Випадаючі списки в Excel-це відмінний спосіб організувати дані і зробити роботу з ними більш зручною і ефективною. Завдяки цій функції користувачі можуть вибирати значення з заздалегідь заданого списку, що виключає можливість помилок і підвищує точність даних. У цій статті ми розповімо, як додати випадаючі списки в Excel і налаштувати їх для задоволення ваших потреб.
Першим кроком для створення випадаючого списку в Excel є вибір комірки або діапазону комірок, до яких потрібно додати список. Потім ви повинні перейти на вкладку "Дані" у верхній частині екрану і натиснути на кнопку "Перевірка даних".
Після цього вам потрібно вибрати вкладку " Списки "і в полі" джерело " ввести значення, які ви хочете додати в список, що випадає. Розділяйте значення комами або натискайте на кнопку "вибір діапазону" і виберіть необхідні комірки з даними.
Після введення значень натисніть кнопку "ОК", щоб закрити вікно налаштувань. Тепер у вас є випадаючий список у вибраній комірці або діапазоні комірок. Ви можете вибрати значення, клацнувши на ньому, або ввести його вручну. Всі введені значення повинні бути відповідно до заданого списку.
Як створити випадаючі списки в Excel
Excel пропонує можливість створення випадаючих списків, які дозволяють легко вибирати значення із заздалегідь визначеного списку. Це зручно, коли Вам потрібно ввести дані з обмеженого набору варіантів.
Для створення випадаючого списку в Excel виконайте наступні кроки:
- Виберіть клітинку, де ви хочете розмістити випадаючий список.
- Перейдіть на вкладку "Дані" у верхньому меню.
- У розділі "Інструменти даних" знайдіть кнопку "Перевірка даних" і натисніть на неї.
- У вікні, виберіть вкладку "Список".
- Вкажіть вихідний діапазон значень, які будуть відображатися в випадаючому списку. Ви можете вручну ввести значення або вибрати їх, виділивши потрібні клітинки на аркуші.
- Відзначте прапорець "Дозволити вибір значень зі списку" і натисніть на кнопку "ОК".
- Тепер вибраний діапазон значень буде відображатися в випадаючому списку комірки.
Після виконання цих кроків, при натисканні на клітинку, в якій знаходиться список, що випадає, з'явиться стрілочка. При натисканні на стрілочку, відкриється список значень, з яких можна вибрати потрібне.
Випадаючі списки в Excel дуже корисні, коли потрібно забезпечити правильний вибір даних і уникнути помилок при введенні. Вони також можуть бути використані для створення зручних форм для заповнення даних.
Введення даних
Після створення випадаючого списку в Excel, ви можете почати вводити дані в комірки. Коли клацаєте на клітинку зі списком, буде відображатися стрілка вниз, натиснувши на яку можна вибрати значення.
Ви також можете використовувати клавіші стрілок на клавіатурі, щоб вибрати значення у списку. Натисніть клавішу вниз для відкриття списку і переміщайтеся по списку за допомогою стрілок вгору і вниз. Натисніть клавішу Enter, щоб вибрати значення.
Якщо ви намагаєтеся ввести значення, якого немає в списку, Excel не дозволить це зробити і ви отримаєте повідомлення про помилку. Вибране значення має бути одним із заздалегідь визначених значень у списку.
Щоб змінити вибране значення в комірці, вам просто потрібно клацнути на комірці та вибрати нове значення у списку.
Також ви можете скопіювати дані з інших комірок у комірку зі списком. Якщо ви скопіюєте дані, які не відповідають заздалегідь визначеним значенням у списку, Excel також не дозволить вставити їх.
Вибір комірки
Перш ніж додавати випадаючі списки в Excel, необхідно вибрати клітинку, в яку ви хочете додати список. Для цього виконайте наступні кроки:
- Відкрийте робочу книгу Excel і перейдіть до аркуша, в якому потрібно створити випадаючий список.
- Знайдіть клітинку, в яку потрібно додати список, і клацніть на ній один раз.
- Виділіть клітинку, щоб вона стала активною.
Вибравши потрібну клітинку, ви можете продовжити додавання випадаючого списку.
Вибір типу списку
Списки зі значеннями з іншого діапазону комірок дозволяють вибрати діапазон комірок, що містять значення, які ви хочете використовувати у випадаючому списку. Ви можете вибрати діапазон комірок, що включає одну або кілька колонок.
Списки зі спеціальними значеннями дозволяють вводити значення, які ви хочете використовувати у випадаючому списку, безпосередньо у вікно налаштувань списку. Ви можете ввести значення вручну або скопіювати їх з інших джерел.
Вибір типу списку залежить від вашого конкретного завдання та уподобань. Якщо у вас вже є готовий список значень, що знаходяться в іншому діапазоні осередків, то можна використовувати список зі значеннями з іншого діапазону осередків. Якщо ж ви хочете ввести нові значення, то можна використовувати список з призначеними для користувача значеннями.
Додавання значень
Щоб додати значення до випадаючого списку в Excel, є кілька способів:
1. Значення з діапазону комірок:
- Виділіть осередки, в яких повинен знаходитися список, що випадає.
- Натисніть на вкладку "Дані" у верхній панелі.
- У розділі "Інструменти даних" виберіть "Перевірка даних".
- Відкриється вікно налаштування перевірки даних. У полі "джерело" введіть діапазон комірок, що містять значення для списку. Наприклад, "A1: A5".
- Виберіть потрібні налаштування для списку, наприклад, дозволити лише вибір зі списку або заборонити введення інших значень.
- Натисніть "OK", щоб закрити вікно налаштування та застосувати список до вибраних комірок.
2. Значення вручну:
- Виділіть осередки, в яких повинен знаходитися список, що випадає.
- Натисніть на вкладку "Дані" у верхній панелі.
- У розділі "Інструменти даних" виберіть "Перевірка даних".
- Відкриється вікно налаштування перевірки даних. У полі "джерело" введіть значення, розділені комами, для списку. Наприклад, "Apple, Banana, Orange".
- Виберіть потрібні налаштування для списку, наприклад, дозволити лише вибір зі списку або заборонити введення інших значень.
- Натисніть "OK", щоб закрити вікно налаштування та застосувати список до вибраних комірок.
Пам'ятайте, що якщо ви зміните значення у вихідному діапазоні комірок або введених вручну значеннях, це також змінить значення у випадаючому списку в Excel.
Перевірка результатів
Після того, як Ви додали випадаючі списки до документа Excel, не забудьте перевірити результати.
Щоб перевірити, що списки працюють коректно, виконайте наступні дії:
- Виберіть ячку, в якій ви додали список, що випадає.
- Клацніть на стрілку в осередку, щоб відкрити список.
- Переконайтеся, що всі варіанти, які ви додали до списку, відображаються.
- Виберіть один з варіантів і перевірте, що він коректно зберігається в осередку.
- Повторіть ці дії для інших комірок зі спадними списками, щоб переконатися, що всі вони функціонують належним чином.
Якщо ви виявили помилки або щось не працює, як очікувалося, ви можете повернутися до кроків, описаних у попередніх розділах, щоб виправити проблеми.
Пам'ятайте, що використання випадаючих списків може значно спростити роботу з даними в Excel, тому рекомендується використовувати їх у своїх таблицях і звітах.