Накази по особовому складу - це важливий інструмент організації роботи в сфері управління персоналом. Вони регламентують різні аспекти діяльності співробітників-від прийняття на роботу до звільнення. Коректне оформлення та архівація таких наказів має велике значення для підтримки порядку і забезпечення дотримання правових норм.
Основне правило оформлення наказів по особовому складу-це точність і ясність викладу інформації. Наказ повинен бути складений на основі документів, що підтверджують необхідність прийняття певних рішень. У тексті необхідно вказати повне найменування організації, дату, а також підставу для прийняття наказу.
Також варто пам'ятати, що має значення не тільки зміст наказу, але і його форма. Наказ повинен бути оформлений на бланку організації, вказувати його номер і дату, підпис і печатку посадової особи, яка віддала наказ. Використання електронної форми наказу також допустимо, але необхідно дотримуватися всіх зазначених вимог до його оформлення.
Накази по особовому складу: основні правила
Основні правила оформлення та архівації наказів по особовому складу включають:
- Ясність і точність формулювань. Накази повинні бути зрозумілими і чіткими. Необхідно уникати двозначних або незрозумілих виразів, щоб уникнути можливого непорозуміння.
- Номер і дата наказу. Кожен наказ повинен бути пронумерований в порядку його надходження і мати дату складання. Номер наказу і його дата зазвичай вказуються у верхньому правому куті документа.
- Стислість і лаконічність. Накази повинні бути досить короткими, містити тільки необхідну інформацію. Використовуйте чіткі формулювання і структуруйте накази в зрозумілу послідовність пунктів.
- Правильне заповнення шапки наказу. У шапці наказу вказуються назва організації, її адреса, контактна інформація. Також обов'язково вказується тема і зміст наказу.
- Форматування тексту. Накази повинні мати чітке форматування тексту, використовувати великі або великі літери відповідно до Правил оформлення документів.
- Використання послідовних нумерованих і маркованих списків. Пункти наказу можуть бути представлені у вигляді нумерованого (порядкова нумерація) або маркованого (перерахування без певного порядку) списку для кращої наочності та структурування інформації.
- Підпис керівника і секретаря. В кінці наказу обов'язково ставляться підписи керівника і секретаря (автора) наказу. Після підписів зазвичай вказується прізвище та посада цих осіб.
- Архівація та зберігання наказів. Слід передбачити створення архіву наказів по особовому складу та їх тривале зберігання. Накази повинні бути доступні для ознайомлення співробітникам організації в разі необхідності.
Суворе дотримання правил оформлення та архівації наказів по особовому складу допомагає забезпечити ефективність і прозорість роботи організації, врегулювати внутрішні трудові відносини і забезпечити співробітникам доступ до необхідної інформації.
Оформлення та архівація наказів
Для оформлення наказу необхідно дотримуватися певних правил:
- Наказ повинен містити інформацію про дату і номер документа, а також вказати посаду і підпис керівника, який видав наказ.
- Заголовок наказу повинен ясно відображати його зміст. Наприклад," про призначення на посаду "або"про припинення трудового договору".
- У самому наказі необхідно вказати прізвище, ім'я та по батькові співробітника, на якого поширюються дії наказу. Також слід вказати посаду і підрозділ співробітника.
- Основний зміст наказу має бути чітким і конкретним. Використовуйте чіткі формулювання та уникайте двозначності.
- При необхідності, наказ може містити посилання на регламентуючі документи або законодавчі акти, на які він спирається.
- Після оформлення наказу він повинен бути підписаний керівником, який має відповідні повноваження.
Після оформлення наказу необхідно зайнятися його архівацією. Для цього рекомендується створити електронну та паперову копії документа.
Електронна копія наказу повинна бути збережена в спеціальному електронному архіві, який повинен бути доступний тільки певним особам з відповідними повноваженнями. Такий архів дозволяє швидко знаходити і перевіряти інформацію про проведені накази.
Паперова копія наказу повинна бути поміщена в спеціальну папку або файл з іншими наказами. Важливо розробляти та використовувати зручну систему нумерації та класифікації наказів, щоб вони були легко доступні для майбутньої роботи співробітників HR-відділу.
Забезпечення правильного оформлення та архівації наказів по особовому складу є важливим фактором ефективного управління персоналом. Дотримання правил і процедур в цій області дозволить знизити ризики неправомірних дій і створити систему управління, яка точно відповідає вимогам законодавства.
Обов'язкові елементи наказу
При оформленні наказу по особовому складу необхідно врахувати наявність наступних обов'язкових елементів:
1. Заголовок наказу: вгорі документа повинен бути вказаний заголовок, що містить слова "наказ" і вказівку на те, ким і для кого він видається.
2. Номер і дата наказу: кожен наказ повинен мати унікальний номер і дату його видачі. Номер наказу зазвичай вказується у верхній частині документа після заголовка, а дата – праворуч від нього.
3. Предмет наказу: у цьому розділі вказується суть документа, його призначення, цілі та/або предмет регулювання.
4. Підстави для видачі наказу: слід вказати підстави, на яких було прийнято рішення про його видачу. Підстави можуть бути різними, наприклад, вимоги законодавства, положення статуту організації і т. д.
5. Рішення: в даному розділі необхідно привести конкретне рішення, яке приймається в наказі. Рішення може бути пов'язане з призначенням на посаду, відстороненням від роботи, присвоєнням звання або іншими питаннями, релевантними для особового складу.
6. Підписи та печатка: наказ повинен бути підписаний керівником організації або уповноваженою особою і завірений печаткою організації.
Облік і своєчасне оновлення обов'язкових елементів наказу є важливими елементами складання надійної і прозорої системи управління персоналом організації.
Формат і структура наказу
Основна структура наказу наступна:
- Шапка наказу: в шапці вказується найменування організації, дата і номер наказу.
- Текст наказу: основна частина наказу, в якій вказується інформація про призначення або переміщення співробітника, його посаду, підрозділ та інші відомості.
- Підпис: в кінці наказу ставляться підписи керівників або уповноважених осіб, які затверджують наказ.
- Додатки: додатками до наказу можуть бути додаткові документи, наприклад, копії наказів або інші матеріали, що підтверджують підставу для призначення або переміщення співробітника.
Важливо враховувати, що весь текст наказу повинен бути сформульований чітко і ясно, без двозначностей. Всі необхідні дані повинні бути вказані повністю, включаючи прізвище, ім'я та по батькові співробітника, а також дані про його призначення або переміщення.
Також, необхідно стежити за тим, щоб наказ був оформлений легко читаним і зрозумілим для всіх зацікавлених сторін. При використанні скорочень або специфічних термінів необхідно дати роз'яснення їх значення в тексті наказу або в спеціальному розділі додатків.
Дотримання правил оформлення та структури наказу є важливим кроком для забезпечення його юридичної значущості та виконання. Всі необхідні дані і підписи повинні бути вказані точно і повністю, а текст наказу повинен бути зрозумілим і чітким.