Outlook-один з найпопулярніших поштових клієнтів, який надає широкі можливості для управління контактами. Однією з корисних функцій є можливість експортувати контакти, щоб зберегти їх або передати іншим користувачам або пристроям.
У даній докладної інструкції розглянемо, як зробити експорт контактів в файл формату CSV або PST. Першим способом є експорт у файл CSV (розділені комами значення), який може бути відкритий і редагований в будь-якій програмі електронних таблиць. Другий спосіб-експорт у файл PST (формат даних Outlook), який дозволяє імпортувати контакти безпосередньо в інший поштовий клієнт Outlook.
Щоб експортувати контакти в Outlook, виконайте прості кроки:
Крок 1: Відкрийте Outlook і перейдіть у вкладку "Файл".
Крок 2: У спадному меню виберіть " Відкрити та експортувати "та натисніть"Імпорт/Експорт".
Крок 3: У вікні виберіть " Експорт у файл "і натисніть"Далі".
Крок 4: Виберіть "файл значень, розділених комами" або "файл даних Outlook"залежно від вибраного формату, і натисніть "Далі".
Крок 5: Виберіть папку " контакти "та натисніть"Далі".
Крок 6: Вкажіть місце для збереження файлу та введіть ім'я файлу, а потім натисніть "Ок" та "завершити".
Після завершення цих кроків контакти будуть експортовані у вибраний файл формату CSV або PST. Тепер ви можете використовувати цей файл для імпорту контактів в інший поштовий клієнт Outlook або просто зберегти його в якості резервної копії на випадок втрати даних. Таким чином, експорт контактів Outlook - це проста та ефективна процедура, яку можна виконати всього за кілька хвилин.
Підготовка до експорту
Перед тим як експортувати контакти з Outlook, необхідно виконати кілька підготовчих кроків.
- Відкрийте програму Outlook і переконайтеся, що ви перебуваєте на вкладці "Контакти".
- У меню "Файл" виберіть пункт "Відкрити та експортувати", а потім виберіть "Імпорт/Експорт".
- У вікні виберіть опцію " Експорт в файл "і натисніть кнопку"Далі".
- Виберіть формат файлу, до якого потрібно експортувати контакти. Наприклад, можна вибрати формат CSV (розділені комами), щоб мати можливість відкрити файл з контактами в програмі Microsoft Excel.
- Виберіть папку, де зберігаються контакти, які потрібно експортувати. Можна вибрати головну папку "контакти", щоб експортувати всі контакти, або вибрати конкретну папку, що містить потрібних вам контактів.
- Вкажіть шлях для збереження файлу з експортованими контактами і натисніть кнопку "Далі".
- Якщо ви вибрали формат CSV, то в наступному вікні буде запропоновано налаштувати параметри експорту. Налаштуйте параметри на свій розсуд і натисніть кнопку "Завершити".
- Дочекайтеся завершення процесу експорту. Коли експорт буде виконано успішно, ви побачите відповідне повідомлення.
Тепер ваш список контактів з Outlook успішно експортований і готовий до використання. Ви можете зберегти отриманий файл або передати його іншим користувачам.
Створення резервної копії даних
Крок 1: Відкрийте програму Outlook на своєму комп'ютері.
Крок 2: У верхній панелі навігації виберіть вкладку "Файл".
Крок 3: У випадаючому меню виберіть пункт "Відкрити і експорт".
Крок 4: Виберіть опцію "імпортувати / експортувати".
Крок 5: У вікні, виберіть " Експортувати в файл "і натисніть"Далі".
Крок 6: Виберіть формат файлу для експорту. Рекомендується вибрати формат CSV (роздільник - крапка з комою).
Крок 7: Виберіть папку, де зберігаються контакти, які потрібно експортувати, і натисніть "Далі".
Крок 8: Вкажіть місце, де зберігати файл з резервною копією, і введіть ім'я файлу.
Крок 9: Натисніть "Завершити", щоб завершити процес експорту.
Тепер у вас є резервна копія ваших контактів Outlook, яку можна використовувати в разі втрати даних або необхідності передачі інформації на інший комп'ютер або пристрій.
Перевірка версії Outlook
Перед експортом контактів з Outlook важливо переконатися в тому, що ви використовуєте сумісну версію програми. Для цього виконайте наступні дії:
1. Відкрийте Outlook на своєму комп'ютері.
2. У верхній панелі навігації знайдіть розділ "Файл" і клацніть на ньому.
3. У меню, виберіть "Довідка".
4. На сторінці "Інформація про Microsoft Outlook" знайдіть інформацію про версію програми.
5. Визначте, чи сумісна ваша версія Outlook для експорту контактів.
Зверніть увагу, що процедура перевірки версії Outlook може дещо відрізнятися залежно від використовуваної версії Програми. У разі труднощів рекомендується звернутися до довідкової документації Outlook або пошукати відповідну інформацію в Інтернеті.
Експорт контактів
Експорт контактів з програми Outlook дозволяє створювати і зберігати резервні копії вашого списку контактів. Така функція може бути корисною, якщо ви хочете передати список контактів іншому користувачеві або просто зберегти його для подальшого використання.
Ось покрокова інструкція про те, як експортувати контакти з Outlook:
- Відкрийте програму Outlook і перейдіть на вкладку "Файл".
- У випадаючому меню виберіть "Відкрити та експорт", а потім "Імпорт/експорт".
- У вікні виберіть "Експорт у файл", а потім натисніть на кнопку "Далі".
- Виберіть формат файлу "Файли спільного використання Outlook (.pst)".
- Виберіть папку, з якої потрібно експортувати контакти, і натисніть "Далі".
- Вкажіть розташування файлу експорту і його ім'я, а потім натисніть "Око".
- За бажанням, ви можете вказати пароль для захисту файлу експорту, щоб забезпечити додаткову безпеку.
- Натиснути "Завершать"для завершення процедури експорту.
Після завершення процесу експорту, вам буде доступний файл .pst, який містить усі експортовані контакти. Цей файл можна передавати іншим користувачам або використовувати для відновлення контактів у будь-який момент.
Зверніть увагу, що при експорті контактів, зберігаються тільки дані контактів, без будь-яких інших налаштувань або листів. Якщо вам потрібно зберегти більш повну копію Outlook, рекомендується створити резервну копію папки Outlook або скористатися іншими методами резервного копіювання даних.
Тепер ви знаєте, як експортувати контакти з Outlook і створити резервну копію вашого списку контактів. Дотримуйтесь наведених вище вказівок, щоб захистити свої контакти та мати доступ до них у будь-який час.
Вибір потрібних контактів
Коли ви експортуєте контакти з Outlook, може знадобитися вибрати лише певні контакти для експорту. Для цього вам потрібно буде використовувати фільтри та пошукові запити в Outlook.
Щоб вибрати потрібні контакти, виконайте наступні дії:
- Відкрийте Outlook і перейдіть до розділу "Контакти".
- Клацніть на поле пошуку і введіть фільтр або пошуковий запит для вибору потрібних контактів. Наприклад, ви можете використовувати фільтр "категорія" для вибору контактів певної категорії.
- Після введення фільтра або пошукового запиту Outlook відображатиме лише контакти, які відповідають Вашому запиту.
- Виберіть потрібні контакти, клацнувши на них один раз. Якщо ви хочете вибрати кілька контактів, утримуйте клавішу Ctrl і клацніть на контактах.
- Якщо ви хочете вибрати всі контакти, натисніть на клавіатурі клавішу Ctrl + a .
- Після вибору потрібних контактів, виконайте експорт, дотримуючись інструкцій з експорту контактів з Outlook.
Примітка: Якщо вам не вдається знайти потрібні контакти за допомогою фільтрів або пошукових запитів, можливо, вам доведеться розширити параметри пошуку або перевірити записи контактів на наявність помилок.
Виберіть лише ті контакти, які вам потрібні, щоб уникнути зайвих даних та спростити процес експорту контактів з Outlook.
Вибір формату експорту
Коли ви експортуєте контакти з Outlook, вам потрібно вибрати формат файлу, у якому ви хочете зберегти свої контакти. Outlook підтримує кілька форматів, і Вам слід вибрати той, який найкраще відповідає вашим потребам.
Одним із форматів, який ви можете вибрати, є CSV (comma Separated Values). Цей формат являє собою текстовий файл, в якому значення розділені комами. Якщо ви хочете використовувати експортовані контакти в інших програмах, таких як Excel, Google Sheets або інших додатках, що підтримують імпорт CSV-файлів, то формат CSV буде хорошим вибором.
Ще одним форматом, який можна вибрати, є PST (personal Storage Table). Цей формат є специфічним для Outlook і зберігає всі елементи даних, включаючи контакти, електронні листи, завдання тощо, в одному файлі. Формат PST зручний, якщо ви хочете створити резервну копію пошти або перенести її на інший комп'ютер або інший обліковий запис Outlook.
Також ви можете експортувати контакти у форматі vCard. Формат vCard є стандартним форматом для обміну інформацією про контакти. У vCard зберігаються всі основні Дані контакту, такі як ім'я, адреса, телефон та електронна пошта. Формат vCard також підтримується більшістю програм електронної пошти та пристроїв.
Перед експортом важливо врахувати особливості кожного формату і вибрати той, який найкращим чином відповідає вашим потребам.
| Формат | Перевага | Недостатки |
|---|---|---|
| CSV | - Підтримується більшістю програм для роботи з таблицями - Легко редагується | - Тільки основні Дані контакту зберігаються - Не підтримує специфічні поля контакту |
| PST | - Зберігає всі елементи даних - Зручний для створення резервної копії або перенесення даних | - Формат специфічний для Outlook - Не зручний для використання в інших програмах |
| vCard | - Стандартний формат обміну контактами - Підтримується більшістю додатків і пристроїв | - Не підтримує збереження додаткових даних контакту |
Вказівка місця збереження
Щоб експортувати контакти Outlook, потрібно вказати місце, куди потрібно зберегти файл експорту. Для цього виконайте наступні кроки:
- Відкрийте Outlook і виберіть вкладку "Файл".
- У меню, що відкриється, виберіть "Відкрити та експортувати", а потім"імпортувати/експортувати".
- У вікні, що з'явиться, виберіть " експортувати у файл "і натисніть"Далі".
- Виберіть файл типу " файл даних Outlook (.pst) "і натисніть"Далі".
- Виберіть папку "контакти", щоб експортувати лише контакти, або виберіть папку" особиста папка", щоб експортувати всі дані Outlook. Потім натисніть "Далі".
- Натисніть на кнопку "Огляд", щоб вибрати місце, куди ви хочете зберегти файл експорту. Вкажіть назву файлу та виберіть папку, а потім натисніть "OK".
- Натисніть "закінчити", щоб розпочати процес експорту.
Тепер ви знаєте, як вказати місце збереження файлу експорту контактів Outlook. Виконайте ці кроки, щоб зберегти контакти в зручному місці на комп'ютері.
Завершення експорту
Вибравши потрібні налаштування та місце збереження файлу, ви можете натиснути кнопку "Експортувати" або "Готово", залежно від версії Outlook, щоб розпочати процес експорту контактів. Зачекайте, поки програма завершить експорт і створить файл з розширенням .csv або .pst, залежно від обраного формату.
Коли процес експорту буде завершено, ви отримаєте повідомлення про те, що контакти були успішно експортовані. Тепер ви можете закрити діалогове вікно експорту та перейти до використання збереженого файлу з контактами.
Будьте уважні при збереженні файлу і переконайтеся, що ви пам'ятаєте його розташування. Рекомендується створити резервну копію цього файлу або зберегти його в безпечному місці, щоб не втратити цінну інформацію про контакти.
Тепер ви знаєте, як експортувати контакти Outlook і успішно завершили цей процес. Користуйтеся збереженим файлом з контактами на свій розсуд: імпортуйте його в іншу програму управління контактами або використовуйте для резервного копіювання важливої інформації. Удачі Вам у використанні Outlook!
Перевірка збереженого файлу
Після експорту контактів в Outlook, важливо переконатися, що файл був збережений правильно. Щоб перевірити це, виконайте наступні кроки:
1. Відкрийте файл із контактами.
Зайдіть в папку, в яку був збережений експортований файл контактів. Знайдіть файл і двічі клацніть на ньому, щоб відкрити його в Outlook.
2. Перевірте інформацію про контакти.
Переконайтеся, що всі контакти відображаються коректно і немає пропущених даних. Перевірте ім'я, прізвище, адресу електронної пошти та інші дані контактів.
3. Перевірте групи контактів.
Якщо в Outlook були створені групи контактів, переконайтеся, що вони також були збережені і відображаються коректно. Перевірте, що всі контакти входять в правильні групи.
4. Перевірте додаткові деталі.
За бажанням, перевірте, що додаткові деталі контактів, такі як дні народження, професійні навички та замітки, були збережені і відображаються правильно.
Зверніть увагу, що при експорті контактів з Outlook можуть виникнути проблеми з символами, форматуванням або іншими аспектами контактів. У разі виявлення помилок, рекомендується повторно виконати експорт і перевірити файл ще раз.
Дотримуючись цих простих кроків, ви зможете переконатися, що ваш файл контактів успішно збережено та готовий до використання.
Імпорт контактів із збереженого файлу
Ви також можете імпортувати контакти в Outlook із збереженого файлу. Дотримуйтесь цих кроків:
| Крок 1: | Відкрийте Outlook і виберіть вкладку "Файл". |
| Крок 2: | У меню, виберіть "Відкрити і експортувати" і далі "Імпорт/Експорт". |
| Крок 3: | У вікні "імпорт та експорт" виберіть "Імпорт з інших програм або файлів" і натисніть "Далі". |
| Крок 4: | Виберіть " файл із розділеними значеннями "та натисніть"Далі". |
| Крок 5: | Натисніть "Огляд" і знайдіть збережений файл з контактами. Потім натисніть "Далі". |
| Крок 6: | Виберіть папку, в яку потрібно імпортувати контакти, і натисніть "Далі". |
| Крок 7: | Перевірте налаштування імпорту та натисніть "Завершити". |
Після виконання цих кроків ваш файл контактів буде імпортовано в Outlook, і ви зможете використовувати свої контакти в цій програмі.