Настає час, коли сумісник, який успішно виконував свої обов'язки, готовий стати повноцінним членом команди. Однак оформлення цього процесу може викликати певні питання та труднощі як у працівників, так і у роботодавців. У цій статті ми детально розглянемо покрокову інструкцію по оформленню сумісника в основного співробітника, щоб спростити цей процес для всіх учасників.
Крок 1: Підготуйте необхідну документацію
Передусім, приступайте до оформлення основного співробітника, переконавшись, що у вас є всі необхідні документи. Вам знадобиться бланк переводу з сумісництва, копія трудового договору, копія паспорта працівника, копія трудової книжки, а також документи, що підтверджують професійні якості та досягнення працівника.
Примітка: перед початком оформлення необхідно перевірити, що всі документи заповнені коректно і не містять помилок. Крок 2: Підготуйте документ про прийом на основну посадуОдин з ключових етапів оформлення сумісника в основного працівника - підготовка документа про прийом на основну посаду. У цьому документі повинні міститися всі суттєві умови трудового договору, такі як: посада, оклад, робочий графік, термін трудового договору та інші важливі деталі. Переконайтеся, що документ складений відповідно до норм закону та орієнтований на інтереси обох сторін.Підготовка до перетворення сумісника в основного працівникаПеред тим, як оформити сумісника в основного працівника, необхідно виконати кілька важливих кроків:Оцініть продуктивність сумісника. Проведіть аналіз роботи працівника, оцінюючи його ефективність, надійність і якість виконуваної роботи.Обговоріть можливість продовження контракту з сумісником. Якщо його робота була успішною іспівробітник демонструє високі результати, розгляньте варіант продовження контракту.Проінформуйте сумісника про можливість переходу. Поясніть співробітникові, чому ви хочете оформити його на основну посаду, і поговоріть про можливі зміни в умовах працевлаштування.Согласуйте нові умови роботи. Обговоріть із сумісником зміни в його посадових обов'язках, окладі, графіку роботи та інших аспектах, пов'язаних із його переходом на статус основного співробітника.Складіть новий трудовий договір або додаткову угоду до існуючого контракту. Перед оформленням сумісника на основну посаду, необхідно юридично зафіксувати нові умови працевлаштування.Оформіть усі необхідні документи. Зберіть усі необхідні документи для оформлення співробітника в якості основного - копії паспорта, трудової книжки та інших документів при прийомі на роботу.Повідомте необхідні відділи про перетворення сумісника в основного працівника. Уведоміть відділ кадрів, бухгалтерію та інші релевантні відділи про зміни в трудовлаштуванні працівника.Готуючись до оформлення сумісника в основного працівника, необхідно врахувати всі аспекти, пов'язані з цим процесом. Переконайтеся, що всі умови роботи та оформлення правильно узгоджені та зафіксовані, щоб уникнути непорозумінь та непередбачуваних проблем у майбутньому.Визначення ролі та завдань нового працівникаПеред оформленням сумісника в основного працівника важливо визначити його роль і завдання в організації. Це допоможе не тільки працівнику краще усвідомити свої обов'язки, але й дозволить іншим працівникам зрозуміти, як взаємодіяти з новим членом команди.Для визначення ролі та завдань нового працівника необхідно:Визначити підрозділ, в якому буде працювати працівник.Це буде залежати, які функції та обов'язки йому будуть доручені.Складіть список основних завдань, які повинен буде виконувати новий співробітник. Розділіть завдання на основні та додаткові, щоб більш чітко визначити пріоритети.Встановіть цілі, які повинен буде досягти новий співробітник. Цілі допоможуть визначити, які результати очікуються від нього в короткостроковій та довгостроковій перспективі.Визначте очікувані якості та навички нового співробітника. На основі цього визначте вимоги до його професійного рівня та досвіду роботи.Обговоріть отриману інформацію з новим співробітником і уточніть, що він може запропонувати для розвитку своєї ролі і які завдання він готовий взяти на себе.Коли роль і завдання нового співробітника чітко визначені, це допоможе створити ефективне робоче середовище, поліпшити комунікацію в команді та підвищити загальну продуктивність організації. Чітке визначення очікувань і цілей Створення зрозумілого опису посадових обов'язків та очікувань допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів у майбутньому. Досить детально опишіть, які завдання будуть покладені на співробітника, які навички та компетенції потрібні для їх виконання, а також які результати повинні бути досягнуті в конкретні терміни. Крім того, важливо встановити чіткі цілі для співробітника. Цілі допоможуть йому орієнтуватися і розуміти, що конкретно від нього очікується. Цілі повинні бути вимірювальними і реалістичними, щоб співробітник міг контролювати свій прогрес і бачити свої досягнення. При визначенні очікувань і цілей надзвичайно важливо враховувати думку самих співробітників. Дозвольте їм висловитися і запропонувати свої ідеї щодо своєї роботи. Залучення співробітників до процесу визначення очікувань і цілей допоможе їм відчувати себе більш мотивованими і відповідальними. Чітке визначення очікувань та цілей буде корисним не лише для співробітників, але й для компанії в цілому. Це допоможе поліпшити процеси та досягти більшої ефективності в роботі.Послідовне навчання та адаптаціяПісля того, як сумісник успішно перейшов на повну зайнятість основного співробітника, починається процес його послідовного навчання та адаптації до нової ролі. Даний процес дозволяє співробітнику дізнатися та пристосуватися до правил, політики та вимог організації, а також повністю увійти в колектив та працювати в режимі повноцінної співпраці.Процес навчання та адаптації сумісника включає в себе наступні етапи:Проведення знайомства з офісом та робочим місцем. Співробітнику демонструються основні місця роботи, розповідається про використання обладнання, надаються необхідні інструкції та керівництва.Вивчення правил та політик організації.Співробітник ознайомлюється з правилами відвідування та роботи в офісі, розкладом роботи, системою контролю робочого часу та іншими внутрішніми положеннями.Навчання новому набору компетенцій. Співробітнику надаються необхідні матеріали та можливість отримати навички, необхідні для виконання нових завдань, які раніше виконував основний співробітник.Менторство та супровід. Щоб допомогти співробітнику успішно та ефективно вливатися в команду, призначається досвідчений співробітник, який буде його наставником і помічником протягом перших тижнів роботи.Оцінка та зворотний зв'язок. Регулярно проводяться оцінки роботи співробітника та його індивідуальних результатів. Також забезпечується потік зворотного зв'язку, що допомагає співробітнику адаптуватися та вдосконалюватися в новій ролі.Завдяки послідовному навчанні та адаптації співробітник легше та швидше входить у нову роль основного.співробітника, досягаючи повної професійної компетенції та результативності в роботі.
Постепене збільшення відповідальності та повноважень
Щоб оформити сумісника в основного співробітника, важливо поступово збільшувати його відповідальність та повноваження. Це допоможе йому адаптуватися до нових завдань та ролей, а також перевірити його професійні навички та рішучість.
Ось покрокова інструкція, як поступово підвищувати відповідальність та повноваження сумісника:
| Крок 1:Дайте суміснику невеликі завдання, які він може виконувати самостійно. Це може бути написання звіту, підготовка презентації або участь у нараді. | Крок 2:Постепово збільшуйте складність завдань. Дайте суміснику можливість вирішувати проблеми та приймати рішення самостійно, але під вашим керівництвом та контролем. |
| Крок 3:Надайте співробітнику можливість працювати з клієнтами або партнерами. Дозвольте йому брати участь у переговорах та приймати незначні рішення без вашої участі.Крок 4:Постепенно давайте співробітнику більше самостійності. Дозвольте йому приймати складні рішення, спілкуватися з вищим керівництвом та брати участь у стратегічному плануванні.Таким чином, поступове збільшення відповідальності та повноважень дозволить співробітнику усвідомити свої сильні сторони, розвинути свої професійні навички та успішно інтегруватися в команду основних співробітників.Оцінка продуктивності та фідбекПісля того, як співробітник офіційно стає основним співробітником компанії, важливо провести оцінку його продуктивності та забезпечити своєчасний і конструктивний фідбек. Це допоможе підтримати і розвинути професійні навички нового працівника і створити ефективне робоче середовище.Оцінка продуктивності може бути виконана за допомогою різних методик:1.Ключові показники ефективності (KPI). Об'єктивні та конкретні показники, які дозволяють виміряти результати роботи співробітника.2.360-градусна оцінка. Включає оцінку з боку керівника, колег та підлеглих.3.Самооцінка. Співробітник самостійно оцінює свою продуктивність та досягнення.Після проведення оцінки продуктивності слід надати співробітнику зворотний зв'язок про результати його роботи. Зворотний зв'язок повинен бути конструктивним, обґрунтованим і корисним для співробітника. Важно підкреслити позитивні моменти та вказати на області для розвитку.Частота проведення оцінки продуктивності та зворотного зв'язку може залежати від розмірів і специфіки компанії. Однак, рекомендується проводити оцінку хоча б раз на рік і забезпечити регулярні.розмови з працівником для обговорення його продуктивності та розвитку.Правильна оцінка продуктивності та зворотний зв'язок є важливими інструментами в управлінні кар'єрним зростанням працівника та формуванні мотивації для досягнення вищих результатів.Оформлення документів та офіційний прийом на роботуПершим кроком є підготовка необхідних документів. Вам знадобляться:Трудовий договір – основний документ, що встановлює права та обов'язки працівника і роботодавця;Наказ про прийом на роботу – офіційне повідомлення про прийняття працівника на роботу;Заява про прийом на роботу – документ, в якому працівник висловлює свою згоду на прийом на роботу;Трудова книжка – документ, в якому фіксуються всі зміни в трудовому статусі працівника;Наказ про звільнення з попереднього місця роботи (якщо є) – необхідно для офіційної документації.Після підготовки всіх необхідних документів необхідно скласти трудовий договір і наказ про прийняття на роботу. Для складання трудового договору потрібно вказати сторони договору, його строк дії, розмір окладу, основні умови роботи тощо. Окрім трудового договору, необхідно здійснити запис про прийняття на роботу в трудовій книжці працівника.Після цього необхідно підписати працівника на медичне освідчення. Це потрібно для визначення групи інвалідності та стану здоров'я працівника. Якщо виявляються певні проблеми зі здоров'ям, необхідно вжити відповідних заходів та надати працівнику необхідну медичну допомогу.Після огляду та заповнення всіх документів необхідно зареєструвати працівника в податковій інспекціїДля цього потрібно надати копії всіх документів, що підтверджують особу та реєстрацію працівника на роботі. Це потрібно для можливих перевірок з боку податкових органів.Для оформлення сумісника в основного працівника необхідно серйозно підійти до оформлення документів та офіційного прийому на роботу. Невід’ємною частиною цього процесу є складання та підписання трудового договору, наказу про прийом на роботу та подальші дії з реєстрації та обробки документів. Оформлення документів своєчасно та правильно допоможе заощадити час і сили в майбутньому.Супроводження нового працівника та подальша підтримкаОсь кілька рекомендацій, як здійснити цей процес:Організуйте вводне ділове знайомство.Закріпіть за новим працівником наставника, який допоможе йому орієнтуватися в робочійсереди, надайте необхідну інформацію та відповідайте на запитання.
|