Якщо ваша компанія займається комерційною діяльністю, найімовірніше, ви стикалися із завданням організації інкасації. Інкасація-це процес збору грошових коштів від різних точок продажу і їх подальшої доставки в банк. Для автоматизації даного процесу в 1С 8.3 передбачені спеціальні механізми та інструменти.
У цій статті ми розглянемо покрокове керівництво про те, як налаштувати інкасацію в програмі 1С 8.3. Ми пояснимо, як створити спеціальні документи для інкасації, налаштувати права доступу, а також покажемо, як зібрані кошти автоматично передати в банк.
Однією з основних цілей інкасації є забезпечення безпеки грошових коштів компанії. Автоматизація даного процесу за допомогою 1С 8.3 дозволить знизити ризики, пов'язані з помилками і втратою грошей. Завдяки інтеграції з банком, ви зможете скоротити час роботи співробітників, забезпечивши високу точність і надійність операцій інкасації.
Якщо ви тільки починаєте працювати з програмою 1С 8.3 або до цього не мали досвіду настройки інкасації, то ця стаття буде корисною для вас. Ми детально розглянемо всі кроки, які необхідно виконати, щоб створити і налаштувати інкасацію в 1с 8.3. Слідуючи нашому покроковому керівництву, ви зможете без проблем впровадити даний процес в свою компанію і підвищити ефективність роботи з грошовими коштами.
Що таке інкасація і навіщо вона потрібна?
Інкасація є важливою складовою бізнес-процесу для багатьох компаній, особливо для тих, які працюють з готівкою. Завдяки інкасації організації можуть здійснювати безпечне зберігання і пересування грошових коштів, а також мінімізувати ризики крадіжки і шахрайства.
Інкасація забезпечує захист від різних загроз – від пограбування до несанкціонованого доступу до грошей. В процесі інкасації спеціально навчені співробітники компаній зі збору готівки здійснюють підготовку, перевезення і передачу грошових коштів в банк відповідно до встановлених правил і безпечними процедурами.
Крім того, інкасація також забезпечує додатковий рівень зручності – компанії можуть довірити фахівцям перевезення грошових коштів, звільнивши себе від необхідності самостійно займатися цими операціями. Таким чином, інкасація дозволяє організаціям зосередитися на своїй основній діяльності і підвищити ефективність роботи.
Крок 1: налаштування основних параметрів в програмі 1С 8.3
Перед початком роботи з інкасацією в 1с 8.3 необхідно налаштувати основні параметри програми. Тут ми розглянемо, як це зробити.
1. Зайдіть в програму 1С 8.3 і виберіть потрібну інформаційну базу.
2. У меню виберіть пункт " Налаштування "і відкрийте розділ"Загальні налаштування".
3. Уважно перегляньте всі доступні параметри і внесіть необхідні зміни:
- Встановіть потрібну мову інтерфейсу.
- Вкажіть дату початку фінансового року.
- Визначте налаштування за замовчуванням для організації, такі як коди рахунків, податкові параметри та інші.
4. Збережіть внесені зміни та закрийте розділ "Загальні налаштування".
Тепер ви готові до проведення інкасації в програмі 1С 8.3. Перейдіть до наступного кроку.
Крок 2: створення банківського документа для інкасації
Після того, як ми створили договір з банком і налаштували рахунки в програмі 1С 8.3, ми готові приступити до створення банківського документа для інкасації.
Для цього виконайте наступні дії:
- Відкрийте програму 1С 8.3 і перейдіть на потрібне робоче місце.
- Виберіть розділ " Бухгалтерія "і перейдіть в модуль"Банк".
- У лівій частині екрана виберіть пункт "документи".
- У списку документів знайдіть і виберіть "Інкасація".
- Натисніть кнопку "Створити" для створення нового документа інкасації.
Тепер у вас відкрито новий банківський документ для інкасації. В його основній частині ви побачите таблицю, де потрібно вказати інформацію про платника і одержувача, а також суму і дату інкасації.
Не забудьте заповнити всі поля, позначені зірочкою (*), оскільки вони є обов'язковими.
Після заповнення всіх даних збережіть документ і готуйтеся до наступного кроку в процесі інкасації.
Крок 3: заповнення даних про дебіторів та кредиторів
Після того, як ви налаштували рахунки і внесли початковий залишок, необхідно заповнити дані про дебіторів і кредиторів, які будуть залучені в процес інкасації.
1. Натисніть на кнопку "Контрагенти" у верхній панелі програми. Відкриється список контрагентів.
2. Введіть дані про дебітора або кредитора, у якого буде проводитися інкасація. Для цього натисніть кнопку "Додати" і заповніть відповідні поля: Найменування, ІПН, КПП, юридична адреса та інші дані.
3. При необхідності, ви можете додати кілька дебіторів і кредиторів, натиснувши кнопку "Додати" повторно.
4. Після заповнення всіх даних, натисніть кнопку "Зберегти". Дані про дебіторів і кредиторів будуть збережені і відображені в списку контрагентів.
5. Перейдіть до наступного кроку - заповнення даних про проводки і документах інкасації.
Крок 4: проведення інкасації та бухгалтерські проводки
Після того як всі документи для інкасації були підготовлені, необхідно провести сам процес інкасації і зробити відповідні бухгалтерські проводки.
- Відкрийте програму 1С: Підприємство 8.3 і виберіть потрібну інформаційну базу.
- Перейдіть в розділ "Бухгалтерія".
- У меню виберіть "Інкасація", а потім"створити інкасацію".
- Заповніть необхідні поля: постачальник, рахунок, дату інкасації та інші супутні дані. Переконайтеся, що всі дані введені коректно.
- Додайте товари або послуги, які входять в інкасацію.
- Перевірте, що сума інкасації сходиться з фактичною сумою готівкових коштів.
- Натисніть кнопку "провести інкасацію".
- Після проведення інкасації необхідно зробити бухгалтерські проводки для відображення цієї операції. Для цього виберіть "Бухгалтерія" і потім "операції" в меню програми.
- Знайдіть проведену інкасацію і виберіть "Створити проводки".
- Заповніть необхідні поля для проводок і вкажіть рахунки, на які будуть зараховані або списані гроші.
- Перевірте правильність заповнення проводок і натисніть кнопку "Зберегти".
По завершенні всіх цих кроків, інкасація буде успішно проведена, а необхідні бухгалтерські проводки будуть зроблені. Не забувайте стежити за точністю і правильністю заповнення всіх полів, щоб уникнути можливих помилок і проблем в майбутньому.