Оформлення особових справ працівників є важливим етапом в роботі кадрових служб. Обкладинка особистої справи є візитною карткою кожного співробітника і повинна бути зроблена з особливою увагою до деталей. Незважаючи на те, що кожна компанія має свої вимоги до оформлення, існують загальні принципи, на які варто звернути увагу.
Перше враження має значення. Обкладинка особової справи є першим, з чим стикаються колеги і начальство при вивченні документації. Тому важливо створити сприятливе перше враження і професійний вигляд обкладинки. Основу обкладинки можна скласти з картону або щільного паперу формату А4. Також рекомендується прикрасити обкладинку фірмовим логотипом або емблемою компанії, що додасть їй індивідуальності.
Велику увагу слід приділити найменуванню особової справи. На обкладинці має бути вказано ПІБ співробітника, його посада і відділ компанії. Ці дані зазвичай розташовуються в правому верхньому куті обкладинки і форматуються великим шрифтом для кращої читабельності. Також рекомендується додати дату створення обкладинки або номер особової справи для зручності складання архіву.
Як правильно оформити обкладинку особової справи працівника
Оформлення обкладинки особової справи працівника грає важливу роль в систематизації та впорядкування документації, пов'язаної з трудовою діяльністю співробітника. Коректне оформлення обкладинки допоможе полегшити пошук необхідних документів і спростити роботу з персональними даними працівника.
При оформленні обкладинки особової справи працівника необхідно врахувати наступні рекомендації:
- Вгорі обкладинки слід вказати повне найменування організації або підприємства, а також її логотип (якщо є).
- Під найменуванням організації слід вказати інформацію про департамент або підрозділі, в якому працює співробітник.
- Далі слід вказати прізвище, ім'я та по батькові працівника, а також його посаду.
- На обкладинці також обов'язково повинна бути вказана дата оформлення справи, а також його унікальний номер.
- Важливо врахувати, що обкладинка повинна бути виготовлена з якісного матеріалу, щоб забезпечити збереження документів протягом усього періоду їх зберігання.
Для зручності оформлення обкладинки особової справи працівника може використовуватися таблиця, в якій рядки будуть відповідати кожній рекомендації, а стовпці-елементам, які необхідно вказати на обкладинці (найменування організації, інформація про підрозділ, прізвище, ім'я та по батькові працівника, Посада, дата оформлення і номер справи). Така таблиця дозволяє чітко структурувати і оформити інформацію на обкладинці.
Оформлення обкладинки особової справи працівника є важливим аспектом організації системи документообігу. Правильне оформлення обкладинки дозволяє зберегти порядок документів, полегшує роботу з персональними даними і спрощує пошук потрібних документів. Дотримання зазначених рекомендацій допоможе вам створити ефективну систему зберігання і організації документації.
Крок 1: вивчіть вимоги до оформлення
Вимоги можуть відрізнятися в залежності від організації та галузі, тому перед початком оформлення обкладинки особової справи рекомендується звернутися до документів, що містять інструкції та правила для оформлення документів.
Зверніть увагу на наступні основні вимоги до оформлення обкладинки особової справи працівника:
- Наявність логотипу організації
- Формат і розмір обкладинки
- Порядок розташування інформації
- Зміст інформації (ПІБ працівника, Посада, дата прийому на роботу і т. д.)
- Точність і акуратність заповнення інформації
Вивчіть вимоги до оформлення обкладинки особової справи, щоб бути впевненим у правильності оформлення та відповідності документа встановленим стандартам. Це заощадить час і кошти на переоформлення в разі невідповідності вимогам.
Крок 2: Підготуйте необхідні документи
Для оформлення обкладинки особової справи працівника необхідно підготувати певні документи. Ось перелік документів, які вам знадобляться:
- Копія паспорта працівника
- Копія трудового договору або контракту
- Копії документів про освіту (дипломи, атестати)
- Копія довідки про стаж роботи
- Наказ Про прийняття на роботу
- Наказ про переведення на іншу посаду, якщо такий є
- Довідка про заробітну плату
- Документи, що підтверджують додаткове навчання або підвищення кваліфікації
- Особиста заява працівника про створення особової справи
Переконайтеся, що всі документи мають читабельні копії і не є спотвореними. Якщо якийсь документ відсутній, зверніться до свого роботодавця або відділу кадрів для отримання необхідної інформації.
Крок 3: підготуйте саму обкладинку
У верхній частині обкладинки має бути вказано назву організації, найменування Департаменту або відділу, а також логотип компанії. У центрі обкладинки розміщується фотографія співробітника. Фотографія повинна бути формату паспорта і зроблена в професійній студії. Розмір фотографії повинен бути досить великим, щоб було видно обличчя співробітника чітко і без спотворень.
Крім фотографії, на обкладинці необхідно вказати ПІБ співробітника, його посаду і контактні дані. Також можна додати інформацію про дату прийняття на роботу та іншу довідкову інформацію, наприклад, про кількість відпрацьованих років.
Оформлення обкладинки особової справи працівника має бути акуратним і професійним. Фон обкладинки можна оформити в фірмових кольорах організації або використовувати нейтральний колір. Важливо стежити за чистотою і ясністю наданої інформації.
Крок 4: опублікуйте інформацію про працівника
На обкладинці особової справи працівника необхідно розмістити інформацію про нього. Це дозволить легко і швидко ідентифікувати особисту справу при необхідності.
В інформації про працівника слід вказати наступні дані:
- Прізвище та ім'я працівника;
- Посада працівника;
- Дата народження працівника;
- Контактна інформація працівника, така як Адреса електронної пошти або номер телефону.
Ці дані повинні бути розміщені ясно і чітко на обкладинці особової справи. Для цього можна використовувати таблицю або просто окремі рядки тексту.
Важливо вказати, що інформація про працівника повинна бути актуальною і регулярно оновлюватися, щоб обкладинка особової справи завжди містила коректні дані.
Крок 5: додайте додаткові документи
Ваша особиста справа може зажадати додавання додаткових документів, які необхідно включити в обкладинку. Залежно від вашої посади та компанії, наступні документи можуть бути необхідними:
- Дипломи, сертифікати та інші свідоцтва про освіту та кваліфікацію;
- Рекомендаційні листи від колишніх роботодавців;
- Підтвердження участі у професійних семінарах, тренінгах та конференціях;
- Копії публікацій або наукових праць, якщо вони стосуються вашої професії;
- Документи, пов'язані з нагородами та досягненнями.
Визначте, які з цих документів стосуються вашої кар'єри та посади, і додайте їх до вашої особистої справи. Переконайтеся, що кожен документ має назву, дату та підпис, якщо це можливо.
Додавання додаткових документів допоможе створити повне уявлення про вашу професійну кваліфікацію та досягнення. Це може бути корисно при розгляді вашої кандидатури на нову посаду або отриманні підвищення в компанії.
Крок 6: вкажіть дату та підписи
Після того, як ви заповнили особисту справу працівника всією необхідною інформацією, не забудьте вказати дату і підписи на обкладинці.
Дата вказується справа вгорі обкладинки. Необхідно вказати день, місяць і рік, коли ви завершили оформлення документа.
Підписи ставляться знизу обкладинки. Один підпис повинен бути від працівника, другий - від особи, яка оформляє справу. У підписах обов'язково вказуються ПІБ працівника і відповідальної особи. Підписи можуть бути простими або додані у вигляді відсканованих копій.
Важливо: Переконайтеся, що всі дати вказані коректно і підписи чітко видно.
Дата: 15 березня 2025 р.
Іванов Іван Іванович
Петрова Ольга Петрівна
Після того, як ви вкажете дату і підпишете обкладинку, особиста справа працівника буде повністю готова для подальшого використання.
Крок 7: Збережіть та зберігайте документи
Після оформлення обкладинки особової справи працівника необхідно правильно зберегти і зберігати всі документи. Це важливо для того, щоб в разі необхідності легко знайти потрібну інформацію і надати її при запиті.
Ось кілька основних рекомендацій щодо збереження та зберігання документів:
- Створіть електронну копію документів і збережіть її на надійному і захищеному від доступу сторонніх осіб пристрої. Обов'язково зробіть кілька копій файлів і зберігайте їх у різних місцях (наприклад, на зовнішньому жорсткому диску або в хмарному сховищі).
- Напишіть на обкладинці особової справи працівника дату створення і зміст документів, щоб було легко орієнтуватися в його вмісті.
- Розподіліть документи за категоріями, наприклад, за роками або типами документів. Це дозволить впорядкувати інформацію і швидко знаходити потрібні документи.
- Використовуйте папки або Папки-реєстратори для зберігання паперових документів. Обов'язково підпишіть кожну папку, вказавши вид документів, які знаходяться всередині.
- Переконайтеся, що місце зберігання документів відповідає вимогам з пожежної безпеки. Для цього виберіть окреме приміщення або шафа з вогнестійкістю і хорошою вентиляцією.
- Організуйте систему контролю доступу до документів. Дозвіл на перегляд і зміну інформації має бути надано тільки уповноваженим особам. Необхідно також вести журнал доступу до документів.
- Регулярно перевіряйте стан і цілісність документів. Якщо виникнуть пошкодження, негайно виконайте ремонт або заміну документів.
- Дотримуйтесь терміни зберігання документів відповідно до законодавства і внутрішніми правилами організації. Усуньте застарілі і неактуальні документи в своєчасному порядку.
Дотримуючись цих рекомендацій, ви зможете ефективно зберегти і зберігати документи в особовій справі працівника, що полегшить їх швидкий доступ і захистить інформацію від втрати або несанкціонованого використання.