Outlook являє собою одну з найпопулярніших і зручних програм для управління електронною поштою і календарем. Однак з часом Поштова скринька та календар можуть заповнюватися безліччю непотрібних повідомлень та подій, що може уповільнити роботу програми.
У цій статті ми розповімо, як очистити поштову скриньку та календар в Outlook, щоб звільнити місце та підвищити ефективність роботи з програмою.
Перш за все, перед початком процесу очищення рекомендується створити резервну копію поштової скриньки і календаря, щоб не втратити важливі дані. Після цього можна приступати до видалення непотрібних повідомлень і подій.
Очищення поштової скриньки в Outlook
У Outlook очищення поштової скриньки може бути дуже корисним, щоб звільнити місце та впорядкувати свою електронну пошту. У цій статті ми розглянемо кілька методів, які допоможуть вам очистити поштову скриньку в Outlook.
1. Видалення непотрібних листів. Періодично переглядайте свою пошту та видаляйте будь-які повідомлення, які вам більше не потрібні. Це можуть бути старі листи, спам або інші непотрібні повідомлення. Просто позначте їх і натисніть кнопку "Видалити".
2. Створення папок. Розділіть свою пошту на різні категорії, створивши папки для різних типів повідомлень. Наприклад, ви можете створити окремі папки для роботи, особистого листування або розсилок. Перетягніть листи у відповідні папки, щоб легко знаходити потрібні повідомлення.
3. Використання правил. Outlook дозволяє налаштувати правила, які автоматично переміщують листи в певні папки на основі заданих умов. Наприклад, ви можете створити правило, щоб усі електронні листи від певного відправника автоматично переходили до папки "важливі". Це допоможе вам автоматизувати процес організації Пошти.
4. Архівація старих листів. Якщо у вас є багато старих електронних листів, які ви хочете зберегти, але вони займають багато місця в поштовій скриньці, Подумайте про створення архівів. Outlook дозволяє створювати архівні файли, де ви можете зберегти старі повідомлення та звільнити місце в головній поштовій скриньці.
5. Очищення папки "Видалені елементи". Усі видалені повідомлення за замовчуванням переміщуються до папки "Видалені елементи". Але щоб вони не займали місця у вашій поштовій скриньці, регулярно очищайте цю папку. Ви можете вибрати пункт меню "Очистити папку" і видалити всі повідомлення з неї.
Дотримуючись цих простих порад, ви зможете ефективно очистити свою поштову скриньку в Outlook і полегшити керування електронною поштою.
Видалення непотрібних листів
Крок 1: Відкрийте свою поштову скриньку в Outlook і перейдіть до папки, що містить непотрібні електронні листи.
Крок 2: Виділіть усі непотрібні електронні листи, які ви хочете видалити. Для цього можна використовувати комбінацію клавіш Ctrl + A.
Крок 3: Клацніть правою кнопкою миші на виділені листи і виберіть опцію "Видалити".
Крок 4: З'явиться вікно підтвердження. Натисніть "OK", щоб підтвердити свою дію та видалити електронні листи.
Крок 5: Листи будуть переміщені в папку "Видалені елементи". Щоб остаточно видалити їх, перейдіть до цієї папки та повторіть кроки 2 і 3.
Примітка: Видалені електронні листи зберігатимуться в папці "Видалені елементи", доки ви не очистите цю папку або не виконаєте Додаткові дії, щоб остаточно їх видалити.
Архівація повідомлень
Архівування повідомлень може бути корисним, коли ваша поштова скринька в Outlook переповнена і потрібно звільнити місце для нових повідомлень. Вам не потрібно видаляти повідомлення, які вам можуть знадобитися в майбутньому. Замість цього ви можете архівувати їх, щоб зберегти доступ до них при необхідності.
Щоб архівувати повідомлення в Outlook, вам потрібно буде створити архівний файл PST. У цьому файлі будуть зберігатися всі архівовані повідомлення. Ви можете створити кілька архівних файлів PST і організувати їх за категоріями або періодами.
Щоб створити архівний файл PST, виконайте наступні кроки:
| 1. | Відкрийте Outlook і виберіть вкладку»Файл" |
| 2. | Виберіть "параметри" та перейдіть на вкладку»Додатково" |
| 3. | У розділі «Експорт» натисніть на кнопку»Експортувати" |
| 4. | Виберіть " Створити файл даних Outlook (.pst» "і натисніть»Далі" |
| 5. | Виберіть папку, яку потрібно архівувати, і натисніть»Далі" |
| 6. | Вкажіть місце розташування та назву архівного файлу PST та натисніть»Готово" |
Після створення архівного файлу PST ви можете видалити повідомлення зі своєї поштової скриньки, щоб звільнити місце, знаючи, що всі архівовані повідомлення зберігаються в архівному файлі.
Щоб переглянути архівні повідомлення в Outlook, виконайте наступні кроки:
| 1. | Відкрийте Outlook і виберіть вкладку»Файл" |
| 2. | Виберіть "Відкрити та експортувати" та натисніть кнопку " Відкрити файл даних Outlook» |
| 3. | Виберіть архівний файл PST, який потрібно відкрити, і натисніть»OK" |
| 4. | Тепер ви можете переглядати та відкривати архівні повідомлення в Outlook |
Архівування повідомлень в Outlook допоможе вам керувати своєю поштовою скринькою, звільняючи місце для нових повідомлень, але при цьому зберігаючи доступ до архівованих повідомлень при необхідності.
Правила фільтрації
Outlook дозволяє створювати правила фільтрації, які автоматично обробляють вхідні повідомлення та події календаря. За допомогою правил фільтрації ви можете організувати свої повідомлення та події таким чином, щоб вони автоматично розбивалися по папках або позначалися певними категоріями.
Нижче наведено кілька корисних правил фільтрації, які можуть допомогти вам очистити поштову скриньку та календар:
- Переміщення повідомлень від певних відправників до папки: Створіть правило, яке переміщує всі повідомлення від певних відправників в окрему папку. Це може бути корисно, якщо ви отримуєте багато повідомлень від автоматичних систем або розсилок.
- Видалення повідомлень позначених як спам: Створіть правило, яке автоматично видаляє всі повідомлення, позначені як спам. Це допоможе вам позбутися небажаної пошти та заощадити час на її ручному сортуванні.
- Позначення важливих повідомлень: Створіть правило, яке позначає всі повідомлення від певних відправників або з певним ключовим словом як важливі. Це допоможе вам швидко знаходити і відповідати на найбільш термінові повідомлення.
- Видалення старих подій календаря: Створіть правило, яке автоматично видаляє події календаря, які вже пройшли. Це допоможе вам підтримувати свій календар актуальним і звільняти місце для нових подій.
Правила фільтрації в Outlook надають широкі можливості для організації вашої поштової скриньки та календаря. Використовуйте їх, щоб упорядкувати свої повідомлення і події, і позбутися від небажаної інформації або підвищити рівень важливості для певних повідомлень або подій.
Використання папок і підпапок
У Outlook ви можете створювати папки та підпапки для більш зручної організації та структурування вашої поштової скриньки та календаря.
Щоб створити нову папку, виконайте наступні кроки:
| Крок 1: | Відкрийте Outlook і виберіть вкладку "Папки". |
| Крок 2: | Клацніть правою кнопкою миші на розділі "Пошта" або "календар"і виберіть" Створити нову папку". |
| Крок 3: | Введіть назву нової папки та натисніть клавішу "Enter". |
Щоб створити підпапку, виконайте наступні кроки:
| Крок 1: | Клацніть правою кнопкою миші на папці, в якій потрібно створити підпапку. |
| Крок 2: | Виберіть "Створити папку" та введіть назву для нової підпапки. |
| Крок 3: | Натисніть клавішу "Enter". |
Ви також можете перетягувати та переміщувати повідомлення та події між папками та підпапками. Для цього просто виділіть потрібні елементи і перетягніть їх в цільову папку або підпапку.
Використовуючи папки і підпапки в Outlook, ви зможете легко знаходити і організовувати свої повідомлення і події, роблячи роботу з поштою і календарем ефективніше і зручніше.
Видалення непотрібних вкладень
Якщо ваша поштова скринька в Outlook переповнена великою кількістю вкладень, може виникнути необхідність їх видалення. Це допоможе звільнити простір і спростити роботу з поштою.
Крок 1: Відкрийте програму Outlook і перейдіть до поштової скриньки, з якої потрібно видалити вкладення.
Крок 2: Виберіть повідомлення з вкладенням, яке потрібно видалити.
Крок 3: Клацніть правою кнопкою миші на вибране повідомлення і виберіть пункт "Зберегти вкладення".
Крок 4: У вікні виберіть шлях збереження вкладення і натисніть кнопку "Зберегти".
Крок 5: Повторіть кроки 2-4 для всіх повідомлень, які мають непотрібні вкладення.
Крок 6: Коли ви зберегли всі потрібні вам вкладення, можна безпечно видалити повідомлення з ними. Щоб це зробити, виділіть кілька повідомлень, клацнувши на першому повідомленні, потім утримуйте клавішу "Shift" і клацніть на останньому повідомленні.
Крок 7: Натисніть клавішу "видалити" на клавіатурі або виберіть піктограму "видалити" на панелі інструментів Outlook, щоб видалити вибрані повідомлення.
Тепер ви знаєте, як видалити непотрібні вкладення з поштової скриньки в Outlook. Це допоможе зменшити обсяг інформації і полегшити роботу з поштою.
Очищення "видалених повідомлень"
Для того щоб видалити всі повідомлення з папки "Видалені", дотримуйтесь наступних кроків:
- Відкрийте Outlook і виберіть папку "Видалені" у списку папок зліва.
- Виділіть усі повідомлення, які потрібно видалити. Якщо ви хочете видалити всі повідомлення в папці, ви можете натиснути комбінацію клавіш "Ctrl + A", щоб виділити всі повідомлення одночасно.
- Натисніть правою кнопкою миші на виділені повідомлення і виберіть " Видалити "в контекстному меню або натисніть клавішу" Delete " на клавіатурі.
Важливо відзначити, що видалені повідомлення, після видалення з папки "Видалені", можуть бути додатково видалені з папки" Видалені елементи " через певний час, в залежності від налаштувань вашого поштового сервера. Якщо ви хочете повністю очистити поштову скриньку та видалити повідомлення навіть із "видалених елементів", Вам також потрібно очистити цю папку.
Використання функції "Очистити папку" або "очистити всі елементи" у папці "Видалені елементи" дозволить вам назавжди видалити всі повідомлення з цієї папки.
Очищення календаря в Outlook
Очищення календаря в Outlook може бути корисним, якщо ви хочете видалити старі та непотрібні зустрічі, події чи нагадування. Нижче наведені кроки для здійснення очищення вашого календаря в Outlook:
- Відкрийте Outlook і перейдіть до календаря, який потрібно очистити.
- Виберіть період часу, за який ви хочете видалити події. Наприклад, ви можете вибрати "Весь календар", щоб видалити всі події, або вибрати конкретні дати для видалення подій за певний період.
- Клацніть правою кнопкою миші на вибраний період часу та виберіть "Видалити" з контекстного меню.
- Підтвердьте видалення вибраних подій, натиснувши кнопку "Видалити".
Крім видалення окремих подій, ви також можете видалити всі події з вашого календаря і почати з чистого аркуша. Для цього виконайте наступні кроки:
- Відкрийте Outlook і перейдіть до календаря, який потрібно очистити.
- Клацніть правою кнопкою миші на календарі на лівій панелі навігації.
- Виберіть "Видалити всі події" з контекстного меню.
- Підтвердьте видалення всіх подій, натиснувши кнопку "Видалити".
Пам'ятайте, що видалення подій з календаря в Outlook також видалить усі пов'язані з ними дані, такі як нагадування або вкладені файли. Будьте уважні при виборі подій для видалення і врахуйте всі наслідки очищення календаря.