Наказ-це офіційний документ, який використовується в різних сферах діяльності, в тому числі і в організаціях. Він регулює порядок виконання певних дій, встановлює правила і зобов'язання співробітників. Важливо знати, як правильно оформити наказ, щоб уникнути можливих помилок і проблем. У даній статті ми розглянемо кроки, які допоможуть вам скласти наказ відповідно до вимог.
Першим кроком при складанні наказу є вказівка його реквізитів. Реквізити наказу включають в себе його найменування, номер і дату видачі. Найменування повинно ясно відображати суть наказу, номер-унікально ідентифікувати його, а дата видачі – дозволити встановити тимчасові рамки дії документа.
Другим кроком є складання заголовка. Заголовок наказу повинен бути коротким, але інформативним. Він повинен чітко відображати основну суть наказу і цікавити читача. Заголовок можна виділити, використовуючи тег strong. Це допоможе привернути увагу і зробити його більш помітним.
Після цього слід перейти до основного змісту наказу. Воно повинно бути структурованим і логічним. Весь текст наказу буде розташовуватися всередині тега
blockquote
Для акцентування на ключових моментах можна використовувати тег em. Важливо необхідно використовувати спеціальні терміни і визначення відповідно до загальноприйнятих правил і вимог. При необхідності можна вставити цитати і посилання.
Як скласти наказ: покрокова інструкція
Для того щоб правильно скласти наказ, дотримуйтесь даної покрокової інструкції:
Крок 1: Заголовок
Наказ повинен мати офіційний заголовок, який буде розташований вгорі документа. У заголовку обов'язково вказують повне найменування організації, а також слово "Наказ" або "розпорядження".
Крок 2: номер та дата замовлення
Важливо вказати номер і дату наказу. Номер наказу складається з порядкового номера і року його підписання. Дату слід вказувати повністю в форматі день-місяць-рік.
Крок 3: Введення
Вступ включає в себе назву документа (наказу), а також інформацію про причини його написання. В даному розділі можна послатися на документи, що регламентують прийняття подібних рішень.
Крок 4: основний зміст
Основний зміст наказу складається з переліку рішень, які приймаються організацією, а також вказівки термінів і умов їх виконання. В даному розділі слід бути чітким і конкретним, використовувати ясну і зрозумілу мову.
Крок 5: заключна частина
У заключній частині наказу слід вказати інформацію про те, що його текст повинен бути ознайомлений співробітниками організації і виконаний у встановлені терміни. Також слід вказати, до кого звертатися в разі необхідності уточнень або тлумачення наказу.
Крок 6: підписи та печатки
Підписи і печатки керівників організацій повинні бути нанесені в кінці наказу. Підписи оформляються в наступному порядку: спочатку підпис тієї особи, від імені кого видається наказ, потім підпис керівника організації.
Дотримуючись даної покрокової інструкції, ви зможете легко скласти наказ, з яким співробітники організації будуть ознайомлені і виконають його вимоги в строк.
Визначення мети і підстави для наказу
- Визначте мету наказу. Чітко сформулюйте, що саме ви хочете домогтися своїм наказом.
- Вкажіть підстави для наказу. Переконайтеся, що підстави відповідають законодавству, внутрішнім правилам або іншим нормативним документам.
- Зверніть увагу на правомірність і обґрунтованість наказу. Наказ повинен бути обґрунтований наявністю фактичних обставин або відповідними нормативними актами.
- Врахуйте реальність і здійсненність наказу. Наказ повинен бути здійсненний в практичному плані і не повинен суперечити можливостям і ресурсам організації.
- Перевірте наявність необхідних документів та інформації для підготовки наказу. При необхідності Зберіть всі необхідні відомості і документи для складання наказу.
Збір необхідних даних
Перед оформленням наказу необхідно зібрати всі необхідні дані, щоб в подальшому точно заповнити наказ без помилок і неточностей.
Список даних, які будуть потрібні для правильного оформлення наказу:
- ПІБ співробітника або групи співробітників, на кого буде складено наказ.
- Посада або група посад співробітника (ів).
- Департамент, відділ або група відділів, до яких відноситься співробітник(і).
- Дата складання наказу.
- Зміст наказу-інформація про те, про що буде мова в наказі, основні інструкції та вказівки.
- Дата, з якої починають діяти вказівки і зміни, зазначені в наказі.
- Підписи керівників, які затверджують наказ.
При зборі даних також рекомендується звернути увагу на правильність написання ПІБ, посади та інших реквізитів, щоб уникнути подальших помилок при оформленні наказу.
Визначення структури наказу
1. Заголовок
Заголовок наказу повинен містити інформацію про те, що даний документ є наказом. Зазвичай в заголовку вказується слово "наказ", а також номер наказу і дата його складання.
2. Створення основної частини
В основній частині наказу вказується назва організації, якій виноситься наказ, а потім слід тіло наказу. Тіло наказу містить основні пункти, які слід вказати або переслідує Керівник в даному наказі.
3. Завершальна частина
Завершальна частина наказу зазвичай містить вказівку про обов'язкове виконання наказу, а також підпис керівника організації та печатку.
При оформленні наказу слід пам'ятати, що він повинен бути ясним і зрозумілим для всіх співробітників організації. Кожен пункт наказу повинен бути оформлений у формі пронумерованого списку або абзацу.
Написання тексту наказу
Для правильного оформлення наказу необхідно строго дотримуватися певну структуру і формулювання тексту. У тексті наказу не допускаються неоднозначності і зайві деталі, а також орфографічні та граматичні помилки.
1. Заголовок наказу
Заголовок наказу повинен містити назву організації, дату та номер наказу. Наприклад: "наказ ТОВ "Назва"від 01.01.2025 р. № 123".
2. Введення
Введення наказу містить інформацію про мету наказу і підставі для його видачі. Наприклад:"з метою виконання вимог трудового законодавства та встановлення дисципліни в колективі".
3. Основна частина
Основна частина наказу містить конкретні вказівки і рекомендації. Тут описується суть наказу і очікувані результати. Наприклад: "затвердити новий робочий розклад з 01.02.2025 р.робочий тиждень з Понеділка по п'ятницю з 9:00 до 18: 00. Обідня перерва з 13: 00 до 14: 00".
4. Заключна частина
У заключній частині наказу вказуються відповідальні особи, виконавці та терміни виконання. Також тут може бути вказана інформація про можливі наслідки в разі невиконання наказу. Наприклад: "відповідальний за виконання наказу - начальник відділу кадрів. Перевірка виконання наказу проводиться через тиждень після вступу в силу".
5. Завершення наказу
Наказ завершується зазначенням дати, підпису керівника організації та печатки. Наприклад: "підпис керівника ТОВ "Назва" І.І. Іванова, печатка. Дата: 01.01.2025 р".
Таким чином, правильне написання тексту наказу дозволяє чітко і ясно сформулювати вказівки керівництва і надати необхідну інформацію співробітникам організації.
Підготовка наказу до розгляду
Перш ніж приступити до оформлення наказу, необхідно ретельно підготувати його текст. Це дозволить уникнути помилок і непорозумінь при розгляді документа.
Кроки підготовки наказу до розгляду:
- Визначте основну мету наказу і формулюйте його зміст.
- Вкажіть повне найменування організації, на чиє ім'я буде виписаний наказ.
- Вкажіть дату, на яку буде діяти наказ.
- Виберіть правильне поводження на початку наказу (наприклад," вказую","наказую").
- Пронумеруйте кожен пункт наказу для зручності читання.
- Сформулюйте кожен пункт наказу ясно і чітко, уникаючи занадто складних фраз і зайвих деталей.
- Перевірте правильність орфографії та пунктуації в тексті наказу.
Після завершення підготовки тексту наказу переконайтеся, що він відповідає службовим вимогам вашої організації. Потім передайте наказ на розгляд керівництву або відповідальній особі.
Тепер ви готові до оформлення наказу відповідно до встановленої формою і правилами організації.