Коли настає час відпустки, важливо подбати про те, щоб ваші колеги та клієнти знали, що Ви тимчасово не будете доступні. Встановлення автоматичного повідомлення про відпустку в Outlook допоможе вам у цьому. У цій докладній інструкції ми розповімо вам, як налаштувати автоматичне повідомлення про відпустку в Outlook, щоб повідомити інших про свою відсутність і надати інформацію про те, коли ви повернетеся.
Крок 1: Відкрийте Microsoft Outlook і виберіть вкладку "Файл".
Крок 2: У випадаючому меню виберіть "автоматичні відповіді налаштовані".
Крок 3: у діалоговому вікні "автоматичні відповіді" поставте прапорець біля пункту "надіслати автоматичні відповіді".
Крок 4: Введіть текст свого повідомлення про відпустку в поле "Текст автоматичної відповіді". Переконайтеся, що Ви вказали дати своєї відсутності і залишили контактну інформацію для термінових випадків.
Крок 5: якщо ви хочете, щоб повідомлення про відпустку надсилалося лише один раз на кожну електронну адресу, ви можете вибрати опцію "під час надсилання повідомлень лише на мою електронну адресу".
Крок 6: Натисніть кнопку "OK", щоб зберегти та застосувати налаштування повідомлення про відпустку в Outlook.
Тепер ви налаштували автоматичне повідомлення про відпустку в Outlook. Коли хтось надішле Вам електронний лист, вони отримають автоматичну відповідь із інформацією про вашу відсутність. Це допоможе вам зберегти професійні стосунки та уникнути непорозумінь під час відпустки.
Відкрийте Outlook і виберіть вкладку"Файл"
Щоб налаштувати повідомлення про відпустку в Outlook, потрібно відкрити програму та перейти на вкладку "Файл".
Перебуваючи у вкладці "Файл", вам буде доступно безліч опцій і налаштувань для роботи з вашим поштовою скринькою.
Ви можете знайти вкладку "Файл" у верхній лівій частині вікна програми Outlook. Зазвичай вона розташовується поруч з вкладками "Головна", "відправка/отримання" і "Папки".
Натисніть на вкладку "Файл", щоб відкрити її та отримати доступ до різних функцій та налаштувань Outlook.
Після відкриття вкладки "Файл" ви зможете приступити до Налаштування повідомлення про відпустку і адаптувати його під свої потреби і переваги.
Виберіть "автоматичні відповіді"
Для налаштування повідомлення про відпустку в Outlook необхідно вибрати функцію "автоматичні відповіді". Ця функція дозволяє автоматично надсилати повідомлення у відповідь на вхідні листи, коли ви не можете відповісти на них у режимі реального часу.
Щоб вибрати "автоматичні відповіді", відкрийте програму Outlook і перейдіть у вкладку"Файл". Потім виберіть пункт "автоматичні відповіді".
Після того, як ви вибрали функцію "автоматичні відповіді", відкриється діалогове вікно з настройками цієї функції. Тут ви можете вказати текст повідомлення про відпустку і вибрати, на який період часу воно буде активно.
Також, ви можете задати різні варіанти тексту для внутрішніх і зовнішніх відправників. Наприклад, ви можете вказати різні тексти для колег та клієнтів.
Після того, як ви заповните всі необхідні настройки, не забудьте натиснути кнопку "Застосувати" або "OK", щоб зберегти зміни.
Тепер, коли ви вибрали функцію "автоматичні відповіді" та налаштували повідомлення про відпустку, Outlook автоматично надсилатиме це повідомлення на вхідні електронні листи, коли ви не зможете відповісти в режимі реального часу.
Налаштування періоду відпустки
Під час налаштування повідомлення про відпустку в Outlook ви можете вказати період часу, протягом якого буде активна автовідповідь. Це дозволяє повідомити колегам та клієнтам про вашу відсутність та очікувану дату повернення. Щоб налаштувати період відпустки, дотримуйтесь цих кроків:
- Відкрийте програму Outlook на своєму комп'ютері.
- Виберіть вкладку "Файл" у верхньому лівому куті.
- У випадаючому меню виберіть"Автовибірка".
- У вікні " Автовибірка "натисніть на вкладку"автовідповідач".
- Поставте прапорець біля опції "надіслати автоматичну відповідь у період від" та виберіть дату початку відпустки.
- Поставте прапорець біля опції "надіслати автоматичну відповідь у період до" та виберіть дату закінчення відпустки.
- Введіть текст автовідповіді в поле "Текст автоматичної відповіді". Можна вказати інформацію про вашу відсутність, контактні дані для термінових питань і т. д.
- Натисніть "OK", щоб застосувати зміни.
Тепер ваше повідомлення про відпустку буде автоматично відправлятися в зазначений період часу.
Створіть повідомлення про відпустку
1. Відкрийте Outlook і виберіть вкладку "Файл".
2. Натисніть на "Автоматична відповідь"або" налаштування асистента відсутності".
- Якщо ви використовуєте Outlook 2010 або ранню версію, виберіть "Надіслати лише аутотекст про терміни" або "надіслати аутотекст для всіх".
- Якщо ви використовуєте Outlook 2013 або новішої версії, виберіть "Надіслати лише аутотекст про терміни" або "надіслати аутотекст на всіх" у розділі "надіслати лише аутотекст" або "надіслати аутотекст на всіх" відповідно.
3. Введіть заголовок та текст повідомлення про відпустку.
4. Якщо ви хочете, щоб повідомлення про відпустку відправлялося тільки певним контактам, відзначте "послати це повідомлення не всім адресатам".
5. Якщо ви хочете вказати певні дні для надсилання повідомлення про відпустку, виберіть "Надіслати лише в цей діапазон дат" і виберіть потрібні дати.
6. Натисніть "Ок", щоб зберегти налаштування.
7. Якщо ви хочете, щоб повідомлення про відпустку автоматично надсилалося з кожним вхідним повідомленням, поставте прапорець "надіслати автоматично"
8. Натисніть "OK", щоб закрити вікно налаштувань.
Тепер ваше повідомлення про відпустку налаштовано і буде автоматично відправлятися всім вхідним повідомленням в зазначений вами діапазон дат.
Налаштування одержувачів
При налаштуванні повідомлення про відпустку в Outlook, ви можете вибирати, кому воно буде відображатися. Для цього необхідно виконати наступні кроки:
- Відкрийте програму Outlook і виберіть вкладку "Файл" у верхньому лівому куті.
- У меню, що з'явиться, виберіть "автоматичні відповіді" або "налаштування автоматичних відповідей" залежно від версії Програми.
- У вікні, що відкриється, увімкніть опцію "надіслати автоматичні відповіді"або" увімкнути автоматичні відповіді".
- Виберіть, кому має відображатися ваше повідомлення про відпустку. Ви можете вибрати одну з наступних опцій:
- Від бажаних контактів: виберіть цю опцію, якщо ви хочете, щоб повідомлення про відпустку відображалося лише для тих контактів, яких ви додасте до списку бажаних.
- Всім у вашій організації: виберіть цю опцію, якщо ви хочете, щоб повідомлення про відпустку відображалося для всіх співробітників вашої організації.
- Всім поза організацією, які надіслали вам електронний лист: виберіть цю опцію, якщо ви хочете, щоб повідомлення про відпустку відображалося всім, хто надіслав Вам електронний лист під час вашої відсутності.
- Всім поза організацією: виберіть цю опцію, якщо ви хочете, щоб повідомлення про відпустку відображалося всім, хто надіслав Вам електронний лист, незалежно від їх приналежності до вашої організації.
- Після вибору опції, натисніть кнопку "ОК", щоб зберегти налаштування повідомлення про відпустку.
Тепер ваше повідомлення про відпустку відображатиметься лише для вибраних одержувачів у Outlook. Пам'ятайте про те, що настройку можна змінити або відключити в будь-який час, якщо ваші плани зміняться або ви повернетеся з відпустки раніше запланованого терміну.
Включення і відключення автоматичної відповіді
Автоматична відповідь являє собою повідомлення, яке буде відправлятися на електронні листи, отримані під час вашої відсутності. Щоб увімкнути або вимкнути автоматичну відповідь у Outlook, виконайте наступні кроки:
Включення автоматичної відповіді:
- Відкрийте програму Outlook і виберіть вкладку "Файл".
- Виберіть опцію "Автоматична відповідь за відсутності".
- У вікні, що з'явиться, поставте прапорець біля опції "надіслати автоматичну відповідь".
- Введіть текст автоматичної відповіді в поле "внутрішній текст".
- Якщо ви хочете надіслати автоматичну відповідь лише певним контактам, виберіть опцію "надіслати автоматичну відповідь лише цим контактам" і виберіть потрібні контакти зі своєї адресної книги.
- Натисніть на кнопку "ОК", щоб зберегти налаштування і включити автоматичний відповідь.
Відключення автоматичної відповіді:
- Відкрийте програму Outlook і виберіть вкладку "Файл".
- Виберіть опцію "Автоматична відповідь за відсутності".
- У вікні, що з'явиться, зніміть прапорець біля опції "надіслати автоматичну відповідь".
- Натисніть на кнопку "ОК", щоб зберегти налаштування і відключити автоматичну відповідь.
Тепер ви знаєте, як увімкнути та вимкнути автоматичну відповідь у Outlook. Не забудьте включити його, коли будете йти у відпустку, щоб забезпечити своїм контактам інформацію про вашу відсутність.