Записка-це офіційний документ, який використовується для передачі інформації всередині організації або між різними організаціями чи структурними підрозділами. Як правило, службова записка адресована керівнику і повинна бути оформлена відповідно до певних вимог і формату.
Важливо розуміти, що службова записка є основним способом зворотного зв'язку між співробітниками і керівником. Тому її оформлення повинно бути грамотним і зрозумілим. Структура службової записки зазвичай включає заголовок, вступну частину, основну частину та висновок.
Заголовок службової записки повинен містити інформацію про те, кому вона адресована, хто її написав і дату її складання. Вступна частина служить для введення в тему і пояснення, про що буде мова в документі. Основна частина повинна містити детальну інформацію, включаючи аргументи, факти та докази. Висновок служить для короткого Підведення підсумків і заключних коментарів.
Написання службової записки вимагає точності і ясності виразів, офіційного тону, грамотної і логічної структури. При оформленні службової записки особливу увагу слід приділити вибору слів і правильному поданню інформації. Не забувайте вказувати Ваші контактні дані і просити керівника про необхідну реакцію на Ваше звернення.
Службова записка як офіційний документ
Важливо розуміти, що службова записка повинна бути оформлена в суворій відповідності з встановленими правилами. Неправильно оформлена службова записка може привести до непорозумінь і ускладнень в її виконанні.
Перш за все, необхідно вказати дату складання службової записки. Дата повинна бути проставлена в правому верхньому куті документа, після чого слід вказати адресата - ПІБ керівника, на ім'я якого складається записка.
Заголовок є другим важливим елементом службової записки. Він повинен коротко, але точно відображати суть проблеми або питання, який вимагає втручання керівника.
Далі, в основній частині службової записки, необхідно описати саму проблему, ситуацію або питання, із зазначенням всіх важливих деталей і фактів. У цій частині записки можна використовувати строгий і точний мову. Важливо уникати емоційних виразів і залишати лише факти.
Завершуючи службову записку, необхідно вказати контактні дані автора записки, а також запропонувати керівнику необхідні заходи, які повинні бути прийняті з питання.
На завершення службової записки зазвичай вказується подяка за розгляд проблеми і надія на оперативне вирішення ситуації. Записку слід підписати, ставлячи ПІБ і вказавши посаду автора.
У разі необхідності прикріпити до записки будь-які документи або матеріали, вони повинні бути додані разом з нею, щоб було простіше зрозуміти суть проблеми або питання.
Важливо: службова записка є документом, який повинен бути підготовлений з особливою увагою до деталей і стандартам оформлення.
Приклад оформлення службової записки:
/ Адресат: Іванов І. І. |
Заголовок: Проблема з доставкою необхідного обладнання за розкладом.
Шановний Іванов Іван Іванович,
Звертаюся до вас з проханням розглянути проблему, що виникла з доставкою необхідного обладнання за розкладом. У зв'язку із затримками з боку постачальника, ми не можемо отримати обладнання в строк, що призводить до простою виробництва.
Дана ситуація негативно позначається на виконанні наших гранично точних термінів поставки замовлень клієнтам. Прошу вас вжити відповідних заходів, щоб вирішити цю проблему і забезпечити виконання плану виробництва.
Автор: Іванов Іван Іванович
Контактні дані: телефон-8-XXX-XXX-XX-XX, email - [email protected]
Дякуємо за увагу та розгляд цієї проблеми. Сподіваюся на оперативне вирішення ситуації.
Іванов Іван Іванович
Посада: Головний спеціаліст відділу логістики
Призначення та основні правила оформлення
- Заголовок і дата: На початку службової записки слід вказати заголовок, який відображає її призначення і суть. Після заголовка слід вказати дату складання записки.
- Адресат: Далі необхідно вказати повне ім'я та посаду одержувача записки. Важливо підібрати правильне звернення до адресата, використовуючи поважні форми звернення (пан, пані, шановний і т.д.).
- Текст записки: Основна частина службової записки містить текст, в якому необхідно чітко і коротко викласти суть питання або представити інформацію, яку необхідно передати керівнику.
- Підпис та ініціали: В кінці записки слід вказати Прізвище та ініціали автора, а також його посаду і контактні дані для зв'язку. Не забудьте поставити дату підпису.
Крім зазначених правил загального характеру, слід враховувати специфіку організації і прийняті в ній вимоги. Крім того, важливо стежити за граматичної та стилістичної правильністю тексту, уникати непотрібних подробиць і зайвої емоційності.
Структура службової записки
Основна структура службової записки на ім'я керівника наступна:
- Заголовок – у цьому розділі вказується назва документа.
- Дата і місце - тут вказується дата і місце складання службової записки.
- Адресат - у цьому розділі вказується ПІБ керівника, кому адресується документ.
- Текст - тут описується суть проблеми або питання, яке потребує уваги керівника. Рекомендується оформляти пункти або абзаци для більш ясного викладу інформації.
- Підпис – у цьому розділі вказуються ПІБ та посада автора записки, а також дата підписання документа.
Зазначені розділи зазвичай виділяються жирним шрифтом і вирівнюються по лівому краю.
Основні елементи заповнення
Службова записка на ім'я керівника повинна містити наступні основні елементи:
- Заголовок: У верхній частині службової записки вказується її назва або заголовок, наприклад: "службова ЗАПИСКА".
- Дата: Після заголовка слід вказати дату написання записки в форматі дд.мм. рррр.
- Адресат: На самому початку тексту записки вказується прізвище та ініціали керівника, на ім'я якого направляється записка.
- Зміст: Основна частина записки містить суть проблеми або завдання, про які потрібно доповісти керівнику. Важливо викласти інформацію чітко, лаконічно і без зайвих деталей. Для більш зручного читання текст можна розбити на абзаци.
- Підпис: Після основного тексту слід вказати Прізвище та ініціали співробітника, який написав записку. Нижче можна вказати його посаду і контактні дані.
Зверніть увагу, що всі елементи заповнення записки повинні бути акуратно оформлені і розміщені на сторінці для кращого візуального сприйняття. Текст слід вирівнювати по лівому краю сторінки.
Зразок оформлення службової записки
Кого: [ПІБ керівника]
Від кого: [Ваше ПІБ]
Дата: [дата]
Тема: [коротка назва питання]
Текст службової записки повинен містити наступні розділи:
- Вступ: опис причини або мети написання записки;
- Основна частина: детальний опис проблеми або пропозиція;
- Укладення: висновки, запит або пропозиція подальших дій;
- Заключна фраза з вдячністю;
- Підпис.
[Ваш підпис]