраним обліковим записом.
- У вікні "Імпорт/Експорт" виберіть опцію "Автоматично архівувати елементи за встановленим розкладом".
- Введіть бажаний час автоматичної архівації в поле "періодичність".
- Виберіть папку, де зберігаються електронні листи, які ви хочете автоматично архівувати, у полі "архівувати в цю папку".
- Натисніть на кнопку "ОК", щоб зберегти налаштування.
Тепер Outlook 2013 буде автоматично архівувати вибрані листи по заданому часу. Ви можете будь-коли змінити або вимкнути налаштування автоматичного архівування, дотримуючись тих самих кроків.
Перевірка та налаштування параметрів архівації
- Відкрийте програму Outlook 2013 і виберіть вкладку "Файл" у верхній панелі інструментів.
- У випадаючому меню виберіть "Параметри".
- На вкладці "розширені" знайдіть розділ "архівування та резервне копіювання" і натисніть на кнопку "Налаштування архівації".
- У вікні виберіть папку, для якої Ви хочете налаштувати архівацію. Можна вибрати як папку електронної пошти, так і папку з даними в Outlook (наприклад, календар або завдання).
- Виберіть період часу, за який ви хочете архівувати дані. Можна вибрати готові варіанти, такі як" останній місяць "або" останній рік", або вказати власні параметри.
- Вкажіть шлях до файлу архіву (.pst), куди будуть зберігатися архівні дані. Рекомендується вибрати місце на локальному диску комп'ютера або знімному носії для збереження інформації.
- Виберіть Додаткові параметри архівації, такі як включення або виключення елементів, визначення розміру архівного файлу і настройка автоматичного виконання архівації.
- Після налаштування параметрів архівації натисніть "ОК", щоб зберегти зміни та закрити вікно.
Тепер ви готові використовувати функцію архівування в Outlook 2013 із налаштованими параметрами. Пам'ятайте, що регулярне виконання архівації допоможе підтримувати ефективність роботи, захистити важливі дані і полегшити доступ до основних повідомлень і елементів Outlook.