Інвентаризація-це невід'ємна частина бізнес-процесів будь-якої компанії. Вона дозволяє визначити точну кількість і вартість майна, що знаходиться в її розпорядженні. Однак іноді при проведенні інвентаризації виявляються надлишки-товари, які не були враховані під час регулярних перевірок. Однією з відповідальних завдань в цьому випадку стає правильне оформлення надлишків.
Оформлення надлишків-це процес фіксації та реєстрації товарів, які не були відображені в обліку компанії. Це може бути викликано різними причинами – від помилок при оформленні документів до непередбачених ситуацій, таких як крадіжка або псування товарів. Незалежно від причин, компанія зобов'язана правильно оформити надлишки і врахувати їх у своєму бухгалтерському обліку.
В процесі оформлення надлишків слід дотримуватися певних правил і рекомендацій. По-перше, необхідно створити акт опису, в якому будуть вказані всі товари, які є надлишками. Важливо вказати їх кількість, вартість, а також причину, по якій вони не були враховані раніше. Також слід додати копії всіх документів, що підтверджують наявність надлишків-це можуть бути акти про постачання товарів або товарні накладні.
Приклади надлишків при проведенні інвентаризації
В процесі проведення інвентаризації можуть виникати різні ситуації, коли виявляються надлишки товару або матеріалів. Це може статися з різних причин:
- Помилки при обліку та фіксації даних.
- Неакуратність або недбалість співробітників при виконанні операцій з прийому товару або його переміщенню.
- Відсутність контролю і нагляду над процесом зберігання і переміщення матеріалів.
Наведемо кілька прикладів ситуацій, коли можна виявити надлишки при проведенні інвентаризації:
- Плутанина при комплектації замовлень. Якщо співробітник помилково додає в замовлення зайвий товар, то в результаті інвентаризації будуть виявлені надлишки.
- Втрата товару або його переміщення без урахування. Якщо товар був переміщений або втрачений без відповідної фіксації в обліковій системі, то інвентаризація виявить різницю в кількості.
- Фіктивні переміщення товару. У деяких випадках працівники можуть фіктивно переміщати товари, щоб приховати свою недбалість або крадіжку. При проведенні інвентаризації такі переміщення будуть виявлені як надлишки в кількості товару.
- Невірне маркування товару. Якщо товар неправильно пройшов маркування або була допущена помилка при його ідентифікації, то при інвентаризації виявляться надлишки у вигляді дублікатів.
Дані приклади показують, що надлишки при проведенні інвентаризації можуть бути пов'язані як з людським фактором, так і з недосконалістю системи обліку і контролю. Важливо завжди перевіряти і коригувати дані по наявності товару, щоб уникнути виникнення надлишків при проведенні інвентаризації.
Як визначити наявність надлишків
Для визначення наявності надлишків при проведенні інвентаризації необхідно слідувати певним крокам:
- Підготуйте список інвентарю, який повинен бути в наявності, і порівняйте його з фактичною наявністю інвентарю.
- Перевірте стан інвентарю. Якщо ви виявили товар, який знаходиться в неякісному стані, необхідно віднести його до надлишків.
- Переконайтеся, що всі товари мають якісну упаковку та маркування. Якщо у товару відсутня необхідна інформація або він має пошкоджену упаковку, слід вважати його надлишком.
- Перевірте документацію, пов'язану з інвентарем. Якщо товари не мають відповідних документів або їх наявність не підтверджено, вони також повинні бути віднесені до надлишків.
Після виконання цих кроків ви зможете визначити наявність надлишків при проведенні інвентаризації. Наявність цих надлишків може вказувати на проблеми в обліку товарів або в процесі закупівель, тому важливо своєчасно вжити заходів щодо їх усунення.
Правила оформлення надлишків при інвентаризації
При проведенні інвентаризації та виявленні надлишків необхідно дотримуватися певних правил для їх правильного оформлення.
1. Обов'язково вкажіть тип надлишків. Наприклад, це може бути товар, обладнання, матеріали і т.д. вказівка типу допоможе більш точно визначити, які саме ресурси надлишкові.
2. Опишіть надлишки максимально детально. Вкажіть їх характеристики, параметри, моделі, стан та інші важливі дані. Це допоможе краще зрозуміти, які саме ресурси є надлишками і що з ними можна зробити.
3. Вкажіть кількість надлишків. Це може бути число, вага, обсяг і т. д. Більш точно певна кількість надлишків допоможе більш ефективно їх використовувати або розподілити.
4. Запропонуйте варіанти подальшого використання або розподілу надлишків. Наприклад, це може бути використання в інших підрозділах, продаж, передача в оренду, утилізація і т. д. Вкажіть, які бенефіти можуть бути отримані від використання або розподілу надлишків.
5. Підкресліть важливість правильного оформлення надлишків. Правильне оформлення допоможе уникнути втрати ресурсів, оптимізувати їх використання і збільшити ефективність роботи підприємства.
Приклад оформлення надлишків:
Тип надлишків: товари на складі
Опис: 100 одиниць продукції А, 50 одиниць продукції В, все нове, в оригінальній упаковці
Кількість: 150 одиниць
Варіанти використання: розподілити товари в магазинах компанії в рамках промо-акцій, продати надлишки на вторинному ринку
Дотримання цих правил дозволить більш ефективно управляти надлишками, скоротити витрати і оптимізувати роботу підприємства.