Microsoft Sharepoint-це платформа, яка дозволяє організаціям створювати, керувати та ділитися інформацією та документами всередині організації. Однією з корисних функцій Sharepoint є можливість експорту даних списку в Excel. Це дуже корисно, якщо ви хочете проаналізувати дані, створити звіти або просто зберегти дані в іншому форматі.
Далі наведено докладну інструкцію про те, як експортувати дані списку Sharepoint в Excel.
Крок 1: Увійдіть у свій обліковий запис Sharepoint і відкрийте список, дані якого потрібно експортувати.
Крок 2: Натисніть кнопку " дії "у верхньому меню списку та виберіть"Вийти в Excel".
Крок 3: У діалоговому вікні натисніть на кнопку "так", щоб підтвердити відкриття даних в Excel.
Крок 4: Excel автоматично відкриє документ із експортованими даними списку Sharepoint.
Крок 5: Тепер ви можете аналізувати дані, застосовувати фільтри, створювати Зведені таблиці та робити багато іншого зі своїми даними в Excel.
Таким чином, експортування даних списку Sharepoint в Excel - це легкий і зручний спосіб здійснити подальший аналіз або збереження даних в іншому форматі. Користуйтеся цією функцією, щоб ефективно використовувати дані Sharepoint у ваших бізнес-процесах!
Експорт даних списку Sharepoint в Excel: крок за кроком інструкція
У цій інструкції ми розглянемо, як експортувати дані списку Sharepoint в Excel. Цей процес дозволяє зберігати дані списку у зручному форматі таблиці Excel, що корисно для аналізу, редагування або обміну інформацією з іншими користувачами.
Крок 1: Увійдіть на свій сайт Sharepoint і перейдіть до списку, дані якого потрібно експортувати. Перебуваючи на сторінці списку, перейдіть у вкладку "Список" у верхній панелі меню.
Крок 2: у розділі "Програми" виберіть "Експортувати в Excel". Це відкриє діалогове вікно "Відкрити або зберегти файл". Натисніть на кнопку "Зберегти" для завантаження файлу Excel.
Крок 3: у діалоговому вікні, що відкриється, виберіть місце на комп'ютері, куди потрібно зберегти файл. Визначте ім'я файлу та виберіть формат файлу Excel (*.xlsx). Натисніть на кнопку "Зберегти".
Крок 4: Після того, як файл буде збережений на вашому комп'ютері, відкрийте його за допомогою Excel. Ви повинні побачити таблицю, що містить дані списку Sharepoint.
Крок 5: Тепер ви можете вільно редагувати дані або виконувати аналіз, використовуючи можливості Excel. Після необхідної обробки даних, збережіть файл для майбутнього використання.
Тепер ви знаєте, як експортувати дані списку Sharepoint в Excel. Цей простий процес може бути корисним для зручного аналізу та роботи з даними Вашого сайту Sharepoint.
Підготовка даних для експорту зі списку Sharepoint
Перед початком експорту даних зі списку Sharepoint в Excel необхідно переконатися, що дані коректно структуровані і готові до експорту.
Ось кілька кроків, які допоможуть вам підготувати дані для експорту:
- Переконайтеся, що всі необхідні поля заповнені для кожного запису у списку. Це включає всі обов'язкові поля та будь-які додаткові поля, які ви хочете включити у Завантаження.
- Перевірте, чи дані в кожному полі мають правильний формат. Наприклад, якщо у вас є поле з датою, переконайтеся, що всі дати записані у правильному форматі.
- Перевірте, що всі значення в списках вибору або полях зі списком значень коректні і відповідають вашим очікуванням.
- Переконайтеся, що у вас немає непотрібних або неправильно заповнених полів. Вони можуть вплинути на правильність і якість вашої вивантаження даних.
- Якщо вам потрібно змінити або оновити дані у списку перед експортом, зробіть це заздалегідь. Наприклад, ви можете додати нові записи, оновити існуючі або видалити непотрібні.
- Перевірте експорт даних на невеликій кількості даних, щоб переконатися, що ваш процес працює належним чином, а дані експортуються без помилок.
Підготовка даних перед експортом зі списку Sharepoint в Excel допоможе вам отримати точну та корисну інформацію, яку можна легко проаналізувати та використовувати для виконання різних завдань та процесів.
Використання вбудованого інструменту експорту даних в Excel
Sharepoint надає вбудований інструмент для експорту даних списку в Excel. Цей інструмент надає простий і зручний спосіб перенести дані зі списку Sharepoint у файл Excel.
Для експорту даних в Excel з використанням вбудованого інструменту, виконайте наступні кроки:
- Відкрийте список Sharepoint, дані якого потрібно експортувати.
- На панелі інструментів списку виберіть вкладку "Параметри списку".
- На вкладці " Налаштування списку "знайдіть розділ"виберіть елементи для експорту в таблицю".
- Виберіть елементи списку, які потрібно експортувати. Можна вибирати окремі поля або цілі рядки даних.
- Після вибору даних, натисніть на кнопку"Експорт в електронну таблицю".
- Знову відкриється вікно, в якому можна налаштувати різні параметри експорту в Excel. Виберіть потрібні опції і натисніть "Ок".
- Після цього буде відкрито файл Excel з експортованими даними зі списку Sharepoint.
Використовуючи вбудований інструмент експорту даних в Excel, ви можете швидко і зручно перенести дані списку Sharepoint в зручний для вас формат. Це дозволяє працювати з даними в Excel, застосовувати різні функції аналізу та ділитися інформацією з іншими користувачами.
Експорт даних в Excel за допомогою вбудованого інструменту є одним з найбільш поширених способів роботи з даними списку Sharepoint. Однак, крім цього інструменту, існують інші способи експорту даних, які можуть бути більш гнучкими та потужними в певних ситуаціях. Розглянемо їх в наступних розділах статті.
Корисні поради та рекомендації для успішного експорту даних з Sharepoint в Excel
1. Перевірте права доступу
Перш ніж експортувати дані з Sharepoint в Excel, переконайтеся, що у вас є необхідні права доступу для передачі інформації. Зверніться до адміністратора системи, якщо у вас виникли проблеми з доступом.
2. Організуйте дані в Sharepoint
Перед експортом рекомендується структурувати дані в списку Sharepoint. Створіть потрібні поля і групи, проведіть сортування і фільтрацію даних, щоб полегшити процес експорту в Excel.
3. Виберіть потрібні поля
Експортуючи дані з Sharepoint в Excel, можна вибрати лише необхідні поля для відображення. Це допоможе скоротити обсяг експортованих даних і спростити аналіз інформації в таблиці Excel.
4. Перевірте форматування даних
Перш ніж експортувати дані, зверніть увагу на форматування даних у списку Sharepoint. Переконайтеся, що він відповідає вимогам для відображення в Excel. При необхідності відформатуйте дані заздалегідь у Sharepoint.
5. Встановіть фільтри та сортування
Якщо в списку Sharepoint присутні фільтри або сортування, вони також можуть бути експортовані в Excel. Встановіть потрібні фільтри та сортування перед експортом, щоб відобразити потрібну інформацію в таблиці Excel.
6. Використовуйте функції експорту Sharepoint
Для зручності експорту даних з Sharepoint в Excel скористайтеся настройками і функціями експорту, наданими самою платформою. Вивчіть документацію та можливості експорту, щоб вибрати найбільш підходящий метод для свого завдання.
7. Перевірте відповідність даних
Після експорту даних в Excel обов'язково перевірте відповідність інформації та її правильність. Переконайтеся, що всі дані були коректно експортовані і збережені в таблиці Excel.
8. Проводьте регулярні оновлення
Залежно від ситуації і потреб ведення обліку або аналізу даних, регулярно оновлюйте дані в Excel з Sharepoint. Синхронізуйте інформацію, щоб завжди мати актуальну версію даних у таблиці Excel.
9. Забезпечте безпеку даних
Експортуючи дані з Sharepoint в Excel, обов'язково забезпечте їх безпеку та конфіденційність. Встановіть відповідні параметри безпеки для файлу Excel, щоб запобігти несанкціонованому доступу до інформації.
10. Використовуйте автоматизацію
Для більш ефективного експорту даних з Sharepoint в Excel розгляньте можливість використання автоматизованих рішень або сценаріїв. Це допоможе скоротити час і посилити точність процесу перенесення даних між платформами.
Дотримуючись цих корисних порад та підказок, ви зможете успішно експортувати дані з Sharepoint в Excel та обробляти їх для аналізу, звітування та інших завдань за допомогою широких функціональних можливостей таблиць Excel.